Regroupement d'achats de biens et de services

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Le gouvernement du Québec fournit aux ministères et organismes publics les biens et les services dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, et ce, dans l’objectif d’optimiser les acquisitions gouvernementales dans le respect des règles contractuelles applicables.

Le gouvernement, par l’entremise du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG), doit tout particulièrement acquérir, pour le compte des organismes publics, des biens et des services, en procédant à des regroupements ou en exécutant des mandats. Il assume un rôle clé dans la gestion des regroupements d’achats qu’il met en place pour le bénéfice des ministères et organismes publics, des établissements du réseau de l’éducation et des établissements du réseau de la santé et des services sociaux qui ont des besoins communs et récurrents.

Plusieurs regroupements d’achats de biens et services (autres que ceux en technologies de l’information) sont mis à la disposition de la clientèle, notamment pour l’acquisition de fournitures de bureau, de services de messagerie, de produits pétroliers, de fournitures médicales et d’équipements médicaux.

Les détails entourant les regroupements d’achats sont disponibles sur le Portail d’approvisionnement ou sur le Logiciel d’achats en commun (LAC). Un guide d’achats pour certains regroupements est rendu disponible sur le Portail d’approvisionnement pour le client engagé au regroupement en question. Ce guide informe le client des différentes modalités : les avis importants, la durée, les clients engagés, les prix et caractéristiques des produits et services, le mode d’acquisition, les mesures de suivi, la livraison, les fournisseurs ou prestataires de services retenus ainsi que le chargé du dossier.

Ce que le service comprend

• Veille stratégique des marchés et des opportunités ;
• Mise en commun des besoins afin de maximiser les volumes pour générer des économies ;
• Coordination, accompagnement et suivi du processus d’appel au marché (définition des besoins, en biens et services, par les utilisateurs);
• Analyse et élaboration de stratégies d’appel aux marchés :
  • production des documents et autorisations;
  • mise en place des contrats;
• Gestion contractuelle (post-adjudication) (consommation, plaintes, litiges, etc.) ;
• Analyse de la performance du regroupement et suivi auprès des organismes publics ;
• Reddition de comptes au SEAO.

Disponibilité du service

Le Service à la clientèle est accessible du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

(Obligations générales et légales)

Le CAG s’assure de :

• Faire connaître les conditions et termes du contrat aux clients du regroupement;
• Offrir le soutien nécessaire lors du processus d’acquisition;
• Assurer le suivi du contrat à l’aide de rapports de consommation pour la reddition de comptes;
• Assister les clients et les fournisseurs ou prestataires de services en cas de problématiques.

De son côté, le client doit :

• Remplir le formulaire d’engagement avant le lancement d’un appel d’offres ou la conclusion d’un contrat de gré à gré pour un regroupement d'achats, si applicable;
• Placer les commandes auprès des fournisseurs ou prestataires de services selon les modalités du regroupement d’achats;
• Effectuer la réception des produits et services;
• Effectuer les paiements aux fournisseurs et aux prestataires de services.

Le soutien en cours de processus d’acquisition est assuré par le service à la clientèle.

Le soutien administratif lié à la création des demandes d’acquisition dans SAGIR est assuré par le Centre d’assistance SAGIR.

Les coordonnées du Centre d’assistance SAGIR

418 646-7500 ou, sans frais,1 877 646-7505
ca.sagir@itq.gouv.qc.ca

Sur le Portail d’approvisionnement, les organisations peuvent s’enquérir des achats qui feront prochainement l’objet d’un appel d’offres ou de la conclusion d’un contrat de gré à gré, et vérifier l’échéance de transmission du formulaire d'engagement. Ce dernier doit être transmis avant le lancement d’un appel d’offres ou la conclusion du contrat de gré à gré pour un regroupement d'achats. Toutefois, pour certains regroupements d’achats, il est possible d’adhérer en cours de contrat. Une analyse devra préalablement être faite par le conseiller responsable du regroupement.

L’acquisition peut se faire par un émetteur LSA de SAGIR ou, pour les clients n’ayant pas accès à SAGIR, directement à partir du Portail d’approvisionnement.

Service à la clientèle

servicealaclientele@cag.gouv.qc.ca

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