Mardi 22 novembre 2022
Par l'équipe des communications numériques du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.
Après le traitement, la simplification et la réorganisation de près de 3 500 pages de contenu, le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) a terminé la migration de son site Web vers Québec.ca, le 31 octobre dernier.
Nous vous partageons aujourd’hui nos apprentissages et les facteurs de succès clés qui nous ont permis d’être l’un des premiers ministères à terminer le projet.
1: Sensibiliser l’ensemble de l’organisation dès le début du projet
Pour lancer officiellement la migration, nous avons d’abord élaboré une charte de projet pour faire connaître Québec.ca dans tout le Ministère. Celle-ci énonçait clairement :
- Le contexte de la migration ;
- Les grands principes de Québec.ca, comme la rédaction simplifiée et l’expérience utilisateur ;
- Les objectifs du projet ;
- Notre mode de fonctionnement pour la migration d’une section ;
- Les critères utilisés pour établir l’ordre des projets des migrations.
La charte de projet a été présentée aux gestionnaires du Ministère.
Elle nous a permis d’établir les directives pour mener à terme le projet et d’instaurer une vision commune entre le Ministère et le Secrétariat à la communication gouvernementale. Surtout, elle nous a permis d’engager et de sensibiliser toute l’organisation au projet.
2: Fonctionner en gestion de projet agile
Le chargé de projet a d’abord élaboré un échéancier global, ce qui lui permettait d’avoir une vision d’ensemble de l’avancement du projet.
Cependant, nous avons vite réalisé que pour aller plus rapidement, nous avions intérêt à mener plusieurs petits projets en parallèle.
Chaque projet correspondait à des sections de notre ancien site. Pour chaque section, nous avons créé un échéancier détaillé, ce qui nous a permis de détecter les temps morts.
Si une étape prenait du retard pour une quelconque raison, nous pouvions utiliser ce temps pour l’avancement des tâches liées à un autre projet. Cela nous a permis de rester continuellement proactifs et de toujours permettre la progression du projet de migration.
3: Former une équipe entièrement consacrée au projet
Le projet est réellement passé en vitesse supérieure lorsque les membres de notre équipe projet ont été libérés pour se consacrer à la fermeture de notre ancien site. Cette équipe était composée:
- D’un édimestre ;
- D’une rédactrice ;
- D’un chargé de projet ;
- D’une intégratrice.
Le chargé de projet et la rédactrice ont été dégagés de presque toutes leurs autres tâches. L’édimestre et l’intégratrice étaient à 50 % sur le projet, compte tenu du flot de leurs tâches quotidiennes.
Il est idéal de pouvoir se consacrer au projet, ce que nous avons réussi à effectuer en positionnant la migration vers Québec.ca comme une priorité organisationnelle.
4: Bien démarrer chaque migration de section
À chaque début de projet, nous organisions systématiquement une présentation de Québec.ca à toutes nos collaboratrices et tous nos collaborateurs des différentes directions.
Nous pouvions ainsi :
- Leur présenter notre façon de procéder ;
- Répondre à leurs questions et entendre leurs préoccupations ;
- Promouvoir les avantages du projet pour nos clientèles ;
- Démontrer la valeur ajoutée du travail que nous entamions ;
- Nous entendre sur l’échéancier spécifique du projet.
En sensibilisant chaque personne qui prend part au projet, nous pouvions démarrer sur de bonnes bases pour migrer chaque section.
5: Identifier à l’avance les personnes clés expertes de chaque sujet et s’assurer qu’elles aient une relève en cas d’absence
Cette façon de procéder nous a permis d’assurer la continuité du projet, de prévoir les enjeux de ressources humaines et d’en minimiser les impacts.
Si un collaborateur de niveau professionnel n’était pas en mesure d’accomplir certaines tâches, par exemple en cas de vacances, nous avons parfois convenu de passer directement par les gestionnaires pour valider du contenu.
6: Créer une relation de confiance avec nos collaboratrices et collaborateurs
Il s’agit peut-être du principe le plus important. La migration vers Québec.ca représentait un changement majeur dans nos façons de faire. Certaines personnes étaient réfractaires au changement. Nous souhaitions donc que toutes nos collaboratrices et tous nos collaborateurs adhèrent au projet et se sentent impliqués.
Nous avons décidé d’offrir un accompagnement et un service client de proximité pour influencer positivement la perception du projet.
Par exemple, nous :
- Avons gardé les collaboratrices et les collaborateurs informés des avancements tout au long du projet ;
- Sommes restés disponibles pour toute question, que ce soit de façon formelle dans le cadre de rencontres ou informelle sur le clavardage Teams ;
- Avons organisé des formations avec le service à la clientèle pour qu’il puisse se familiariser d’avance avec les nouvelles sections.
En discutant avec nos collègues, ils ont pu comprendre notre démarche et se sentir impliqués. Par exemple, si nous traversions des impasses pour simplifier les textes, nous organisions des rencontres avec eux pour trouver ensemble des solutions et des alternatives qui convenaient à tous.
Cette approche de proximité a permis de faire connaître le projet dans les équipes et de susciter de l’intérêt dans toute l’organisation.
7: Tout mettre en place pour respecter les échéanciers
Compte tenu de l’horaire chargé de nos collaboratrices et collaborateurs, le travail avançait difficilement s’il était effectué à temps perdu ou lors de périodes moins achalandées.
Pour mener le projet à terme, nous avons donc dû jouer un rôle actif dans la priorisation du temps de nos vis-à-vis.
Dans certains cas, nous avons :
- Accompagné nos collaboratrices et collaborateurs lors d’ateliers de travail ;
- Planifié et réservé du temps de travail individuel pour le projet directement dans leurs agendas ;
- Sollicité la collaboration des gestionnaires pour permettre d’accorder la priorité au projet et de respecter les échéanciers.
Nous avons produit un diagramme de Gantt pour chaque section. De cette façon, nos collaborateurs voyaient clairement leur nom associé à une tâche et à des dates de livraison. Ces dates, bien que provisoires, avaient pour effet d’établir un échéancier dans l’esprit de chacun.
Cet outil a été très utile, car nous n’avions aucun pouvoir de coercition ou de rapport hiérarchique avec les secteurs pour faire avancer le travail.
8: Saisir toutes les occasions
Toutes les occasions sont bonnes pour migrer du contenu : un changement réglementaire, un nouveau programme, une mise à jour importante, une période d’élection…
En commençant la migration, nous avons pris la décision de migrer tout le nouveau contenu directement sur Québec.ca, plutôt que de continuer d’alimenter notre ancien site. Même chose en ce qui concerne les modifications majeures : nous profitions des travaux pour faire la refonte des contenus sur Québec.ca plutôt que sur notre ancien site.
9: Favoriser le changement de culture numérique de l’organisation
En restructurant et en simplifiant l’entièreté de notre site, nous avons bousculé les pratiques numériques de notre organisation. Nous avons donc dû accepter de prendre certains risques et d’essayer de nouvelles approches.
Par exemple, en début de projet, nous souhaitions à tout prix éviter de dédoubler l’information.
Pour un programme qui comportait plusieurs volets, nous ne faisions qu’une section en regroupant à la fois l’information commune aux volets, puis celle spécifique à chaque volet. Nous avons constaté que cette façon de présenter le contenu forçait l’utilisateur à chercher l’information qui s’adressait à lui.
Pour les projets suivants, nous avons divisé le programme en deux sections distinctes, une par volet, quitte à dédoubler certains contenus dans les différentes sections.
C’est ce qui fait le charme du Web : on peut toujours s’ajuster, rien n’est définitif. C’est un concept que nous avons dû répéter à maintes reprises pour rassurer nos collaboratrices et nos collaborateurs et nous permettre d’être plus flexibles dans notre manière de structurer l’information.
10: Maintenir un contact régulier avec l’équipe de Québec.ca
Garder un lien étroit avec l’équipe de Québec.ca nous a permis d’être au fait des dernières orientations, mais surtout de profiter de leur vision externe et neutre sur notre travail.
Nous avons pu recueillir leurs conseils sur notre rédaction simplifiée et sur l’expérience utilisateur. Leur perspective était précieuse, comme ils n’étaient pas familiers avec nos contenus.
Pour conclure, nous savons à quel point le travail de migration peut paraître colossal, mais nous croyons réellement que ces nouvelles façons de faire en numérique pourront faciliter la recherche et la compréhension de l’information pour toutes les clientèles du gouvernement du Québec.
Vous souhaitez en savoir plus sur le projet, nos principes de conception, notre stratégie et les outils développés dans le cadre du projet? Rendez-vous dans la section À propos de Québec.ca.
Dernière mise à jour : 23 février 2023
