Fournir les pièces d'identité des administrateurs d'une entreprise inscrite au registre des entreprises

Dans le but d’améliorer l’exactitude des informations relatives aux personnes physiques déclarées au registre, les entreprises devront fournir au Registraire des entreprises une copie d’une pièce d’identité à l’égard de

• chaque administrateur déclaré au registre;
• chaque nouvel administrateur élu.

À noter que cette obligation vise uniquement les administrateurs. Elle ne vise pas les autres personnes liées à l’entreprise, telles que les bénéficiaires ultimes, les actionnaires ou les associés.

Vous devrez ainsi fournir une copie d’une pièce d’identité valide, c’est-à-dire qu’elle doit être non expirée. De plus, la copie de cette pièce d’identité devra être lisible. Elle sera conservée jusqu’à la date d’immatriculation de l’entreprise ou jusqu’à celle du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier de l’entreprise. Elle sera ensuite détruite.

Les copies des pièces d’identité avec ou sans photo suivantes sont acceptées par le Registraire des entreprises. Elles doivent être émises par une autorité gouvernementale, soit une entité qui relève d’un gouvernement.

Seules les pièces d'identité ayant un nom, un prénom et une date de naissance sont acceptées.

Pour les administrateurs canadiens

Les copies de pièces d'identité suivantes sont acceptées :

• passeport;
• permis de conduire ou d’apprenti conducteur;
• carte d’assurance maladie;
• carte de résident permanent du Canada;
• document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMN-1442);
• pièces d’identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
• certificat sécurisé de statut d’indien;
• certificat de naissance du Québec;
• pièces d’identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien qui comprend une date de naissance.

Pour les administrateurs étrangers

Les copies des pièces d'identité suivantes sont acceptées :

• passeport;
• toute autre pièce d’identité délivrée par une autorité gouvernementale et sur laquelle figure une date de naissance.

Les copies de pièces d’identité devront obligatoirement accompagner la demande correspondant à votre situation, sans quoi elles seront détruites. Vous pourrez :

• les joindre à votre formulaire papier transmis par la poste ou déposer dans l’un des deux bureaux de Services Québec offrant les services du Registraire des entreprises;
• les joindre de façon sécurisée directement à l’endroit mentionné dans  la déclaration que vous transmettrez au moyen des services en ligne offerts par le Registraire. Les formats de fichier acceptés sont les suivants : PDF, JPEG et PNG.

La façon dont vous pouvez transmettre cette copie d’une pièce d’identité diffère selon que votre entreprise est nouvelle ou existante au registre.

Si vous êtes une entreprise immatriculée au registre des entreprises

Pour transmettre la copie, vous devez produire une déclaration de mise à jour annuelle ou une déclaration de mise à jour courante en accédant en ligne à Mon bureau.

Accéder à Mon bureau

Si, en date du 31 mars 2023, vous avez déjà produit votre déclaration de mise à jour annuelle, vous devrez déclarer les nouvelles informations lors de la production de votre prochaine déclaration de mise à jour annuelle.

De plus, sur la première déclaration de revenus suivant l’entrée en vigueur des nouvelles obligations, les entreprises qui sont dites «jumelées» devront cocher «non» à la case 39 ou 436. Elles devront produire leur déclaration de mise à jour annuelle directement auprès du Registraire des entreprises pour déclarer les nouvelles informations. Après cette déclaration auprès du Registraire, les entreprises pourront de nouveau produire leur déclaration de mise à jour annuelle via la déclaration de revenus.

Si vous n’êtes pas immatriculé au registre des entreprises

Vous devez déclarer l’information au moment de la production de votre déclaration d’immatriculation, de votre déclaration initiale ou de votre déclaration de réimmatriculation.

La copie d’une pièce d’identité est requise afin de dissuader une personne malveillante d’usurper l’identité d’une autre personne en vue de la déclarer comme étant une personne liée à une entreprise, à des fins de fraude ou de tromperie. Cette nouvelle obligation permet ainsi au Registraire des entreprises de renforcer la protection du public en s’assurant que les renseignements fournis correspondent à ceux déjà déclarés.

Omettre de fournir ces renseignements entraînera le refus de votre demande.

Ce que vous devez savoir

La Loi sur la publicité légale des entreprises institue le registre des entreprises et établit les règles relatives aux informations qui doivent y être inscrites en vue d’en optimiser la fiabilité et de favoriser la transparence des entreprises. C’est pourquoi le Registraire des entreprises doit prendre les moyens raisonnables pour optimiser la fiabilité des informations contenues au registre.

La Loi vise à renforcer la protection du public en lui permettant d’avoir accès à certaines informations contenues au registre, notamment dans le cadre de relations socioéconomiques.

Elle vise également à contribuer aux actions de prévention et de lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.

Dans le cadre de sa mission, le Registraire traite avec vigilance les copies de pièces d’identité qu’il reçoit. Ainsi, des mesures spécifiques qui répondent aux plus hauts standards dans le domaine de la sécurité des renseignements ont été mises en place afin d’assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont transmis.

Afin de protéger les copies des pièces d’identité fournies, le Registraire

• s’assure que seul le personnel autorisé peut y avoir accès;
• applique des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des copies de pièce d’identité, ce qui garantit la confidentialité de ceux-ci tout au long de leur cycle de vie.