Description du service

Le gouvernement vous offre, par l’entremise des solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR), un service de premier plan pour la prise en charge de vos opérations contractuelles et financières ainsi que le Centre d’assistance SAGIR tout en favorisant l’utilisation de bonnes pratiques.

Pour obtenir de l’information sur le service du Centre d’assistance SAGIR, on vous invite à consulter la fiche Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances.

Ce que le service comprend

Opérations contractuelles SAGIR

  • Gestion des demandes d’acquisition (DA).
  • Création, conversion, modification et mise à jour de tous les bons de commande (BC) non catalogués.
  • Préparation d’appels d’offres sur invitation (prix uniquement).
  • Création d’ententes ministérielles et virtuelles dans SAGIR.
  • Création de fiches fournisseurs (en-têtes et lieux).

Opérations financières SAGIR

  • Fermeture mensuelle et annuelle de tous les modules SAGIR.
  • Paiements aux fournisseurs.
  • Paiements urgents et vérification des compensations fiscales.
  • Enregistrement et conciliation des opérations au Grand livre (GL).
  • Traitement de la paie manuel.
  • Enregistrement au registre des immobilisations.
  • Comptabilisation des revenus dans SYGBEC.

Conditions requises (préalables)

  • Implantation de la solution SAGIR.
  • Adhésion au service du Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances.

Niveaux de service

Disponibilité du service

Le soutien est assuré du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Délai d’obtention du service

Selon la démarche préconisée, certaines étapes doivent être réalisées préalablement à l’intégration afin de permettre un transfert harmonieux des opérations. Parmi ces étapes, on compte la revue diligente, un ou plusieurs ateliers de transition et une rencontre avec le personnel visé. La période de préparation en vue du transfert des activités peut varier selon l’envergure des opérations à intégrer.

Délai de traitement ou de livraison

Le gouvernement s’assure de :

Pour les opérations contractuelles SAGIR :

  • Respecter les échéances suivantes :
    • les bons de commande (gré à gré) seront produits à l'intérieur de 2 jours ouvrables.
    • un appel d’offres sur invitation sera lancé en moins de 2 jours ouvrables.

De son côté, le client doit :

  • Fournir l’information et les instructions requises concernant le traitement des transactions financières, lesquelles doivent respecter les principes comptables du gouvernement ou ses propres conventions comptables, selon les situations spécifiques.

Délai de facturation du service

Les services sont facturés mensuellement. La facture est payable dans les 30 jours suivant sa date d’émission.

Suivi de la relation d’affaires

Pour des questions spécifiques à la relation d’affaires entre le client et la direction, il faut communiquer avec les responsables sectoriels de la ligne d’affaires.

Modalités de partenariat

(Obligations générales et légales)

Le gouvernement s'assure du respect des engagements à l'entente de services partagés, dont les principaux sont :

  • L'accès à l’information et la protection des renseignements personnels et confidentiels;
  • La sécurité de l’information;
  • Le droit de propriété et les droits d’auteur;
  • Les conflits d’intérêts;
  • Le règlement des différends;
  • La vérification;
  • La sous-traitance;
  • Etc.

De plus, le gouvernement s’assure du respect des engagements suivants :

  • Respecter les délais de paiement des fournisseurs selon les règles administratives du gouvernement du Québec.
  • Respecter les échéances et les instructions liées au cycle comptable et au processus budgétaire du gouvernement du Québec.
  • Un paiement urgent sera traité le jour même si la demande est transmise par téléphone ou par courrier électronique avant 9 h 30. Le paiement sera transmis au client ou au bénéficiaire selon les délais requis.

Responsabilités et conditions

Partage des rôles et des responsabilités entre le gouvernement et l'OP client.

ActivitésGouvernementOP Client
Général
Responsabilités dans
SAGIR
  • Responsabilités
    spécialisées
    opérationnelles autres que
    RH dans SAGIR
  • Libre-service
  • Responsabilités
    spécialisées
    interrogatives
  • Responsabilités
    spécialisées
    budgétaires
  • Responsabilités RH
Prise en charge de la
ligne dédiée aux appels
des fournisseurs
  • Répondre aux
    interrogations du
    fournisseur à la suite du
    paiement reçu
  • Assurer la relation
    d'affaires avec le
    fournisseur

Opérations financières en soutien à SAGIR
Traitement des opérations financières (PDF 127 Ko)

Tarification

Le gouvernement facture ses services en opérations contractuelles sur la base de grilles tarifaires et d’une estimation du volume de transactions annuel attribuable au client. En fin d'année, le gouvernement ajustera la facturation pour refléter la consommation réelle de l’année courante.

La grille tarifaire ci-dessous présente le tarif unitaire actuellement en vigueur. Une mise à jour est effectuée annuellement s’il y a lieu.

ServicesTarif unitaire
Traitement des opérations des comptes à payer - Saisie de factures14 $/facture saisie
Traitement des opérations des comptes à payer - Autres (Taux journalier)510 $/jour
Traitement des opérations comptables (Taux journalier)695 $/jour
Traitement des opérations en immobilisations (Taux journalier)510 $/jour
Traitement des opérations contractuelles SAGIR (Taux journalier)510 $/jour

Soutien à l'utilisation

Un accompagnement est offert à la clientèle lors de la prise en charge des opérations. De plus, des outils de communication sont mis en place pour permettre à la clientèle de mieux communiquer avec les ressources responsables des portefeuilles du ministère ou de l’organisme.

Pour obtenir ce service ou pour information supplémentaire

Ministère de la Cybersécurité et du Numérique 

Direction générale des services d’opérations administratives