Suivi d’une demande

Analyse de votre demande de participation

Le ministère de l’Enseignement supérieur est responsable d’analyser votre demande et de vérifier votre admissibilité. Vous recevrez une réponse ou une demande de renseignements, si des documents particuliers doivent être fournis.

Transfert des candidatures au Conseil des ministres de l’Éducation, Canada (CMEC)

Une fois toutes les candidatures reçues, le Ministère transfère celles-ci au CMEC en vue du tirage pancanadien.

Si vous êtes admissible, vous recevrez un message électronique du CMEC indiquant la procédure à suivre pour accéder à votre profil personnel sur le site officiel du programme Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.. Vous pourrez alors suivre l’évolution de votre dossier et effectuer, s’il y a lieu, des modifications à vos coordonnées.

Il est important d’inclure l’adresse du CMEC (explore@olp.cmec.ca) à votre liste d’expéditeurs autorisés.

Au moment où vous recevrez le courriel du CMEC, le tirage au sort n’aura pas encore été effectué. Il est inutile de communiquer avec nous pour savoir quand il aura lieu ou pour en connaître les résultats.

Si vous n’avez rien reçu du CMEC à la mi-mars

  1. Assurez-vous que le message n’est pas dans vos courriels indésirables (pourriels).
  2. Si ce n’est pas le cas, communiquez par téléphone avec notre service à la clientèle de l’Aide financières aux études.
  3. Si vous éprouvez des difficultés techniques, communiquez avec le service du soutien technique du CMEC.

Tirage au sort initial (au mois d'avril)

Si votre candidature a été choisie lors du tirage au sort

  1. L’établissement d’enseignement communiquera avec vous par courriel pour vous annoncer qu’une contribution financière vous est offerte par le programme Explore. Il est inutile de tenter de joindre les responsables durant la première semaine suivant le tirage.
  2. Vous devez accepter ou refuser la place offerte.
Pour accepter
  1. Vous devez, le plus tôt possible, donner une réponse préliminaire à l’établissement d’enseignement.
  2. Vous devez ensuite confirmer votre inscription en acquittant les frais d’inscription de 275 $ (non remboursables) dans un délai de dix jours ouvrables à partir du moment où l’établissement aura communiqué avec vous.
Pour refuser

Vous devez répondre à l’établissement d’enseignement et lui indiquer que vous refusez la place offerte.

Pour être mis sur la liste d’attente après avoir refusé une offre
  1. Vous devez pouvoir confirmer que vous avez refusé la place offerte (par exemple au moyen d’une copie du courriel de refus transmis à l’établissement).
  2. Vous devez ensuite effectuer toutes les modifications nécessaires liées à vos préférences dans votre dossier au CMEC. Portez une attention particulière à la révision de la section relative à vos « autres choix » (par exemple si vous avez indiqué « n’importe quelle province », « n’importe quelle session », etc.) et assurez-vous que l’établissement où vous venez de refuser votre place ne se trouve plus dans vos choix possibles.

Vous devez par la suite communiquer avec l’Aide financières aux études pour demander votre mise en liste d’attente.

Si vous n’avez pas reçu d’offre

Vous êtes sur une liste d’attente en vue des tirages supplémentaires.

Les candidats n’ayant pas encore reçu d’offre auront priorité sur les autres lors des tirages subséquents.

Tirages supplémentaires

Des tirages supplémentaires ont lieu chaque semaine, à partir des noms figurant sur la liste d’attente, pour combler les places encore disponibles dans certains établissements.

La démarche d’acceptation ou de refus et celle de remise en liste d’attente sont les mêmes que celles décrites pour le tirage initial, à l’exception de la modalité expliquée ci-après :

Si une place vous est offerte dans le cadre d’un tirage supplémentaire, vous aurez moins de cinq jours, et parfois seulement 24 à 48 heures, pour confirmer votre participation au programme dans cet établissement.

Informations complémentaires

Si vous refusez, il vous sera possible de soumettre de nouveau votre candidature au programme Explore lors d’une année ultérieure, si vous répondez toujours aux conditions d’admissibilité.

Aucun transfert ou report n’est permis, sauf dans des situations exceptionnelles, graves et imprévisibles. Toute demande de ce type doit d’abord être présentée par écrit au coordonnateur du programme Explore au Québec. Si la demande est retenue après cette analyse, elle devra ensuite être autorisée par le CMEC.

Si votre candidature n’a pas été choisie lors du tirage au sort

Il est tout de même possible de participer au programme d’immersion. Pour ce faire, vous devez poser votre candidature directement auprès de l’établissement d’enseignement Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.. Le coût du programme peut osciller entre 3 000 $ et 4 000 $.  Ce ne sont pas tous les établissements d’enseignement qui offrent cette possibilité.

Modification à la demande

Avant la fin de la période de candidature (15 février)

Vous devez nous faire parvenir une lettre signée dans laquelle vous aurez indiqué :

  1. la mention « Explore » en objet;
  2. vos nom et prénom;
  3. votre code permanent;
  4. vos choix initiaux;
  5. les changements désirés en ordre de priorité;
  6. la session dont il s’agit (printemps ou été).

Transmission des documents

Pour transmettre les documents, vous pouvez le faire :

  • de façon numérique, en vous rendant dans votre dossier en ligne. Cliquez sur l’onglet « Transmettre un document », numérisez les documents dument remplis et déposez-les sous la rubrique Documents requis 

ou

  • par la poste, à l’adresse :
    Programme Explore
    1035, rue De La Chevrotière
    Québec (Québec)  G1R 5A5

ou

  • par télécopieur, au 418 644-3158

Après le transfert des dossiers au CMEC

Après le transfert des dossiers du Québec au CMEC, il est encore possible d’apporter des changements à vos choix d’établissements ou de session. Vous pourrez le faire après le tirage initial.

Il suffit pour cela d’accéder à votre profil sur le site officiel du programme Explore Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

N’oubliez pas de vérifier si vos choix ouverts, de type « les deux sessions » ou « dans n’importe quelle province », sont toujours valides avant d’enregistrer vos modifications.

Coordonnées

Pour plus d'informations, communiquez avec le Service à la clientèle de l'Aide financière aux études.