L'inventaire des fichiers de renseignements personnels permet de savoir si l'organisme est susceptible de conserver des renseignements personnels. L'article 76 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels mentionne les informations que doit contenir l'inventaire.

Les mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Le Centre de services partagés du Québec met en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels que contiennent les fichiers. Ces mesures répondent aux normes et aux bonnes pratiques en matière de sécurité de l’information. Des mesures de sécurité sont mises en place pour assurer le contrôle physique des différents lieux d’accès et des mesures de sécurité logiques sont prises pour limiter l’accès aux fichiers et garantir un environnement réseau sécurisé. Il utilise des moyens d’entreposage et de destruction sécuritaires des documents et de l'information sur support papier et numérique.

Fichiers relatifs aux employés du CSPQ

Finalité

Les dossiers médicaux des employés contiennent les documents nécessaires à la gestion des cas d’invalidité.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une personne ou un organisme privé (assurances collectives, médecins et psychologues industriels) et un autre organisme public (Régie des rentes du Québec et Société de l'assurance automobile du Québec).

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de relations de travail, de la santé et de la sécurité au travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Ce système assure le suivi des postes et des personnes et permet de produire de l’information de gestion.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

Une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel de la Direction générale des services-conseils en gestion des ressources humaines.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau et système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Ce fichier comprend la documentation relative aux demandes des employés du CSPQ auprès de la Commision de la santé et de la sécurité du travail.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une personne ou un organisme privé (médecins et psychologues industriels) et un autre organisme public (Commission de la santé et de la sécurité au travail).

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de relations de travail, de la santé et de la sécurité du travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Ces informations servent à assurer le suivi des différents dossiers en relation de travail, soit les griefs, les plaintes et les dossiers disciplinaires.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée et une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel responsable des relations de travail, de la santé et de la sécurité du travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Ce dossier contient, à des fins de gestion des ressources humaines, les principaux documents relatifs à l'employé, à l'exception des renseignements relatifs à la santé.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel autorisé de la Direction générale des services-conseils en gestion des ressources humaines.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier.

Mise à jour

2009-11-29

Finalité

Ce fichier comprend des informations sur les employés afin de planifier les activités en prévention/santé et sécurité.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public (Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail).

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de la santé et sécurité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour

2009-10-22

Ressources matérielles

Finalité

Assurer la gestion du programme Abonne-Bus offert aux employés du CSPQ. Inscription des employés et de leur famille (si abonnés) au programme de transport en commun offert par le Réseau de transport de la Capitale.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements personnels relatifs au travail. Renseignements d'identité.

Provenance des renseignements

La personne concernée.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Le personnel de la Direction de la gestion immobilière du CSPQ.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et support informatique.

Mise à jour

2009-11-27

Ressources humaines

Finalité

Gestion des réserves et des concours de recrutement public de la fonction publique.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité et renseignements relatifs au travail.

Provenance des renseignements

La personne concernée.

Catégories de personnes concernées

Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès

Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des candidatures inscrites aux réserves et aux concours de recrutement.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et système.

Mise à jour

2009-11-17

Finalité

Dotation d’emploi par voie de mutation dans différents ministères et organismes de la fonction publique du Québec.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de la mobilité et du redéploiement.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Gestion de la tenue de réserves et de concours.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée.

Catégories de personnes concernées

Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès

Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des candidatures inscrites aux campagnes de recrutement.

Mode de gestion du fichier

Système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Effectuer le suivi du traitement des dossiers de promotion sans concours.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

Un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d’un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des dossiers de promotion sans concours.

Mode de gestion du fichier

Système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Système qui permet de faire l’appariement entre les postes disponibles et les cadres en transition de carrière.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements

La personne concernée et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Processus de gestion du personnel en disponibilité dans la fonction publique.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Liste qui permet de référer à des emplois occasionnels et réguliers les employés temporaires mis à pied.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

Un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Usager du CSPQ (citoyen), le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau et système.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Gestion des stages de développement de l’employabilité pour des personnes handicapées.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée et une personne ou un organisme privé (service spécialisé de main-d’œuvre et regroupement des organismes spécialisés pour l’emploi des personnes handicapées).

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Le personnel affecté au programme de la Direction des services en région et de la Direction du recrutement et de la promotion, régions de Québec et de Montréal, a accès aux dossiers relevant de leur région respective.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour

2009-10-22

Finalité

Gestion de la rémunération et des avantages sociaux, outil de calcul de la paie.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel de rémunération de la Direction générale des services de rémunération.

Mode de gestion du fichier

Système.

Mise à jour

2009-10-22

SAGIR

Finalité

SAGIR : Solution d'affaires en gestion intégrée des ressources (SGR1)

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées

Usager du CSPQ (citoyen), le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel autorisé de la Direction générale des solutions d'affaires en gestion intégrée des ressources.

Mode de gestion du fichier

Système.

Mise à jour

2009-11-24

Autres

Finalité

Gestion des revenus et des dépenses du CSPQ.

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements d'identité et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements

La personne concernée.

Catégories de personnes concernées

Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès

Personnel autorisé de la Direction générale des services de gestion stratégique affecté à la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.

Mode de gestion du fichier

Dossier papier.

Mise à jour

2009-10-22