Demande à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques

Les articles 67.2.1 à 67.2.3 de la Loi sur l’accès prévoient la procédure à suivre ainsi que les critères permettant de communiquer des renseignements personnels (PDF 291 Ko), sans le consentement des personnes concernées, à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Cette communication de renseignements personnels ne nécessite pas l’obtention d’une autorisation préalable de la Commission d’accès à l’information (CAI), contrairement à ce que prévoyait l’article 125 de la Loi sur l’accès.

Bien qu’un organisme public puisse désormais communiquer des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, à une personne ou à un organisme qui souhaite les utiliser à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, il s’agit d’un pouvoir discrétionnaire. L’organisme public peut donc refuser de communiquer les renseignements personnels demandés même si les critères et les conditions des articles 67.2.1 et 67.2.2 sont remplis.

La communication peut s’effectuer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conclut que :

1. L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que si les renseignements sont communiqués sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées.

En d’autres termes, si l’objectif peut être atteint au moyen de renseignements anonymisés, l’organisme public ne doit pas communiquer de renseignements personnels. Les articles 67.2.1 et les suivants ne s’appliquent pas, car les renseignements dûment anonymisés ne constituent pas des renseignements personnels. Par ailleurs, si l’objectif peut être atteint avec des renseignements dépersonnalisés, l’organisme public doit privilégier la communication de tels renseignements et respecter l’ensemble des critères et des conditions prévus aux articles 67.2.1 à 67.2.3.

2. Il est déraisonnable d’exiger que la personne ou l’organisme obtienne le consentement des personnes concernées.

Pour ce critère, on peut tenir compte, par exemple, de la difficulté de joindre les personnes ou de leur nombre important. Si l’organisme public juge que le demandeur peut obtenir le consentement des personnes concernées à la communication de leurs renseignements personnels, il doit refuser de communiquer ces renseignements sans leur consentement.

3. L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation des renseignements sur la vie privée des personnes concernées.

Ce critère de proportionnalité implique d’évaluer les bienfaits appréhendés du projet par rapport au niveau de risque qu’il pourrait engendrer sur la vie privée des personnes concernées. Les bienfaits peuvent s’évaluer en fonction :

• Des sujets de l’étude;
• De la recherche ou de la production de statistiques;
• Des bénéfices pour la population ou pour des personnes présentant des caractéristiques similaires telles :
  • Des femmes enceintes;
  • Des personnes atteintes d’une maladie.
• Des bienfaits sociétaux, comme l’avancement des connaissances afin d’appuyer la prise de décision relative aux politiques publiques ou d’améliorer les soins de santé.

Les risques sur la vie privée des personnes concernées dépendent notamment de la sensibilité des renseignements personnels, de leur quantité et de leur utilisation. L’organisme public peut s’appuyer, si le cas le permet, sur la décision documentée d’un comité d’éthique de la recherche afin de déterminer si le critère de proportionnalité milite en faveur de la communication des renseignements personnels ou non. Ce document doit être transmis par le demandeur en soutien à sa demande.

4. Les renseignements personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité.

Un organisme public doit refuser de communiquer des renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques si le projet implique la diffusion de certains renseignements personnels ou si l’utilisation prévue de ces renseignements ne garantit pas le maintien de leur caractère confidentiel. En vertu de l’article 67.2.2, le demandeur doit notamment exposer les motifs pouvant soutenir que les renseignements personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité. Un tel exposé doit minimalement comprendre les mesures de protection que le demandeur met en place pour en assurer la confidentialité.

5. Seuls les renseignements nécessaires sont communiqués.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit comprendre une analyse de la nécessité de communiquer chaque renseignement personnel demandé afin que l’organisme public communique uniquement les renseignements nécessaires à l’étude, à la recherche ou à la production de statistiques.

Si l’organisme public autorise la communication des renseignements personnels, il doit conclure une entente avec le demandeur, laquelle doit inclure les exigences énumérées à l’article 67.2.3. Cette entente doit être transmise par l’organisme public à la CAI et elle entre en vigueur 30 jours après sa réception par celle-ci. L’organisme public doit donc attendre au moins 30 jours après la transmission de cette entente à la CAI avant de communiquer les renseignements personnels au demandeur.

La personne ou l’organisme qui souhaite obtenir et utiliser des renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques doit :

• Faire sa demande par écrit à l’organisme public qui détient ces renseignements;
• Joindre une présentation détaillée des activités de recherche (ex. : protocole de recherche).

Dans sa demande, la personne ou l’organisme doit exposer les motifs pouvant soutenir que les critères mentionnés précédemment aux points 1 à 5 ^{Lire le contenu de la note numéro 1} sont remplis.

Cette personne ou cet organisme doit également mentionner toutes les personnes et tous les organismes à qui une demande similaire a été déposée aux fins de la même étude, recherche ou production de statistiques. Cela peut permettre :

• Une collaboration entre les différents acteurs qui peuvent être impliqués dans la communication des renseignements personnels nécessaires à l’étude, à la recherche ou à la production de statistiques.
• De mieux évaluer la nécessité ou non de communiquer certains renseignements personnels afin d’éviter, par exemple, que trois organismes publics communiquent le même renseignement personnel sur une personne si ce n’est pas nécessaire.

La demande doit également décrire les différentes technologies qui sont utilisées pour effectuer le traitement des renseignements personnels, s’il y a lieu. Les enjeux par rapport à la vie privée des personnes concernées peuvent être différents en fonction des technologies utilisées, par exemple l’intelligence artificielle. Finalement, le demandeur doit transmettre, le cas échéant, la décision documentée d’un comité d’éthique de la recherche relativement à sa demande.