Finalité du programme Aide aux projets

La culture est reconnue comme une composante essentielle du développement de la société québécoise. Grâce à la politique muséale, Vivre autrement... la ligne du temps, le ministère de la Culture et des Communications exprime la conviction que l’institution muséale joue un rôle primordial pour l’accessibilité et la diffusion du patrimoine et de la culture, notamment par l’entremise de leur mise en valeur.

Le Ministère a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à l’aménagement d’un environnement propice à la création et à la vitalité́ des territoires. Conformément à sa mission, il prend position sur les grands enjeux actuels et défend les intérêts culturels du Québec, au Canada et sur la scène internationale. Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Il les soutient par l’entremise du programme Aide aux projets, qui vise à :

  • appeler des projets correspondant aux orientations du Ministère. À cet effet, ce dernier établit une approche commune à tous les appels de projets ;
  • recevoir des projets mis sur pied par les demandeurs en fonction de leurs objectifs, mais qui s’inscrivent dans les orientations du Ministère.

L’aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation, sur une période déterminée, d’actions circonscrites ne pouvant pas être automatiquement reconduites.

À long terme, les projets soutenus contribueront à la mission du Ministère, au dynamisme, à la vitalité et au rayonnement de la culture québécoise ainsi qu’à la santé organisationnelle, administrative et financière des organismes culturels et de communication pour qu’ils puissent continuer à s’investir dans la communauté qu’ils servent.

Les institutions muséales remplissent un rôle important en matière d’éducation, de cohésion sociale et de développement durable, en plus de posséder un potentiel de sensibilisation du public à la valeur du patrimoine culturel et naturel. Le soutien des expositions permanentes et itinérantes permet d’assurer le développement d’une expertise essentielle à la mission des institutions muséales. Ces actualisations des expositions leur offrent par conséquent l’occasion d’élargir l’accès de la population aux collections du territoire et de revoir leur approche.

Le programme vise à soutenir la conservation et la mise en valeur des éléments les plus significatifs du patrimoine en favorisant l’actualisation ou le renouvellement des expositions permanentes et la réalisation d’expositions itinérantes. Il vise également à appuyer les institutions muséales dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action.

Le programme contribue ainsi à l’atteinte des objectifs du Ministère en ce qui a trait à la consolidation et au développement de la culture et des communications.

Objectifs

Les objectifs généraux de l’Appel de projets pour le soutien des expositions permanentes et itinérantes sont les suivants :

  • renouveler ou bonifier l’offre muséale au Québec en soutenant la conservation et la mise en valeur des éléments du patrimoine;
  • augmenter l’accès aux collections sur l’ensemble du territoire;
  • mettre à niveau technologiquement les expositions permanentes;
  • favoriser la circulation des œuvres des institutions muséales du Québec grâce aux expositions itinérantes; 
  • développer la dimension éducative des expositions.

Plus précisément, le programme vise la réalisation ou le renouvellement, partiel ou total, d’expositions permanentes (axe 1) ou la réalisation d’expositions itinérantes (axe 2) des institutions muséales agréées, et il cherche à assurer la réalisation d’activités muséologiques complémentaires.

Précisions en contexte de COVID-19

Dans le contexte de la pandémie de coronavirus (COVID-19), le programme s’adresse exceptionnellement aux institutions muséales :

- qui sont agréées;

ou

- qui ont déposé une demande d’agrément dans le processus 2020-2021 et qui obtiendront l'agrément au terme de ce même processus.

Clientèles admissibles

Conditions générales

Le programme s’adresse aux musées, aux lieux d’interprétation, aux centres d’expositions :

  • qui ont leur siège social et leur principal établissement au Québec;
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention, tous programmes confondus.

Volets

Cet appel de projets comporte 2 volets :

  • Axe 1 – Expositions permanentes : aux musées et aux lieux d’interprétation agréés, soutenus ou non au fonctionnement;
  • Axe 2 – Expositions itinérantes : aux musées, aux lieux d’interprétation et aux centres d’expositions agréés, soutenus ou non au fonctionnement.

Exclusions

  • Musées établis en vertu de la Loi sur les musées nationaux (RLRQ, chapitre M.44) et de la Loi sur le Musée des beaux-arts de Montréal (RLRQ, chapitre M.42);
  • Institutions muséales qui relèvent du gouvernement du Québec et du gouvernement du Canada;
  • Organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
  • Organismes qui ont, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère.

Projets admissibiles

Conditions spécifiques

Le demandeur ne peut présenter qu’un seul projet dans le cadre du présent appel.

 Axe 1 – Expositions permanentes

  • Les projets de renouvellement partiel ou total d’une exposition permanente soumis dans le cadre du présent appel doivent concerner une exposition d’au moins 5 ans d’âge. En fonction des ressources financières disponibles et des critères d’évaluation, les institutions muséales n’ayant jamais profité d’aide financière dans le cadre du présent appel de projets seront priorisées.
  • La réalisation d’une nouvelle exposition permanente devra être ouverte au public pour une période minimale de 5 ans.
  • L’institution muséale doit déjà présenter une exposition permanente. Dans le cas contraire, elle doit justifier pourquoi elle n’en présente pas et dans quel contexte s’inscrit cette nouvelle approche. 
  • L’exposition doit être accompagnée d’un programme éducatif et favoriser l’intégration pertinente de technologies numériques.

 Axe 2 – Expositions itinérantes

  • Les projets doivent s’inscrire dans une démarche de partenariat, favorisant la diversification de l’offre d’expositions dans le réseau muséal et le développement d’une programmation commune à un ensemble d’institutions, ainsi que concerner les projets suivants :
    • la réalisation d’expositions temporaires itinérantes;
    • la réalisation d’expositions temporaires itinérantes en partenariat (coproductions, programmation thématique commune, etc.);
    • la mise en circulation d’expositions déjà réalisées.
  • Les projets d’expositions itinérantes doivent circuler au Québec, dans au moins 3 institutions (comprenant le demandeur) et leur durée de mise en circulation doit être d’un minimum de 3 ans.
  • L’exposition doit contenir des œuvres et artéfacts originaux tout en favorisant une approche novatrice et interactive.
  • L’exposition doit être accompagnée d’un programme éducatif et favoriser l’intégration pertinente de technologies numériques.

Présentation de la demande

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne à l’aide d’un formulaire accessible dans di@pason Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande :

  • une description du projet précisant :
    • ses objectifs,
    • son contenu,
    • sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du demandeur,
    • les dates de sa réalisation,
    • les résultats attendus et les retombées escomptées;
  • le nom des partenaires associés au projet et la description des contributions qu’ils comptent y apporter, ainsi que les lettres d’engagement confirmant ces participations (financières ou en services);
  • dans le cas d’une exposition itinérante (axe 2), les lettres d’engagement des institutions qui recevront l’exposition;
  • une présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences;
  • le budget détaillé du projet;
  • ses états financiers les plus récents;
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et e mandataire;
  • tout renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Pour être soumis à l’évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans un délai maximal de 4 semaines accordé par le Ministère.

Évaluation de la demande

La demande est évaluée par le Ministère. Au besoin, celui-ci peut recourir à de l’expertise externe.

Critères généraux

Les projets soumis (axes 1 et 2) sont évalués en fonction des critères suivants :

  • leur concordance avec les objectifs de l’Appel de projets;
  • leur concordance avec les orientations ministérielles et les enjeux liés au territoire ou au secteur concerné;
  • l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours;
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
  • l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation;
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet;
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation;
  • la diversité des sources de financement et la répartition judicieuse des ressources;
  • les retombées escomptées du projet, son apport au secteur d’intervention et au territoire concerné;
  • la capacité du projet à maintenir et à accroître la fréquentation de l’institution muséale;
  • l’apport du projet à l’institution.

Critères spécifiques

Les critères d’évaluation s’appliquant précisément au présent Appel de projets sont :

  • la mise en valeur de la collection permanente (axe 1);
  • le calendrier de mise en circulation prévue (axe 2).

Attribution de l'aide financière

Modalités générales

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
  • les engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit impérativement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :

  • les biens et services qui seront fournis, accompagnés d’une estimation de leur valeur au marché;
  • le nombre d’heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.

Le programme permet d’accorder une aide financière pouvant représenter, selon la nature du projet, jusqu’à 75 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. Le cumul des aides provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), de leurs sociétés d’État et des entités municipales (sauf si le projet est réalisé par une entité municipale ou un regroupement d’entités municipales, auquel cas ces contributions sont exclues du cumul) qui ne sont pas directement bénéficiaires d’une aide dans le cadre du présent programme, ne pourra pas dépasser 100 % du total des dépenses admissibles.

Aux fins de l’application des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. (RLRQ, chapitre A-2.1).

La subvention maximale que peut octroyer le Ministère est de 400 000 $ pour la réalisation du projet. Le Ministère verse, à la signature de la convention d’aide financière, une première tranche de sa subvention représentant 50 % du montant annoncé. Le solde est versé selon les modalités suivantes :

  • le Ministère verse 30 % à la transmission des contrats signés avec les professionnels ou sur présentation de factures totalisant 30 % des dépenses admissibles;
  • le Ministère verse 20 % sur acceptation de la reddition de compte.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Modalités spécifiques

Les dépenses effectuées avant que le projet n’ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.

Les dépenses admissibles peuvent inclure :

  • des coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
  • des coûts de location d’équipement ou de locaux;
  • des coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
  • des frais d’étude et d’expertise-conseil;
  • des frais de sous-traitance;
  • des frais de promotion;
  • des frais de déplacement;
  • des frais liés au développement des technologies de l’information (jusqu’à concurrence de 40 % du total des dépenses admissibles énumérées);
  • d’autres frais afférents à la réalisation du projet – ceux-ci devront être détaillés et approuvés par le Ministère;
  • des frais d’administration (jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus).

Le budget détaillé du projet devra être produit dans le gabarit fourni par le Ministère en respectant les paramètres suivants de la structure relative aux actions muséologiques et muséographiques :

  • recherche (approximativement 25 %);
  • réalisation et fabrication (approximativement 50 %);
  • promotion, action culturelle et éducation (approximativement 15 %).

Les dépenses admissibles mentionnées ci-dessus doivent être liées aux seules interventions suivantes.

Frais admissibles

Seuls sont admissibles les types de dépenses liées :

  • aux coûts de main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
  • aux frais d’étude et d’expertise-conseil;
  • aux frais de sous-traitance;
  • aux coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
  • aux frais de la location d’équipement ou de locaux;
  • aux frais de promotion;
  • aux coûts afférents au développement des technologies de l’information;
  • aux frais de déplacement;
  • aux frais d’administration;
  • à tous les autres frais admissibles afférents au projet.

Ces dépenses doivent permettre : 

  • l’élaboration du concept et de la scénarisation de l’exposition;
  • la fabrication de l’exposition;
  • l’adaptation de l’exposition pour sa circulation (axe 2);
  • l’entreposage de l’exposition (axe 2);
  • l’entretien de l’exposition pendant sa tournée (axe 2);
  • l’intégration de technologies numériques à l’exposition;
  • la restauration des artéfacts;
  • la conception d’un nouveau programme d’animation ou d’activités éducatives en lien avec le projet d’exposition présenté;
  • la conception de nouvelles activités et d’événements culturels en lien avec le projet d’exposition;
  • l’élaboration et l’édition de publications en lien avec le projet d’exposition;
  • la campagne de promotion sur la nouvelle exposition;
  • les permis de droits d’auteur et de reproduction;
  • l’emballage des collections, du matériel et du mobilier figurant à l’exposition (axe 2);
  • les déplacements (les frais de déplacement devront respecter les barèmes en vigueur au gouvernement du Québec) :
    • déplacement d’un employé pour l’installation de l’exposition itinérante (axe 2);
    • transport lié à la tournée (axe 2);
  • l’accessibilité aux assurances des collections, du matériel et du mobilier lors des transports allers et retours (sur place, les frais d’assurance sont assumés par l’institution hôte) (axe 2).

Ne sont pas admissibles les frais liés :

  • à l’acquisition d’objets ou de spécimens de collections;
  • à la signalisation touristique;
  • à l’achat de matériel ou d’équipement pour la boutique ou l’accueil;
  • aux frais de nourriture et d’alcool liés aux vernissages et autres activités promotionnelles et médiatiques;
  • aux travaux d’immobilisation;
  • au démantèlement de l’exposition à remplacer;
  • aux emplois déjà soutenus dans le cadre de certains programmes : emploi Québec, fédéral, étudiants, etc.

Seuls les salaires directement liés au projet pourront être considérés comme des dépenses admissibles dans la reddition de comptes (ils ne devront pas représenter plus de 50 % des dépenses du projet). De plus, ils devront être justifiés en fonction du temps consacré au projet d’exposition.

La contribution financière du Ministère peut s’effectuer au comptant ou en remboursement de service de dette.

L’aide financière est généralement versée au comptant lorsqu’elle est inférieure à 100 000 $. Dans ce cas, le Ministère verse 50 % de cette contribution financière au moment de la signature de la convention. Le solde est versé selon le calendrier annexé à la convention d’aide financière.

L’aide financière est généralement versée en remboursement du service de dette lorsqu’elle est égale ou supérieure à 100 000 $. Les subventions octroyées en remboursement de service de dette peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon le calendrier annexé à la convention d’aide financière. Dans ce cas, la participation financière du Ministère est normalement répartie sur une période de :

  • 3 à 5 ans pour une contribution de 100 000 $ à 299 999 $;
  • 5 à 10 ans pour une contribution de 300 000 $ à 400 000 $.

Le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet.

Mesures de contrôle

La signature de la convention d’aide financière engage le respect par les parties de toutes les obligations qui y sont prévues.

La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention d’aide financière et s’inscrit dans le processus de gestion par résultats.

Reddition de comptes

La reddition de comptes est réalisée conformément aux dispositions de la convention d’aide financière signée par les parties. Elle est produite par l’organisme dans un délai de 3 mois suivant la fin du projet et comprend obligatoirement :

  • le bilan des activités réalisées;
  • la description des résultats du projet comme cela est demandé par le Ministère dans l’annexe E de la convention d’aide financière;
  • un rapport détaillé d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins pour lesquelles elles étaient destinées;
  • tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention d’aide financière.

L’ensemble des dépenses admissibles devra être détaillé dans le rapport d’utilisation de la subvention du projet à fournir avec la reddition de comptes.

Le Ministère se réserve le droit de réclamer des pièces justificatives, de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.

Le bilan des résultats du programme est réalisé par le Ministère et se fera selon l’échéancier du plan ministériel d’évaluation des programmes. Il est transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère le 30 novembre 2024.

Fin du programme

La date de fin du programme est le 31 mars 2024.