Programme Aide au fonctionnement pour les organismes de regroupement

Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes de regroupement vise à appuyer les organismes :

• dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant de la responsabilité du ministère de la Culture et des Communications;
• dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour leur secteur et sur leur territoire d’intervention;
• dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à leurs membres et, indirectement, à la population;
• qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention et qui bénéficient de l’appui de la collectivité dans laquelle ils travaillent;
• dont les actions concrètes permettront d’accroître l’appropriation et l’usage de pratiques numériques et organisationnelles écoresponsables.
  • L’écoresponsabilité consiste à tenir compte de principes favorisant le respect de l’environnement ainsi que des comportements éthiques et innovants sur les plans culturel, social et économique. Le concept fait référence aux 16 principes de développement durable et vise donc un large éventail d’aspects, par exemple la gestion des matières résiduelles. L’écoresponsabilité fait aussi référence au développement économique local et à l’implication des populations touchées lors de la réalisation d’un projet.

Plus précisément, le Ministère considère que les organismes de regroupement jouent un rôle essentiel non seulement en matière de développement des compétences et de concertation, mais aussi sur le plan de la mise en commun des services et de la création de projets porteurs dont l’ensemble des territoires et secteurs bénéficiera. Cette préoccupation est d’ailleurs inscrite dans la politique culturelle du Québec.

Reconnaissant l’importance des organismes de regroupement qui mènent des actions de portée québécoise et qui favorisent une prise en charge collective, le Ministère soutient leur offre de services afin de leur permettre d’atteindre les objectifs mentionnés dans une section suivante.

Le Ministère accorde aux organismes de regroupement du Québec une aide au fonctionnement dans le but de soutenir l’expression de la vie culturelle et la diversité de l’information sur le territoire en adéquation avec les orientations et les priorités ministérielles, de même qu’avec les objectifs énoncés dans la politique culturelle du Québec.

Le Ministère convient d’une entente de fonctionnement avec les organismes de regroupement admissibles au regard de leur mission respective. En réponse aux besoins des milieux, les organismes de regroupement déterminent des objectifs et les actions qui viendront préciser certains aspects de leur mission globale. La mise en œuvre de l’entente de fonctionnement est définie en partenariat et la réalisation des objectifs et des actions suit un cycle triennal.

L’Aide au fonctionnement a pour objectif de permettre aux organismes de regroupement soutenus par le Ministère :

• de remplir leur rôle reconnu d’expertise-conseil, de communication, de regroupement, de formation et de développement;
• d’offrir des services de qualité à leurs membres;
• de réaliser des actions concrètes qui permettront :
  • d’accroître l’appropriation et l’usage de pratiques numériques dans le but d’inciter leurs membres à effectuer ce virage;
  • d’appuyer l’adoption de pratiques organisationnelles écoresponsables.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux personnes morales sans but lucratif (organismes ou coopératives) :

• qui ont leur siège social au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités;
• qui offrent à leurs membres et à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère à la suite de l’obtention d’une subvention.

Conditions spécifiques

L’Aide au fonctionnement est destinée aux organismes de regroupement :

• qui appartiennent à l’une des catégories suivantes :
  • organismes de regroupement de portée nationale;
  • organismes de regroupement de portée régionale;
• dont la représentativité est clairement démontrée au Ministère par le fait que leurs membres constituent un groupe suffisamment important dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention;
• qui remplissent les rôles suivants :
  • conseiller : agir à titre d’expert-conseil auprès des milieux culturels et des communications ou de partenaires et d’instances publiques;
    • Les milieux culturels incluent les milieux artistiques.
  • communiquer : exercer une veille stratégique et agir comme relayeur d’information auprès des acteurs culturels et des communications de leur territoire ou de leur secteur en plus de contribuer à la promotion du milieu;
  • regrouper : faciliter et soutenir la concertation et le rassemblement des milieux culturels et des communications et favoriser la relation de ces derniers avec les partenaires du secteur ou sur le territoire;
  • former : assurer le développement des compétences et la formation continue des artistes, des travailleurs culturels et des communications de leur secteur ou sur leur territoire;
  • développer : mener et soutenir, en partenariat, des projets de développement structurants au regard des priorités et des enjeux nationaux ou régionaux, notamment par des services mutualisés;
• qui agissent à titre de représentant et de porte-parole de leurs membres, notamment dans le contexte de consultations publiques ou ciblées;
• qui disposent d’une permanence.
  • C’est-à-dire que les organismes de regroupement disposent d’un lieu physique permanent adéquat et accessible au public, en étant propriétaires ou locataires en vertu d’une entente écrite, et qu’ils ont du personnel rémunéré.

Exclusions

Ne sont pas admissibles à l’Aide au fonctionnement :

• les organismes nationaux de loisir culturel et les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques;
  • Le loisir culturel est un ensemble d’activités réalisées dans les secteurs d’intervention de la culture ou des communications, qui sont pratiquées librement et qui favorisent le développement, la formation, l’expression et la créativité des personnes, de même que leur appréciation des œuvres.
• les syndicats et les associations professionnelles dont la raison d’être est la défense et la promotion des intérêts de leurs membres;
• les regroupements d’organismes en communication dont les membres ne sont pas des organismes communautaires;
• les organismes dont la mission et les actions visent uniquement le public en général; de tels organismes peuvent cependant être admissibles à une aide au fonctionnement offerte à divers autres types de demandeurs par le Ministère, le Conseil des arts et des lettres du Québec , la Société de développement des entreprises culturelles  ou la Bibliothèque et Archives nationales du Québec ;
• les organismes qui ont, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère;
• les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics.

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans le service en ligne di@pason  et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes  accessible sur le site Internet du Ministère.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• les actions prévues et les objectifs adoptés par le conseil d’administration et comportant des actions inscrites dans la stratégie numérique et des objectifs en matière d’écoresponsabilité;
• sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de ses objectifs;
• la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• une description de sa structure organisationnelle;
• la liste de ses employés permanents et le poste qu’ils occupent;
• le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente, le cas échéant;
• son rapport d’activité le plus récent entériné à l’assemblée générale annuelle;
• ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration ainsi que ses services comptabilisés et ses exemptions de taxes, le cas échéant;
  • Les services comptabilisés regroupent tous les services dont un organisme bénéficie et dont les frais sont payés par un tiers. Ces services peuvent couvrir les dépenses de fonctionnement (salaires du personnel, honoraires, prêt de locaux, prêt d’équipement, etc.), les dépenses d’exploitation (entretien d’immeuble, déneigement, entretien paysager, réparations mineures, chauffage, électricité, assurances, photocopie, téléphonie, etc.) ou d’autres dépenses de ce type.[A3] 
• la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire;
• la liste de ses membres et une appréciation de leur représentativité au regard de son secteur ou de son territoire d’intervention;
• toute autre information pertinente.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en indiquant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par un contrat ou une entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes inscrites aux états financiers conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif,
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.

Pour être évalué, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère qui, au besoin, peut recourir à de l’expertise externe.

Critères généraux

Une demande d’Aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la pertinence et la qualité des objectifs et des actions prévues du demandeur au regard de sa mission et en lien avec les priorités ministérielles ou gouvernementales propres à son secteur d’intervention;
• l’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• la gestion de ses ressources et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un organisme de regroupement est aussi évaluée d’après :

• la représentativité de ses membres;
  • Pour accomplir leur mission, les organismes de regroupement sont appuyés par des membres représentatifs des secteurs d’activité artistique et culturelle de leur région respective et des partenaires du milieu.
• le degré de concertation qu’il assure entre ses membres, le milieu et ses partenaires sur le territoire, qu’il soit d’envergure nationale ou régionale;
• la qualité des services et des activités qu’il offre à ses membres et leur pertinence au regard de sa mission;
• la diffusion et la promotion de son expertise ou des informations structurantes auprès de ses membres;
• les retombées des projets et la qualité des activités d’expérimentation et d’innovation qu’il effectue;
  • Les retombées d’un projet sur le rayonnement de la culture et des communications peuvent se mesurer par sa portée (locale, régionale, nationale ou internationale), sa diffusion et sa promotion, le transfert d’expertise ou de technologie et le développement d’un secteur ou d’un domaine.
• l’établissement d’une stratégie visant l’écoresponsabilité et ayant un apport au développement durable;
• la définition et la mise en œuvre d’une stratégie numérique et l’intégration de pratiques numériques à son offre de services.

Modalités générales

L’aide financière est accordée au demandeur qui remplit de façon satisfaisante les conditions exigées par le Ministère, à savoir :

• démontrer une gestion financière exemplaire;
• atteindre les objectifs fixés dans l’entente de fonctionnement;
• transmettre les informations requises en matière de reddition de comptes.
  • Pour Culture Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches, le calcul tiendra compte des services offerts dans les 2 régions. Également, dans l’éventualité où la présente norme devait s’appliquer au territoire des Îles-de-la-Madeleine, le Ministère tiendra compte du décret concernant l’agglomération des Îles-de-la-Madeleine. 

L’aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale. Le montant de l’aide accordée ne peut pas dépasser 500 000 $ annuellement ni ne peut représenter plus de 100 % des dépenses admissibles du demandeur. Les dépenses admissibles sont les suivantes :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
• les frais d’étude et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de promotion;
• les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec);
• les frais d’administration.

Ne sont pas admissibles les dépenses non directement liées à la mission du demandeur, notamment :

• les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le gouvernement du Québec;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et les services et de la taxe de vente du gouvernement du Québec.

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que des entités municipales ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au programme.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention comprend 2 versements :

• le premier, fait au début de l’année financière gouvernementale (après le 1^er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide;
• le second, transmis après que le Ministère aura reçu et analysé la reddition de comptes du bénéficiaire pour l’année précédente, représente un minimum de 25 % de l’aide.

Modalités spécifiques

Le montant de l’aide financière accordée au bénéficiaire est constitué d’un montant de base calculé selon les éléments suivants :

• pour l’organisme à portée régionale :
  • les besoins de base assurant un fonctionnement minimal de l’organisme, comme le loyer et ses ressources humaines,
  • la coordination du programme de formation continue;
• pour l’organisme à portée nationale :
  • les membres,
  • la masse salariale,
  • les revenus totaux,
  • la ou les régions administratives servies sur une base continue.

D’un montant additionnel, établi en fonction du niveau d’atteinte des indicateurs suivants :

• pour l’ensemble des bénéficiaires :
  • la situation financière,
  • la gouvernance,
  • l’acquittement du mandat;
• pour l’organisme à portée régionale :
  • les personnes touchées (population),
  • la situation régionale (type de région, éloignement, vitalité);
• pour l’organisme à portée nationale :
  • le développement de la pratique et du champ d’activité,
  • les événements nationaux,
  • les activités de concertation.

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• le bilan des activités effectuées;
• les résultats d’un sondage de satisfaction des membres effectué tous les 3 ans;
• les résultats des sondages de satisfaction effectués auprès des participants aux activités de formation et d’accompagnement professionnel;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport devra être accompagné des états financiers du bénéficiaire. Ceux-ci indiqueront de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue d’une source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, Conseil des arts et des lettres du Québec, Société de développement des entreprises culturelles, etc.).

Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du montant total de la subvention reçue par le bénéficiaire au cours d’une année financière. Ainsi :

• si le montant total de cette subvention est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si le montant total de la subvention se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si le montant total de la subvention est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par le bénéficiaire dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et le bénéficiaire est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration.

De plus, chaque bénéficiaire doit remettre, au terme de chacune des ententes de fonctionnement, la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs déterminés dans ladite entente.

L’évaluation ou le bilan des résultats du programme dont les indicateurs sont présentés à l’annexe A sera effectué en fonction de l’échéancier du plan ministériel d’évaluation.

Après son approbation par le Ministère, le bilan des résultats du programme sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) avant le 31 décembre 2023.

Durée de la norme

La norme prend fin le 31 mars 2024.