Description du service

Infrastructures technologiques Québec vous offre, par l’entremise des solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR), un service de premier plan pour la prise en charge de vos opérations contractuelles et financières ainsi que le Centre d’assistance SAGIR tout en favorisant l’utilisation de bonnes pratiques.

Pour obtenir de l’information sur le service du Centre d’assistance SAGIR, nous vous invitons à consulter la fiche Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances.

Ce que le service comprend

Opérations contractuelles SAGIR

  • Gestion des demandes d’acquisition (DA).
  • Création, conversion, modification et mise à jour de tous les bons de commande (BC) non catalogués.
  • Préparation d’appels d’offres sur invitation (prix uniquement).
  • Création d’ententes ministérielles et virtuelles dans SAGIR.
  • Création de fiches fournisseurs (en-têtes et lieux).

Opérations financières SAGIR

  • Fermeture mensuelle et annuelle de tous les modules SAGIR.
  • Paiements aux fournisseurs.
  • Paiements urgents et vérification des compensations fiscales.
  • Enregistrement et conciliation des opérations au Grand livre (GL).
  • Traitement de la paie manuel.
  • Enregistrement au registre des immobilisations.
  • Comptabilisation des revenus dans SYGBEC.

Conditions requises (préalables)

  • Implantation de la solution SAGIR.
  • Adhésion au service du Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances.

Niveaux de service

Disponibilité du service

Le soutien est assuré du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Délai d’obtention du service

Selon la démarche préconisée, certaines étapes doivent être réalisées préalablement à l’intégration afin de permettre un transfert harmonieux des opérations. Parmi ces étapes, on compte la revue diligente, un ou plusieurs ateliers de transition et une rencontre avec le personnel visé. La période de préparation en vue du transfert des activités peut varier selon l’envergure des opérations à intégrer.

Délai de traitement ou de livraison

Infrastructures technologiques Québec s’assure de :

Pour les opérations contractuelles SAGIR :

  • Respecter les échéances suivantes :
    • les bons de commande (gré à gré) seront produits dans un délai d’un jour ouvrable;
    • un appel d’offres sur invitation sera lancé en moins de 2 jours ouvrables;
    • le bon de commande découlant d’un appel d’offres sera produit dans un délai de 24 heures à la suite de l’acceptation de la soumission gagnante.

Pour les opérations financières SAGIR :

  • Respecter les délais de paiement des fournisseurs selon les règles administratives du gouvernement du Québec.
  • Respecter les échéances et les instructions liées au cycle comptable et au processus budgétaire du gouvernement du Québec.
  • Respecter les échéances précises suivantes :
    • Le traitement des opérations comptables prévues à l’offre de services est exécuté le plus rapidement possible, dans un délai n’excédant pas 24 heures après transmission par courrier électronique. Toutefois, une demande urgente adressée au gouvernement (par téléphone) est traitée dans la même journée, si cette dernière est transmise avant 14 h.
    • Une demande de paiement urgent est traitée le jour même à la condition que celle-ci soit acheminée par téléphone ou par courrier électronique avant 10 h. Le paiement sera transmis au client ou au bénéficiaire selon les délais requis.
  • Permettre au client, dans un délai n’excédant pas 24 heures, la consultation de la copie numérisée de ses factures, le cas échéant, et des autres documents dans le cadre normal de ses activités. Dans le cadre d’une demande d’accès à l’information, le délai pourrait être plus important, compte tenu du mode de classement choisi par le client.
  • Dans le cas où le gouvernement ne pourrait respecter les échéances précitées, informer le client par téléphone, avant l’expiration du délai d’exécution, et convenir avec lui d’un nouveau délai ne causant pas de préjudices.

De son côté, le client doit :

  • Fournir l’information et les instructions requises concernant le traitement des transactions financières, lesquelles doivent respecter les principes comptables du gouvernement ou ses propres conventions comptables, selon les situations spécifiques.

Délai de facturation du service

Les services sont facturés mensuellement. La facture est payable dans les 30 jours suivant sa date d’émission.

Suivi de la relation d’affaires

Pour des questions spécifiques à la relation d’affaires entre le client et la direction, il faut communiquer avec les responsables sectoriels de la ligne d’affaires.

Modalités de partenariat

(Obligations générales et légales)

Le gouvernement s'assure du respect des engagements à l'entente de services partagés (PDF 430 Ko), dont les principaux sont :

  • L'accès à l’information et la protection des renseignements personnels et confidentiels;
  • La sécurité de l’information;
  • Le droit de propriété et les droits d’auteur;
  • Les conflits d’intérêts;
  • Le règlement des différends;
  • La vérification;
  • La sous-traitance;
  • Etc.

Responsabilités et conditions

Partage des rôles et des responsabilités entre ITQ et le MO client.

ActivitésITQMO Client
Général
Responsabilités dans
SAGIR
  • Responsabilités
    spécialisées
    opérationnelles autres que
    RH dans SAGIR
  • Libre-service
  • Responsabilités
    spécialisées
    interrogatives
  • Responsabilités
    spécialisées
    budgétaires
  • Responsabilités RH
Prise en charge de la
ligne dédiée aux appels
des fournisseurs
  • Répondre aux
    interrogations du
    fournisseur à la suite du
    paiement reçu
  • Assurer la relation
    d'affaires avec le
    fournisseur

Opérations financières en soutien à SAGIR
Traitement des opérations financières (PDF 507 Ko)

Tarification

Le gouvernement facture ses services en opérations contractuelles sur la base de grilles tarifaires et d’une estimation du volume de transactions annuel attribuable au client. En fin d'année, le gouvernement ajustera la facturation pour refléter la consommation réelle de l’année courante.

La grille tarifaire ci-dessous présente le tarif unitaire actuellement en vigueur. Une mise à jour est effectuée annuellement s’il y a lieu.

ServicesTarif unitaire
Traitement des opérations des comptes à payer - Saisie de factures12 $/facture saisie
Traitement des opérations des comptes à payer - Autres (Taux journalier)350 $/jour
Traitement des opérations comptables (Taux journalier)475 $/jour
Traitement des opérations en immobilisations (Taux journalier)350 $/jour
Traitement des opérations contractuelles SAGIR (Taux journalier)350 $/jour

Soutien à l'utilisation

Un accompagnement est offert à la clientèle lors de la prise en charge des opérations. De plus, des outils de communication sont mis en place pour permettre à la clientèle de mieux communiquer avec les ressources responsables des portefeuilles du ministère ou de l’organisme.

Pour obtenir ce service

Les modalités de prestation des services de même que autres renseignements de nature confidentielle sont précisés dans une entente de services partagés.

Pour information supplémentaire

Infrastructures technologiques Québec

Direction générale des services d’opérations administratives