Inventaire des fichiers de renseignements personnels

Personnel du ministère de la Famille 

Le fichier d'assiduité contient les renseignements personnels de l'employé, le formulaire d'autorisation d'absence, le formulaire de gains déclaratoires et divers documents (évaluations de rendement, titularisation/classement).

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, nom de l'employeur, adresse au travail, profession/titre/métier/classification, date de naissance, langue, sexe, état civil, revenu annuel, nom valideur, horaire de travail, statut de l'employé.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à gérer l'assiduité (horaire de travail, vacances, congés de maladie, heures supplémentaires) de chaque employé dans une unité administrative. On y conserve aussi les évaluations de rendement, le curriculum vitae, l'offre de service et la lettre de départ à la retraite.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (formulaire, document papier);Informatique (fichier de suivi sur le serveur de base de données);Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier:

  • Un membre du personnel.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier:

  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La personne responsable de l'assiduité dans chaque unité administrative;
  • Le personnel du secteur de la rémunération à la Direction des ressources humaines;
  • Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Le fichier de la banque de mutation contient des renseignements sur les personnes qui ont transmis leur curriculum vitae pour un éventuel emploi au Ministère.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, téléphone (résidence et travail), profession, titre, métier ou classification, emploi actuel et antérieurs, langue, citoyenneté ou statut au Canada, origine ethnique, revenu annuel, scolarité, formation ou diplôme.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à la dotation des emplois vacants.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (formulaire, document papier).

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Les employés de la Direction des ressources humaines;
  • Le personnel d'encadrement;
  • Les membres du comité d'évaluation.

Le fichier des concours contient des renseignements sur les personnes qui ont posé leur candidature à un emploi (mutation, promotion, recrutement), le résultat de tests à l'écrit ou à l'oral et les noms des personnes donnés en référence.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, numéro de téléphone (résidence et travail), nom de l'employeur, adresse au travail, profession, titre, métier et classification, emploi actuel et antérieurs, langue, état civil, citoyenneté ou statut au Canada, origine ethnique, revenu annuel, scolarité, formation ou diplôme.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à la dotation des emplois vacants.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (formulaire, document papier).

Provenance des renseignements versés au fichier:

  • La personne concernée;
  • Un membre du personnel.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Les employés de la Direction des ressources humaines.

Le fichier du dossier personnel des employés et employées contient des renseignements sur la carrière, la rémunération et l'assiduité de chacune des personnes qui travaillent au Ministère.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, nom et prénom (conjoint), numéro d'assurance sociale, adresse permanente, téléphone (résidence et travail), adresse au travail, profession, titre, métier et classification, emplois (actuel et antérieurs), date de naissance, langue, sexe, état civil, citoyenneté ou statut au Canada, origine ethnique, revenu annuel, scolarité, formation ou diplôme, enfants ou personnes à charge, référence, association professionnelle ou syndicale.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à la dotation, la formation, l'application de la convention collective, la promotion, la rémunération et l'assiduité.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (formulaire, document papier).

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée;
  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La sous-ministre;
  • Le sous-ministre adjoint ou la sous-ministre adjointe concerné(e);
  • Le personnel d'encadrement;
  • Les employés de la Direction des ressources humaines;
  • Le personnel de la gestion documentaire.

Le fichier d'invalidité contient des renseignements sur chacune des personnes travaillant au Ministère frappées d'une invalidité ainsi que le rapport médical précisant le diagnostic de la maladie.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, téléphone (résidence et travail), nom de l'employeur, adresse au travail, date de naissance, sexe.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à valider l'admissibilité de l'employé au régime d'assurance traitement prévu dans les conditions de travail.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (formulaire, document papier).

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée;
  • Une autre personne.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel du Ministère.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La conseillère en relations de travail.

Services de garde 

Le fichier d'allocation spécifique contient des renseignements permettant le suivi des prestations payées par l'assureur et de la subvention allouée aux services de garde par le Ministère pour les volets « assurance collective » et « congé de maternité ».

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, numéro de matricule, numéro d'assurance sociale, adresse au travail, date de naissance, revenu annuel, date de début et de fin de l'invalidité, montant de la prestation payée, statut de l'emploi, date du début de la participation au régime, date d'embauche.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à l'application du programme de subvention de l'assurance collective. Les données permettent d'effectuer les paiements de la subvention.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (factures, rapports);
  • Informatique (fichier de suivi sur le serveur);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La compagnie d'assurances mandatée pour recueillir les renseignements.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel des services de garde.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La personne responsable du paiement de l'allocation;
  • La personne responsable de l'administration du contrat avec l'assureur;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs;
  • L'actuaire-conseil du Ministère.

Le fichier des empêchements contient des renseignements sur les administrateurs et les titulaires de permis de services de garde ou d'agrément d'un bureau coordonnateur et sur l'empêchement apparaissant à leur dossier à la suite des vérifications.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, numéro de téléphone de la résidence, date de naissance, sexe, établissement auquel est liée la personne, sa fonction, le motif de l'empêchement et la décision du comité d'éthique.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à l'évaluation et au suivi des dossiers présentant des empêchements.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée;
  • Les services de police;
  • Les services de garde;
  • Les bureaux coordonnateurs.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Les administrateurs et les titulaires de permis de services de garde ou d'agrément d'un bureau coordonnateur.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La personne chargée du traitement des dossiers d'empêchement au Bureau des plaintes;
  • Le pilote du système informatique.

Le fichier de gestion des places contient les renseignements sur les demandeurs de permis de garderie ou de centre de la petite enfance.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, numéro de téléphone (résidence et travail), appellation, numéro de télécopieur et adresse de courriel.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à autoriser des places et sert également au traitement de certaines subventions.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données;
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Les demandeurs de permis.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Les demandeurs de permis.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le personnel des directions régionales;
  • Le pilote du système informatique;
  • Le personnel du Centre de services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille »;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs.

Le fichier des responsables des services de garde en milieu familial contient les noms et les coordonnées de chaque responsable d'un service de garde en milieu familial reconnu par un centre de la petite enfance et, depuis le 1er juin 2006, par un bureau coordonnateur. On y trouve aussi le nombre de places consenties.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, numéro de téléphone de la résidence, appellation, numéro de télécopieur et adresse de courriel.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à planifier les services de garde en milieu familial et leur financement. Il sert à administrer et à contrôler les subventions versées. Il sert également à réaliser des études ou des recherches nécessaires à l'application de la loi ou à son évaluation.

Mode de gestion du fichier :

  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Les bureaux coordonnateurs.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Les responsables des services de garde en milieu familial.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le pilote du système informatique;
  • Les préposés aux renseignements dans les directions régionales;
  • Les directeurs régionaux;
  • Le personnel de la Direction des relations publiques et des communications;
  • Le personnel de la Direction de la coordination et du soutien aux opérations;
  • Deux employés du Bureau des plaintes;
  • Le personnel du bureau du sous-ministre adjoint;
  • Le personnel du Centre de services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Le fichier de la mesure exceptionnelle de soutien permet de rassembler tous les renseignements requis pour l'octroi d'une subvention à des enfants handicapés ayant besoin d'accompagnement. Il s'agit de divers renseignements sur le service de garde et l'enfant ainsi que de renseignements de nature psychosociale et médicale.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom et prénom du père et de la mère, adresse permanente, numéro de téléphone de la résidence, date de naissance, sexe, historique médical et psychosocial.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à octroyer une subvention.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (fichier de suivi sur le serveur et base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Le professionnel de la santé des centres de réadaptation, d'hôpitaux et de centres locaux de services communautaires;
  • Les gestionnaires ou les membres du personnel éducateur des centres de la petite enfance, des garderies et des bureaux coordonnateurs;
  • Les professionnels de centres privés en santé et services sociaux.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Les services de garde;
  • L'enfant handicapé et ses parents.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Les conseillers affectés à la mesure dans les directions régionales;
  • L'agent de bureau en soutien à la mesure;
  • La personne responsable de la salle des dossiers;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs.

Le fichier des permis permet de rassembler tous les renseignements requis pour analyser, délivrer et renouveler un permis dans le cas d'un service de garde et un agrément dans le cas d'un bureau coordonnateur.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, numéro matricule, adresse permanente, numéro de téléphone de la résidence, adresse au travail, date de naissance, coordonnées des membres du conseil d'administration du service de garde, appellation, numéro de télécopieur, adresse de courriel.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à tenir à jour les données relatives à la délivrance et à la mise à jour des permis pour exploiter un service de garde.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Un service de garde ou un bureau coordonnateur.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Un service de garde ou un bureau coordonnateur.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le personnel des directions régionales;
  • Le personnel de la Direction du financement et des immobilisations des services de garde;
  • Le personnel de la Direction des politiques administratives et de la main-d'œuvre;
  • Le personnel de la Direction de la coordination et du soutien aux opérations;
  • Le personnel du Bureau des plaintes;
  • Le personnel de l'équipe des enquêtes spéciales du Service de la conformité financière;
  • La personne responsable de l'envoi massif du courrier;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs;
  • Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Le fichier du Plan de continuité des services contient les coordonnées de la personne responsable du Plan de continuité des services et de son substitut.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, numéro de téléphone (résidence et travail), appellation, adresse de courriel, numéro de téléphone cellulaire.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert à assurer la continuité des services de garde en cas de pandémie.

Mode de gestion du fichier :

  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Les services de garde.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Les personnes responsables du Plan de continuité des services.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le personnel des directions régionales;
  • Le personnel de la Direction du financement et des immobilisations des services de garde;
  • Le personnel de la Direction des politiques administratives et de la main-d'œuvre;
  • Le personnel de la Direction de la coordination et du soutien aux opérations;
  • Le personnel du Bureau des plaintes;
  • Le personnel de l'équipe des enquêtes spéciales du Service de la conformité financière;
  • La personne responsable de l'envoi massif du courrier;
  • Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Le fichier du programme d'exonération contient les dossiers des enfants ayant fait l'objet d'une aide financière visant à réduire les coûts de leurs frais de garde.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de famille à la naissance, nom et prénom du père, de la mère ou de leur conjoint, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie, adresse permanente, numéro de téléphone (résidence et travail), nom de l'employeur, emplois (actuel et antérieurs), date de naissance, langue, sexe, état civil, citoyenneté ou statut au Canada, revenu annuel, enfants ou personnes à charge.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce programme a pris fin le 1er septembre 2000. Les renseignements relatifs à ce programme servent maintenant au recouvrement des sommes versées en trop.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée;
  • Un service de garde, selon l'admissibilité au programme.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Un demandeur d'aide financière.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La personne responsable du recouvrement;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs.

Le fichier de qualification du personnel en services de garde contient des renseignements relatifs à la scolarité, à la formation et aux expériences de travail du personnel éducateur.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, numéro de téléphone de la résidence, date de naissance, scolarité/formation/diplôme, relevés de notes, évaluation comparative des études effectuées hors du Québec, attestations de travail.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier permet de donner un avis relatif à la qualification du personnel éducateur en services de garde dans le respect des obligations réglementaires.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (fichier de suivi sur le serveur);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel éducateur en service de garde.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • La personne responsable de la tenue à jour du registre de qualification;
  • Le personnel des directions régionales responsable d'émettre des avis;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs.

Le fichier du rapport financier contient les données relatives au rapport financier annuel des services de garde et des bureaux coordonnateurs ainsi que des renseignements sur la rémunération du personnel.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, nom de l'employeur, profession, titre, métier ou classification, emplois (actuel et antérieurs), statut de l'employé, rémunération annuelle, nombre de jours et d'heures travaillées, échelon salarial, taux horaire.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier sert au calcul de la subvention finale. Les données financières sont utilisées pour l'élaboration des barèmes des règles budgétaires.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • Un service de garde ou un bureau coordonnateur.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel des services de garde.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le personnel affecté à la reddition de comptes et à l'approbation des rapports financiers à la Direction du financement et des immobilisations des services de garde;
  • Les pilotes du système;
  • La personne responsable de la salle des dossiers;
  • La personne responsable du transfert des dossiers au Centre des documents semi-actifs;
  • Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Autres

Le fichier des plaintes et signalements contient des renseignements sur le plaignant, la personne visée par la plainte et, s'il y a lieu, sur l'agresseur et l'enfant abusé. Il contient également un résumé des interventions.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

  • Nom de famille actuel et prénom, adresse permanente, numéro de téléphone (résidence et travail), date de naissance de l'enfant au moment d'un signalement, langue, sexe de l'enfant et de l'agresseur lors d'un signalement, appellation, numéro de télécopieur, adresse de courriel, numéro de téléphone cellulaire.

Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

  • Ce fichier contient les documents de soutien pour le traitement de la plainte ou du signalement et sert aussi à tenir des statistiques.

Mode de gestion du fichier :

  • Manuel (dossier papier);
  • Informatique (base de données);
  • Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

Provenance des renseignements versés au fichier :

  • La personne concernée;
  • Un membre du personnel des services de garde;
  • Un organisme public (directeur de la protection de la jeunesse, municipalités, services de police, procureur, associations, centres locaux de services communautaires, etc.);
  • Un parent;
  • Un responsable des services de garde en milieu familial;
  • Un citoyen.

Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier :

  • Le personnel et les dirigeants d'un service de garde;
  • Un citoyen;
  • Un enfant;
  • Un parent.

Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

  • Le personnel responsable du traitement des plaintes des directions régionales;
  • Le personnel du Bureau des plaintes;
  • Les pilotes du système (module des plaintes);
  • La personne chargée des mandats relatifs aux plaintes au bureau du sous-ministre adjoint.

Registre des communications de renseignements personnels

Pour connaître les renseignements que nous collectons, à quel usage ils sont destinés et avec qui nous les partageons, consultez les registres des communications de renseignements personnels suivants :