Partage sécurisé de documents

Description du service

Le service de partage sécurisé de documents1 du gouvernement est une solution Web clé en main, qui permet aux utilisateurs authentifiés de partager des documents dans une voûte hébergée dans les infrastructures gouvernementales. Accessible par Internet2, le service permet des partages de documents entre utilisateurs (de personne à personne), qu’il s’agisse d’utilisateurs du réseau gouvernemental ou d’utilisateurs externes.

La solution est dotée d’une voûte sécurisée où les documents à partager3 résident de façon temporaire. Le client a l’obligation de déterminer une durée de rétention de ses documents.

Le client bénéficie d’une grande autonomie de gestion. Le gouvernement, par l’intermédiaire d’Infrastructures technologiques Québec (ITQ), crée les comptes des pilotes, et ceux-ci gèrent l’ensemble des comptes des utilisateurs, et déterminent leurs droits.

Ce que le service comprend

  • Les fonctionnalités suivantes :
    • téléversements, partage et téléchargement de documents;
    • notifications par courriel;
    • rétention des documents dans la voûte pour la période déterminée par le client;
    • statistiques sur les téléversements et les téléchargements.
  • La personnalisation de la solution, dont :
    • l’intégration du logo du client;
    • l’authentification à 1 ou 2 facteurs.
  • La configuration de la solution et sa mise en service;
  • L’antivirus;
  • Le chiffrement des documents échangés;
  • L’espace de stockage alloué4 (20 Go);
  • Un guide de pilotage de la solution;
  • Un guide d’utilisation de la solution.

Interventions sur demande

Une fois le service mis en place, les utilisateurs autorisés peuvent effectuer des demandes d’intervention par courriel à ti.information@itq.gouv.qc.ca. Certaines demandes sont facturables ($), dont :

  • la modification des paramètres de personnalisation ($);
  • l’ajout ou le retrait d’espace de stockage;
  • l’ajout, la modification ou le retrait de privilèges d'accès5;
  • l’ajout d’une solution de partage sécurisé de documents;
  • les demandes d’information technique ($)6.

Ce que le service ne comprend pas

  • Le design Web adapté pour les appareils mobiles7;
  • L’ajout de fonctionnalités personnalisées;
  • La gestion des comptes des utilisateurs;
  • Le certificat de sécurité Web (SSL) nécessaire au fonctionnement de la solution.

Niveaux de service

CatégorieDescriptionNiveau de service
DisponibilitéRendre disponible le service de partage sécurisé de documents99 % annuela
Conditions d'atteinte des niveaux de service
a. Le service est accessible 24 h par jour, 7 jours sur 7, excluant les périodes d'entretien : le mercredi de 5 h à 7 h et le dimanche de 6 h à 9 h. Toutefois, les correctifs applicatifs ne sont appliqués qu'à l'intérieur des jours et heures ouvrables d'ITQ, soit du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (excluant les jours fériés).

Modalités de partenariat

(Obligations générales et légales)

ITQ s’assure du respect des engagements à l’entente de services partagés (PDF 430 Ko), dont les principaux sont :

  • l’accès à l’information et la protection de renseignements personnels et confidentiels;
  • la sécurité de l’information;
  • le droit de propriété et les droits d’auteur;
  • les conflits d’intérêts;
  • le règlement des différends;
  • la vérification;
  • la sous-traitance;
  • etc.

Rôles et responsabilités

ITQ s’assure de :

  • personnaliser et configurer le service selon l’information fournie par le client;
  • installer le certificat de sécurité (SSL) qui doit obligatoirement être acquis par l’entremise d’ITQ pour le nom de domaine gouv.qc.ca (voir la fiche « Émission de certificats Web (SSL) »;
  • maintenir la performance, la capacité et la disponibilité de la solution et de l’infrastructure sur laquelle cette solution repose;
  • entretenir les composantes fonctionnelles de la solution;
  • faire évoluer la solution en fonction de l’évolution de l’infrastructure qui la supporte;
  • améliorer les composantes fonctionnelles de la solution (une version annuelle d’amélioration est prévue);
  • créer et mettre à jour, à la demande du client, les comptes des pilotes de la solution.

De son côté, le client doit :

  • fournir les paramètres de personnalisation de la solution, dont le logo et le choix d’authentification à 1 ou 2 facteurs;
  • fournir les adresses URL à partir desquelles les utilisateurs accéderont à la solution, soit une adresse pour le développement et une adresse pour la production;
  • nommer un pilote de la solution pour tous ses échanges avec ITQ;
  • former les utilisateurs et offrir le soutien de premier niveau;
  • respecter la sensibilité des documents pouvant être déposés dans sa voûte;
  • préparer une copie de sauvegarde de ses documents avant de les partager;
  • prévoir ses besoins en espace pour le stockage de documents;
  • suivre l’évolution des versions de la solution;
  • effectuer la gestion des changements des nouvelles versions de la solution;
  • assurer la gestion des comptes des utilisateurs selon les meilleures pratiques.

Tarification

A. Tarifs récurrents 

Éléments de tarificationTarif annuel
Coût d’abonnement au service (incluant une capacité de stockage allouée de 20 Go)3 500 $
Espace de stockage alloué additionnel3,75 $/Go alloué

B. Interventions sur demande 

Élément de tarificationTarif
Interventions sur demande
Réalisation de demandes d’interventions facturables100 $/heure

Soutien à l'utilisation

Le soutien est assuré par le centre de service à la clientèle (CSC) (PDF 324 Ko). Les coordonnées sont :

Heures d’ouverture :

  • Du lundi au vendredi de 7 h 30 à 17 h

Merci de noter qu’en dehors des heures d’ouverture, des ressources sont disponibles pour répondre aux urgences. Les canaux de communication sont précisés dans les ententes de services partagés.

Pour obtenir ce service ou pour information supplémentaire

Tout organisme public qui désire obtenir ce service et qui n’est pas déjà un client du gouvernement est invité à contacter le développement des affaires :

Les clients qui reçoivent déjà des services en TI du gouvernement sont invités à contacter leur conseillère ou conseiller à la relation client (PDF 319 Ko).


Références

1. La solution est dite « sécurisée » en raison du fait que les documents conservés dans la voûte sont chiffrés et que les utilisateurs doivent s’authentifier avant de procéder à un téléversement ou à un téléchargement. Il faut toutefois savoir que le chiffrement d’un document n’est effectué qu’une fois le document reçu dans les infrastructures gouvernementales et après avoir vérifié qu’il ne contient aucun virus. Le document demeure ainsi « en clair » pendant qu’il circule sur Internet et pendant que la vérification de la présence d’un virus est effectuée.

2. Le service supporte la majorité des fureteurs Internet. Lorsqu’utilisé à partir d’un appareil mobile, il est possible, dans les limites de l’appareil utilisé, de lire des documents, mais il n’est pas possible d’effectuer des téléversements.

3. Les capacités de téléversement et de téléchargement d'un document étant tributaires de plusieurs éléments externes à la solution de partage, comme la vitesse du réseau, le volume maximal recommandé pour les documents est de 2 Go.

4. Un espace de stockage de base est inclus dans le service. Pour un espace de stockage additionnel, veuillez-vous référer à la section « Tarification ».

5. Pilotes de la solution.

6. Toute question technique nécessitant l’intervention d’une ressource spécialisée pour répondre à la demande.

7. Le design Web adapté (Responsive Web Design) est une approche de conception Web qui vise l’élaboration de sites offrant une expérience de lecture et de navigation optimales pour l’utilisateur, quelle que soit sa gamme d’appareils (téléphone mobile, tablette électronique, ordinateur de bureau).