Nouveauté!

Depuis le 18 juillet dernier, il est possible pour un certain nombre d’employés et employées de retourner dans les bureaux, en tenant compte d’un maximum de 25 % ce qui permet de respecter les obligations relatives à la protection de la santé et de la sécurité des personnes.

Pour cette raison, il vous est demandé de ne pas vous présenter au bureau, à moins d’avoir l’approbation de votre gestionnaire. Si ce n’est déjà fait, ce dernier communiquera avec vous pour vous informer de ce retour graduel, des personnes qui seront priorisées ainsi que des aménagements effectués. D’ici là, n’hésitez pas à lui faire part de tout questionnement ou commentaire.

Le port du couvre-visage est obligatoire dans les halls d’entrée, les aires communes et les ascenseurs. Vous devrez donc en porter un lors de votre arrivée et de votre départ. Cela n’est toutefois pas requis dans les aires communes réservées au personnel, comme les couloirs, les salles à manger et les salles de toilettes.

L’accès à l’édifice du Secrétariat est possible uniquement :

  • par la porte d’entrée située sur l’avenue Wilfrid-Laurier, à l’arrière de l’immeuble;
  • par les portes tournantes du côté de la place George-V.

Rencontres, accès physiques et mesures d’hygiène

  • Le port du couvre-visage est obligatoire dans les halls d’entrée, les aires communes et les ascenseurs.

  • L’édifice sera accessible par la porte située au 860, Wilfrid-Laurier.

  • Il sera important de céder le passage aux collègues déjà engagés dans les espaces adjacents aux cubicules, bureaux et salles de rencontre dans les espaces du Secrétariat.

  • Il convient d’annuler toutes les rencontres à l’interne à moins d’urgence requise par la situation ainsi que toutes les rencontres prévues à l’externe et d’utiliser, si possible, les moyens de communication à distance afin de limiter les contacts physiques.

  • Afin d’éviter les risques de contagion, dans le contexte estival, les enfants ne seront pas admis dans l’édifice.

  • Il vous est demandé de nettoyer les salles après les rencontres qui seront jugées essentielles. À cet effet, la distribution de produits nettoyants a débuté ce matin. Il en est de même de vos espaces de travail.

  • Le service d’entretien a été revu afin d’augmenter le nettoyage des aires communes, mais il demeure que l’application des mesures d’hygiène de base, c’est-à-dire le nettoyage fréquent des mains et l’étiquette respiratoire (la toux ou l’éternuement dans le pli du coude ou le haut de l’épaule) est essentielle.

Télétravail

Le télétravail est toujours la mesure privilégiée pour le plus grand nombre d’employés possible. Les gestionnaires sont responsables d’évaluer si cette mesure peut être mise en application pour leur personnel en fonction des tâches effectuées par l’employé, de la disponibilité des outils technologiques et du maintien des services essentiels de leur secteur.

Accès informatiques pour le télétravail

  • En cette situation favorisant le télétravail, nous sollicitons votre collaboration pour assurer la sécurité de nos équipements informatiques.
  • Faire preuve de grande prudence lors de la navigation internet avec les équipements du SCT.
  • Évitez toute navigation internet de nature personnelle avec les ressources du SCT.
  • Ne JAMAIS utiliser l'équipement du SCT pour toute utilisation lié au divertissement, tel que les jeux ou tout autre forme de divertissement en ligne, que ce soit pour vous ou pour des enfants.
  • Limitez votre navigation internet à ce qui est requis pour le travail.
  • Des cybercriminels profitent de la situation pour faire des cybervictimes, ne tombez pas dans le piège et évitez d’ouvrir des courriels douteux concernant le coronavirus (COVID-19).
  • Vous pouvez consulter vos courriels à partir d’un appareil personnel et sans accès au réseau du SCT en utilisant Outlook Web pour les courriels (PDF 381 Ko) Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..
  • Favoriser l'utilisation d’Office 365 hors connexion VPN, notamment Teams, pour les conférences et les échanges.
  • Favoriser le travail hors connexion VPN lorsque possible. Les connexions VPN sont en nombre contrôlé par des licences et peuvent entrainer une lenteur dans le traitement.
  • La connexion VPN est à privilégier uniquement lorsque vous avez besoin d'une ressource hébergée exclusivement sur le réseau. Il est important de se déconnecter du réseau VPN dès que votre tâche est terminée.
  • Contactez le CSO en cas de problème (418 643-0875 poste 5555) du lundi au vendredi entre 8h00 et 17h00.

    Consultez les procédures de connexion aux ressources informationnelles (PDF 381 Ko) Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Utilisation du VPN

  • Nous sollicitons votre collaboration afin de limiter l’utilisation des accès à distance au réseau du Secrétariat par VPN aux besoins essentiels, en récupérant les documents requis et en vous déconnectant rapidement.
  • Évitez d’utiliser Teams lorsque votre poste est connecté par VPN. La qualité du signal risque d’être mauvaise, et cela surcharge le réseau.
  • Des plages de maintenance de nos infrastructures de connexion à distance sont à prévoir. À moins d’avis contraire, et seulement lorsque requis, ces interventions auront lieu le mercredi soir, après 19 h et occasionnellement le dimanche matin entre 8h et midi.

Service téléphonique et boîtes vocales

Afin d’éviter un engorgement du réseau de télécommunication gouvernemental, il vous est demandé de ne pas utiliser le renvoi automatique d’appels. Il est plutôt recommandé d’enregistrer un message vocal d’absence, selon la Procédure de renvoi d'appel (PDF 57 Ko) Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. et l’aide-mémoire (PDF 546 Ko) Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Code et sous-codes d’absence

Un code d’absence COVID-19 rémunéré a été créé avec trois sous-codes dans SAGIR afin d’effectuer un suivi des absences liées à la situation :

  • COVID 19 avec télétravail
    À utiliser par tous les employés qui demeurent à la maison, peu importe la situation, et qui peuvent faire du télétravail (ex : isolement, obligations familiales, employé retourné à la maison par son employeur à titre préventif et qui effectue du télétravail).
  • COVID 19 sans télétravail
    À utiliser par tous les employés qui demeurent à la maison, peu importe la situation, et qui ne peuvent pas effectuer du télétravail à la maison (ex : isolement, obligations familiales).
  • COVID 19 redéploiement ressources humaines
    À utiliser par les employés appelés à être redéployés dans une autre organisation du secteur fonction publique ou dans un autre secteur public (ex : secteur de la santé) pour répondre à une demande en lien avec la COVID-19.

Ces codes d’absence sont disponibles dans SAGIR. Ces codes ne diminuent en aucun cas les banques de congés des employés. Il est donc demandé que le personnel complète son permis d’absence dans le système SAGIR avec les codes appropriés, et ce, quotidiennement dans la mesure du possible, afin d’assurer le suivi des absences liées à la situation. Pour ceux qui n’auront pas accès au système SAGIR, il est demandé d’informer leur gestionnaire de leur absence.

Informations pour le personnel de la fonction publique

Vous trouverez dans cette section les directives générales pour le personnel  Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. de l’ensemble des ministères et organismes. On y trouve également des réponses aux questions les plus fréquemment posées.