Aide aux Autochtones en milieu urbain

Ce volet est mis en place afin d’améliorer les conditions de vie des citoyennes et citoyens autochtones dans les villes du Québec, en donnant aux organismes communautaires les moyens d’offrir des services directs de qualité à cette clientèle. Ces organismes sont les vecteurs privilégiés des services dispensés aux Autochtones qui se trouvent en situation de vulnérabilité à l’extérieur de leurs communautés.

Plus précisément, cette enveloppe vise à :

• offrir et à développer des services directs culturellement pertinents et sécurisants pour répondre aux besoins des Autochtones en situation de vulnérabilité dans les villes;
• appuyer le développement des capacités d’intervention des organismes communautaires desservant les femmes autochtones et leurs familles qui vivent ou qui sont de passage en milieu urbain;
• encourager le développement de collaborations entre les organismes communautaires et les réseaux québécois;
• appuyer l’amélioration de la condition socioéconomique des Autochtones;
• renouveler et améliorer les infrastructures des organismes communautaires desservant la clientèle autochtone en milieu urbain.

Ce volet est constitué de deux sous-volets distincts, soit un premier consacré aux Services directs et l’autre, aux Infrastructures.

Les organismes communautaires desservant la clientèle autochtone en milieu urbain, qui répondent notamment aux caractéristiques suivantes :

• être un organisme communautaire à but non lucratif;
• être enraciné dans son milieu;
• entretenir une vie associative et démocratique;
• avoir son siège social au Québec, hors communauté ou en milieu urbain.

Tout demandeur doit absolument présenter les renseignements suivants :

• une preuve du statut juridique de l’organisme;
• une description du projet ou de l’intervention proposée, qui :
  • énonce l’objectif en lien avec ceux du programme,
  • indique les activités et les ressources devant être mises en place en vue de réaliser le projet ou l’initiative,
  • comprend l’échéancier de mise en œuvre du projet ou de l’initiative,
  • indique les résultats attendus à l’intérieur d’un délai précis et les avantages attendus pour les Autochtones vivant en milieu urbain ;
• un montage financier démontrant notamment :
  • le besoin financier,
  • les sources de financement prévues;
• un budget détaillé et un état de trésorerie;
• un aperçu des mécanismes de gouvernance de l’organisme;
• les états financiers les plus récents si l’organisme est en activité.

Les demandes sont évaluées en fonction des critères suivants :

• la pertinence du projet, révélée par :
  • l’admissibilité, conformément aux modalités et aux conditions de l’enveloppe,
  • la pertinence des objectifs du projet ou de l’initiative en lien avec les objectifs du programme;
• la qualité du projet, révélée par :
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis,
  • la capacité de l’organisme à réaliser le projet ou l’initiative,
  • la qualité des services, de la programmation et des activités du projet ou de l’initiative,
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation,
  • la faisabilité du projet ou de l’initiative;
• les retombées prévisibles du projet, révélées par :
  • les résultats qui seront obtenus grâce au financement demandé,
  • les effets structurants pour les Autochtones vivant en milieu urbain.

Le cas échéant, les demandes seront soumises aux ministères et organismes gouvernementaux concernés pour avis sectoriel de pertinence, de faisabilité et de financement.

Celui-ci vise le renforcement des services offerts aux Autochtones qui vivent ou qui sont de passage dans les villes du Québec, notamment dans les domaines psychosocial, sociojudiciaire, de la santé, de l’éducation et de la culture.

Projets et initiatives admissibles

• projets et initiatives qui visent à améliorer ou consolider des services directs aux Autochtones qui se trouvent en situation de vulnérabilité dans les villes;
• projets et initiatives qui visent à développer des services en cohérence avec les services offerts par les réseaux québécois, en tenant compte des spécificités du milieu (adaptation ou développement des services, complémentarité et continuité des services);
• projets et initiatives qui contribuent à la vitalité culturelle des communautés autochtones en milieu urbain.

Pour être admissibles, les projets et les initiatives devront permettre d’atteindre les objectifs poursuivis par cette enveloppe, être déposés au SAA avant le 1er octobre 2021 et réalisés au plus tard le 31 mars 2022.

Dépenses admissibles

• salaires et avantages sociaux des employés offrant les services directs;
• honoraires professionnels ;
• honoraires divers;
• déplacements et transport (selon les barèmes du Gouvernement du Québec);
• traduction et communications;
• location temporaire des locaux indispensables à la prestation d’un service direct.

Les coûts reliés au renouvellement ou à l’entretien des équipements et fournitures nécessaires aux interventions et services dispensés :

• mobilier et literie;
• matériel et fournitures;
• autres équipements jugés prioritaires*.

*Les coûts reliés aux équipements jugés prioritaires à un projet doivent être autorisés au préalable par le SAA.

Les coûts administratifs admissibles sont les suivants :

• les coûts liés à la préparation des documents financiers et d’autres rapports exigés pour se conformer à l’entente de financement d’un projet ou d’une initiative.

Les coûts administratifs d’un projet ou d’une initiative ne peuvent pas dépasser 10 % de l’aide financière accordée pour le projet ou l’initiative.

Dépenses non admissibles

Les dépenses effectuées avant la date du dépôt du dossier, incluant les dépenses pour lesquelles l’organisme a pris des engagements contractuels ne sont pas admissibles, ainsi que les frais d’administration et de fonctionnement d’un organisme, notamment, toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement d’un organisme et non reliées au projet ou à l’initiative financée par le programme.
Ces coûts comprennent, sans s’y limiter :

• les coûts salariaux (de rémunération) du personnel ;
• les loyers et l’entretien ;
• la rémunération des employés réguliers pour l’administration d’un projet ou d’une initiative ou la participation à celle-ci lorsqu’ils reçoivent déjà une rémunération (salaire, honoraire, allocation journalière) pour la même période ;
• le recouvrement d’un déficit ou d’un prêt.

Les achats des terrains et des immeubles ne sont pas admissibles.

Aide financière

L’aide financière prend la forme d’une contribution non remboursable. L’aide financière du Gouvernement du Québec peut atteindre 100 % des coûts admissibles. Tout demandeur doit déclarer l’ensemble des sources confirmées et prévues dans sa demande de financement. Le SAA s’assurera qu’aucune autre source ne contribue au remboursement des mêmes dépenses.

Le montant maximal payable à un même organisme est de 500  000 $ sur cinq ans, soit 100 000 $ par année.

Une exception peut être accordée dans le cas d’un organisme qui présente une demande de financement pour son point de service s’il répond aux critères suivants :

• offrir des services similaires à ceux qui sont assurés par l’organisme principal ;
• être situé en milieu urbain, dans la même région administrative que l’organisme principal, mais dans une municipalité différente ;
• répondre à la demande d’une clientèle qui, pour des raisons géographiques, ne peut avoir accès aux services offerts par l’organisme principal.

Dans ce cas précis, l’organisme pourrait obtenir une somme additionnelle maximale de 500 000 $ sur cinq ans, soit 100 000 $ par année, pour répondre aux besoins de son point de service.

Un organisme peut mettre en œuvre plusieurs projets, mais il ne pourra pas dépasser le montant maximal. De ce montant, une somme maximale de 30 000 $ par année pourrait être allouée au renouvellement ou à l’entretien des équipements et des fournitures, sauf exception. Une exception peut être accordée dans le cas d’un organisme qui présente une demande de financement pour son point de service, selon les critères précités plus haut. Dans ce cas, l’organisme pourrait obtenir une somme additionnelle maximale de 30 000 $ par année pour répondre aux besoins de son point de service.

Suivi et reddition de comptes

Chaque subvention officialisée par une entente de financement devra notamment contenir :

• les obligations des parties signataires ;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs liés au financement.

Chaque organisme communautaire doit minimalement fournir une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de l’entente de financement. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement  :

• le bilan complet des activités réalisées ;
• la description des résultats obtenus au regard des objectifs fixés.

Cette reddition de comptes doit être accompagnée des états financiers de l’organisme ainsi que d’un rapport financier faisant état de l’utilisation de la subvention reçue. En tout temps, l’organisme doit maintenir une comptabilité distincte consacrée aux dépenses imputables au projet ou à l’initiative, conformément aux principes comptables généralement reconnus.

L’entente définit également les activités, les conditions de versement de l’aide et les engagements des parties.

Engagements financiers de l’année 2016-2017

Tous les engagements et les ententes de financement signés au courant de l’année financière 2016-2017 et avant l’approbation du FIA III, dans le cadre du volet Services directs, demeurent valides et deviennent assujettis aux présentes normes dès que le programme est approuvé.

Celui-ci vise à renouveler et à améliorer les infrastructures des organismes communautaires afin d’augmenter et de consolider leurs capacités d’intervention.

Projets admissibles

• ceux qui visent à renouveler et à améliorer les infrastructures des organismes communautaires afin d’augmenter et de consolider leurs capacités d’intervention;
• ceux qui visent à établir de nouvelles structures d’organismes communautaires dans les régions où ces dernières n’existent pas.

Pour être admissibles, les projets devront permettre d’atteindre les objectifs poursuivis par cette enveloppe et être déposés au SAA au plus tard le 31 mars 2022.

Infrastructures admissibles

Les infrastructures à vocation communautaire, incluant l’hébergement temporaire, de transit ou d’urgence sont admissibles. Pour être admissible au financement, l’organisme communautaire doit se trouver dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• être propriétaire en titre de l’infrastructure visée;
• être en voie d’en faire l’acquisition et le démontrer par l’entremise d’un engagement écrit officiel;
• détenir ou être en voie de détenir un bail ou une emphytéose dont la portée minimale est ou sera de :
  • cinq ans suivant la date de fin des travaux lorsque la demande d&rsquo aide financière est de 100 000 $ ou moins,
  • dix ans suivant la date de fin des travaux lorsque la demande d’aide financière est de plus de 100 000 $.

Exigence d’appel à la concurrence

Dans le cas de la réalisation d’un projet admissible nécessitant des travaux de construction de 100 000 $ et plus, l’organisme n’a pas à recourir à un appel d’offres public pour l’adjudication du contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Toutefois, l’organisme admissible doit respecter les exigences minimales suivantes pour l’adjudication d’un contrat relatif à des travaux de construction de 100 000 $ et plus, mais de moins de 1 000 000 $, soit :

• de procéder à un appel d’offres ouvert avec annonce publique;
• ou de procéder à un appel d’offres sur invitation auprès d’au moins trois  entrepreneuses ou entrepreneurs ^{>Lire le contenu de la note numéro 1} .

Pour les travaux de construction de 1 000 000 $ et plus, l’organisme admissible doit minimalement procéder à un appel d’offres ouvert avec annonce publique. Dans le cas d’un appel d’offres ouvert avec annonce publique, les demandes de soumissions sont annoncées publiquement, le plus souvent dans les journaux, par des affiches dans les bureaux locaux des associations de la construction, ou par le truchement d’un service électronique public. Ces demandes doivent donner l’occasion à tous les entrepreneurs compétents et intéressés au projet de faire une soumission. La zone de diffusion des annonces ou des avis publics pour un projet doit être suffisamment grande pour garantir qu’un nombre suffisant d’entrepreneurs compétents et intéressés sont disponibles, de sorte qu’un processus d’appels d’offres concurrentiel soit réalisé.

Pour toutes les formes d’appel à la concurrence pour un contrat d’exécution de travaux de construction, soit l’appel d’offres ouvert avec annonce publique et l’appel d’offres sur invitation :

• le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à quinze jours;
• les soumissions ne sont demandées et les contrats qui peuvent en découler ne sont accordés que suivant l’une ou l’autre des bases suivantes :
  • à prix forfaitaire,
  • à prix unitaire.

Coûts admissibles et non admissibles

De façon générale, tous les coûts nécessaires à la réalisation des projets sont admissibles, notamment les dépenses en immobilisation, telles que définies selon les principes comptables généralement reconnus, ainsi que tous les frais encourus. Ces dépenses comprennent :

• les frais liés aux contrats d’entreprises pour la réalisation des travaux admissibles ;
• les frais de régie ;
• les frais incidents, y compris les honoraires et les analyses pertinentes de même que les frais de financement temporaire;
• les frais d’achat d’équipements communautaires nécessaires au projet ;
• les frais liés à l’acquisition des nouvelles technologies de l’information, tels l’équipement informatique, les logiciels, les progiciels, les mises à jour, les mises à niveau et la formation nécessaire à leur utilisation.

Le programme ne peut soutenir la partie des dépenses qui fait déjà l’objet d’une aide financière d’un autre ministère, organisme gouvernemental ou mandataire du Gouvernement du Québec.

Les coûts non admissibles au financement sont ceux qui ont trait à l’entretien usuel ainsi que les dépenses effectuées avant la date du dépôt du dossier, incluant celles pour lesquelles l’organisme a pris des engagements contractuels.

Aide financière

L’aide financière prend la forme d’une contribution non remboursable. L’aide financière accordée par le Gouvernement du Québec à un organisme ne peut dépasser 80 % des coûts admissibles. Le financement complémentaire de 20 % doit provenir d’une source autre qu’un ministère ou un organisme du Gouvernement du Québec. Les organismes doivent déclarer l’ensemble des sources confirmées et prévues dans leur demande de financement. Le SAA s’assurera qu’aucune autre source ne contribue au remboursement des mêmes dépenses.

Pour les travaux de réhabilitation, de réfection, d’agrandissement et de remplacement d’infrastructures existantes, le montant maximal par organisme est limité à 600 000 $ sur cinq ans, sauf exception.

Une exception peut être accordée dans le cas d’un organisme qui présente une demande de financement pour son point de service répondant aux critères suivants :

• offrir des services similaires à ceux qui sont assurés par l’organisme principal;
• être situé en milieu urbain, dans la même région administrative que l’organisme principal, mais dans une municipalité différente;
• répondre à la demande d’une clientèle qui, pour des raisons géographiques, ne peut avoir accès aux services offerts par l’organisme principal.

Dans ce cas précis, l’organisme pourrait obtenir une somme additionnelle maximale de 400 000 $ pour répondre aux besoins en infrastructures de son point de service.

La construction de nouvelles infrastructures n’est pas assujettie à la limite de 600 000 $ sur cinq ans.

Suivi et reddition de comptes

Chaque subvention officialisée par une entente de financement devra notamment contenir :

• les obligations des parties signataires ;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs liés au financement.

Le délai maximal pour la réalisation d’un projet est de deux ans après la signature de l’entente de financement.

La reddition de comptes attendue doit être conforme aux dispositions de l’entente de financement et comprendre notamment :

• un certificat d’achèvement relatif au projet de façon à attester que les travaux prévus dans le cadre de l’entente sont terminés et conformes;
• un rapport financier constitué d’un état des revenus et des dépenses détaillé du projet, entériné par voie de résolution émanant du conseil d’administration de l’organisme.

En tout temps, l’organisme doit maintenir une comptabilité distincte consacrée aux dépenses imputables au projet, conformément aux principes comptables généralement reconnus.

Versements de l’aide financière

L’entente définit également les activités, les conditions de versement de l’aide et les engagements des parties.

Pour une subvention supérieure à 100 000 $, l’aide accordée sera financée en service de la dette. Le SAA remboursera le capital, le paiement des intérêts et les frais inhérents à l’emprunt à long terme que l’organisme a contracté auprès de l’institution de son choix pour financer son projet. Lorsque l’aide financière est versée sous forme de remboursement en service de dette, elle doit l’être sur une période se situant entre :

• trois et cinq ans pour une somme égale ou inférieure à 500 000 $;
• cinq et quinze ans pour une somme supérieure à 500 000 $.