La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels réalise des analyses, des travaux législatifs de même que des veilles stratégiques dans le domaine de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Différentes formes de soutien sont offertes afin d’accompagner les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels et leur équipe relativement à l’interprétation de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Rôle

Fonctions conférées par la Loi

  1. assurer le traitement des demandes d’accès;
  2. porter assistance aux demandeuses et demandeurs;
  3. assurer la protection des renseignements personnels tout au long du cycle de vie de ceux-ci, soit de la collecte à la destruction;
  4. assurer la mise en œuvre du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels;
  5. effectuer les redditions de comptes requises en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Fonctions connexes

  1. respecter les obligations législatives, administratives et règlementaires;
  2. accroître la transparence des documents et des renseignements; 
  3. prendre part à toute question relative à l’accès aux documents ou à la protection des renseignements personnels; 
  4. veiller à la sensibilisation et à la formation du personnel, incluant de direction ou d’encadrement, sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
  5. agir à titre de représentante ou représentant auprès des autres organismes publics et de la Commission d’accès à l’information pour toutes les questions relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.

Le réseau est mis en place afin de soutenir les organismes publics dans l’application des principes qui émanent de l’esprit de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Ces activités favorisent :

  • la formation continue;
  • le transfert d’expertise;
  • l’harmonisation de l’application des dispositions législatives et règlementaires;
  • la collaboration entre les responsables de l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels :
    • Échange sur les mesures et les solutions administratives novatrices, incluant les outils de travail.

Ce comité contribue à assurer une saine gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au sein d’un organisme public. Il soutient la ou le sous-ministre ou encore la dirigeante ou le dirigeant d’un organisme dans la mise en œuvre du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels et des obligations qui en découlent.

Mandat

  • Définir et approuver les orientations en matière de protection des renseignements personnels.
  • Planifier et assurer la réalisation des activités de formation.
  • Formuler des avis sur les initiatives d’acquisition, de déploiement et de refonte de systèmes d’information ou de prestation électronique de services qui recueillent, utilisent, conservent, communiquent ou détruisent des renseignements personnels, et ce, lors de leur création ou de leur modification.
  • Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux sondages qui recueillent ou utilisent des renseignements personnels, ou encore en matière de vidéosurveillance.
  • Veiller à ce que l’organisme public sous sa responsabilité connaisse les orientations, les directives et les décisions formulées par la Commission d’accès à l’information.
  • Évaluer annuellement le niveau de protection des renseignements personnels.

Service-conseil à l’intention des responsables de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

L’interprétation de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels peut soulever certaines ambiguïtés.

Ce service consiste à guider les responsables de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels sur les éléments qui peuvent être considérés lors de l’analyse d’une situation afin de mieux les outiller pour prendre une décision éclairée.

Demande de soutien

Les responsables de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels des organismes publics, ainsi que les membres de leur équipe, qui souhaitent obtenir du soutien du Secrétariat à l’accès à l’information et à la réforme des institutions démocratiques sont invités à communiquer avec le Secrétariat par courriel.

Afin d’être en mesure d’offrir un soutien efficient, le courriel doit contenir les éléments apparaissant ci-dessous. Le Secrétariat pourrait vous contacter par différents moyens si des précisions s’avéraient nécessaires ou pour transmettre sa réponse. L’information colligée sera utilisée à des fins statistiques, notamment pour établir les priorités d’intervention.

Contenu du courriel 
  • Identification :
    • Nom et prénom;
    • Titre de fonction;
    • Numéro de téléphone.
  • Organisme :
    • Type d’organisme (ministère, organisme gouvernemental,  secteur de la santé, secteur de l’éducation,  secteur municipal, ordre professionnel, autre);
    • Nom de l’organisme.
  • Demande :
    • Objet de la demande (accès à un document administratif, accès à un renseignement personnel, rectification d’un renseignement personnel, protection des renseignements personnels (cycle de gestion et autres, Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, Règlement sur les frais exigibles, autre);
    • Demande (Mise en contexte et question).

Veuillez transmettre par courriel.

Formation

Droit d’accès à un document administratif

Cette formation en ligne favorise une meilleure compréhension des principes inhérents à l’accès, notamment à l’égard de l’assujettissement, du rôle de la personne responsable et des restrictions.

La familiarisation à ces principes s’effectue par l’entremise de concepts théoriques et pratiques. Cette formation peut être suivie au rythme de la personne et selon ses disponibilités.