Appel de projets pour le Fonds d’aide régional aux organismes de formation

Le programme Fonds d’aide régional destiné aux organismes de formation en art vise à soutenir les organismes de formation en art, durement éprouvés par la pandémie, en contribuant financièrement à des projets qui s’inscrivent dans un plan de relance et qui sont destinés à l’attraction et à la rétention du personnel ou au développement de la clientèle pour contribuer à redynamiser le secteur culturel. La somme maximale de la subvention du Ministère est de 25 000 $ par organisme pour l’année financière gouvernementale de 2022-2023.

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Son action se situe, entre autres, dans le domaine de la formation artistique.

Le gouvernement du Québec soutient la formation en art depuis la fin des années 1970 à l’aide de plusieurs interventions ministérielles. Relevant directement des fonctions et pouvoirs du ministre (Loi sur le ministère de la Culture et des Communications, RLRQ, chapitre M-17.1, article 10), ce soutien de la formation artistique est inscrit directement dans la mission du Ministère, un mandat qui d’ailleurs a été réitéré dans la politique culturelle du Québec de 2018.

Pour atténuer les répercussions de la pandémie de COVID-19, le gouvernement a contribué de façon significative à la reprise des activités et à la réouverture des lieux culturels dans l’ensemble des régions du Québec (Plan de relance économique du milieu culturel, 2020). Parmi les interventions du Ministère, des majorations financières ont été accordées aux écoles soutenues dans le cadre du programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art et des aides d’urgence ont également été versées à des organismes en difficulté non soutenus au fonctionnement.

Même si les mesures sanitaires ont été, pour la plupart, levées et que le contexte est favorable à une reprise normale des activités, beaucoup d’organismes de formation en art demeurent fragilisés et certains ne sont toujours pas en mesure de réembaucher leur personnel ni de reprendre leurs activités. En lançant le Fonds d’aide régionale aux organismes de formation en art, qui s’inscrit dans le Plan pour consolider, faire briller et propulser le milieu culturel, le Ministère souhaite donc offrir une aide concrète et directe à ces organismes et ainsi préserver la vitalité culturelle dans l’ensemble des régions du Québec.

• Contribuer à la santé financière des organismes de formation en art
• Maintenir ou améliorer l’accessibilité à des formations

Sont admissibles les organismes de formation en art inscrits au Registraire des entreprises du Québec et qui constituent :

• des personnes morales sans but lucratif en vertu de la partie 3 de la Loi sur les compagnies (RLRQ, chapitre C-38) ou de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23);
• des coopératives constituées en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1);
• des personnes morales à but lucratif;
• des entreprises individuelles ^{Lire le contenu de la note numéro 1} dont le propriétaire a un ou plusieurs employés (ou travailleurs indépendants) à sa charge.

Le demandeur doit être légalement constitué depuis plus de 3 ans et avoir son siège au Québec. 

Pour les besoins du programme, un organisme de formation en art est défini comme un organisme qui, en échange d’une contribution financière, offre exclusivement un enseignement dans une ou plusieurs disciplines culturelles mentionnées ci-après. Les disciplines d’enseignement visées sont : la danse, le chant, la musique, les arts du cirque, l’art dramatique, le cinéma et l’audiovisuel, la création littéraire, la création musicale, l’humour et les métiers d’art.

Exclusions 

Les organismes de formation en art soutenus au fonctionnement par le Ministère ou l’une des sociétés d’État relevant du Ministère et les organismes municipaux ne sont pas admissibles. De plus, les demandeurs qui se trouvent dans l’une des situations suivantes ne peuvent pas être admissibles à un programme d’aide financière du gouvernement du Québec :

• être inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
• au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, avoir fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère.

Pour être jugée admissible, la demande d’aide soumise doit : 

• être complète (le formulaire dûment rempli et toutes les pièces justificatives jointes) et clairement définie; 
• contribuer pleinement et concrètement à l’atteinte des objectifs du présent programme, soit servir à l’attraction et à la rétention du personnel (embauche, majoration du salaire horaire, etc.) ou au développement de la clientèle (campagne de promotion, amélioration des procédures d’inscription en ligne, diminution des droits d’inscription, etc.) ou tout autre projet visant la relance;
• compter la présence d’au moins un partenaire local (municipalité, organisme à but non lucratif, entreprise privée, usager, etc.) pour la réalisation du projet.

Le projet doit être complété dans les 18 mois suivant l’annonce officielle de l’aide financière.

La période d’ouverture du programme est du 14 septembre 2022 au 11 novembre 2022.

Le demandeur doit envoyer par courriel à la direction régionale de son territoire le formulaire dûment rempli (PDF 242 Ko)mis à sa disposition par le Ministère ou, dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande.

Il doit ainsi fournir :

• le calendrier de réalisation du projet (dates de début et de fin, ainsi que celles des principales étapes de réalisation);
• les résultats attendus et les retombées escomptées;
• une lettre d’engagement du ou des partenaires;
• son rapport d’activité le plus récent;
• la liste des membres du personnel (administratif, enseignant et de soutien) et le poste qu’ils occupent ;
• ses états financiers les plus récents, dûment signés et adoptés par les autorités compétentes;
• la résolution des autorités compétentes désignant la ou le mandataire autorisé à négocier et à ratifier l’entente avec le Ministère;
• toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Pour être soumise à l’évaluation, la demande doit être complète, compréhensible et fondée sur des données exactes, sinon il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Le Ministère s’engage à traiter chacune des demandes de manière confidentielle et dans le respect des normes gouvernementales en vigueur.

Si le demandeur a des relations d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il devra :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’entre elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus,
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ses sociétés apparentées.

La somme maximale de l’aide financière du Ministère s’élève à 25 000 $ par organisme pour l’année financière gouvernementale de 2022-2023.

Un organisme ne peut présenter qu’une seule demande pour la durée du présent programme.

Le montage financier de chaque projet devra inclure une participation financière d’un ou de plusieurs partenaires locaux ^{Lire le contenu de la note numéro 2} . Cette participation doit équivaloir à au moins 5 % en financement du budget total du projet, pour une personne morale à but non lucratif ou une coopérative, et de 10 % pour une entreprise privée à but lucratif ou une entreprise individuelle.

Ainsi, la somme totale de l’aide financière consentie dans le cadre du présent programme ne peut pas excéder 95 % du budget total soumis, s’il s’agit d’une personne morale à but non lucratif ou d’une coopérative, ni excéder 90 % s’il s’agit d’une entreprise privée à but lucratif ou d'une entreprise individuelle.

Raison sociale	Organisme à but non lucratif et coopérative	Organisme à but lucratif et entreprise individuelle
Subvention maximale	25 000 $	25 000 $
Taux de financement maximal du budget total	95 %	90 %
Participation financière minimale d’un ou plusieurs partenaires dans le montage financier	5 %	10 %

Toute dépense effectuée avant que le projet n’ait été officiellement annoncé par le Ministère sera considérée inadmissible.

L’évaluation de la demande est réalisée par un comité ministériel composé de ressources internes et externes.

La demande d’aide est évaluée d’après :

• la qualité générale du projet soumis en regard des objectifs du programme;
• la capacité du demandeur à réaliser le projet;
• le réalisme du calendrier de réalisation et des prévisions budgétaires;
• la contribution du projet à l’atteinte des objectifs gouvernementaux de développement durable, mesurée par les retombées sociales et culturelles qu’il génère et l’intégration de considérations économiques et environnementales à sa réalisation.

Par exemple, un projet qui favorise une participation culturelle élargie et inclusive rejoint les principes de développement durable d’équité et de solidarité sociales, de santé et de qualité de vie, de participation et d’engagement (Loi sur le développement durable ).

L’aide financière est accordée selon les étapes suivantes :

• réception de la demande d’aide financière;
• analyse de l’admissibilité;
• analyse de la demande d’aide admissible;
• annonce de la décision définitive;
• versement de l’aide financière.

Les bénéficiaires sont invités à s’inscrire au dépôt direct auprès de leur direction régionale pour accélérer le versement de l’aide financière.

Pour assurer une répartition équitable entre les régions, le Ministère tiendra compte d’indicateurs déjà éprouvés dans le cadre d’autres ententes, tels que la population, la vitalité économique ou encore la typologie régionale.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Le Ministère verse, à la signature de la convention d’aide financière, une première tranche de sa subvention représentant 80 % de la somme annoncée. Le dernier versement de l’aide financière est conditionnel à la transmission, par le bénéficiaire, de l’ensemble des données nécessaires à l’appréciation des résultats du présent programme, notamment des renseignements nécessaires à la mesure des indicateurs de résultats. La convention d’aide financière précise les modalités à cet égard.

La reddition de comptes doit être réalisée conformément aux dispositions de la convention d’aide financière : 

• elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci; 
• elle est effectuée selon l’une ou l’autre des démarches suivantes : 
  • le bénéficiaire participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit; 
  • le bénéficiaire rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d’étape.  

La reddition de comptes comprend obligatoirement : 

• le bilan des activités réalisées; 
• la description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs du présent programme; 
• un rapport détaillé d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins pour lesquelles elles étaient destinées; 
• tout autre renseignement ou document demandé par le Ministère.  

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où est réalisé le projet et de vérifier l’affectation de la subvention accordée, et ce, à toute heure raisonnable.