Dans cette période de crise qui entoure la COVID-19, les équipes en ressources informationnelles des différents organismes publics réalisent, chaque jour, des exploits pour assurer la continuité des services prioritaires. Devant parfois mettre en place des initiatives numériques rapidement et user d’ingéniosité, l’administration publique déploie des efforts substantiels et conséquents à l’ampleur des récents évènements.
Afin de maintenir sa prestation de services, malgré les contraintes imposées par le contexte, différentes équipes du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale ont conçu et mis en place, au cours des dernières semaines, plusieurs solutions numériques pour répondre de manière efficace et rapide aux besoins du public.
Conception d’une application pour les ressources humaines en un temps record
Créée dans le but de soutenir la Direction générale des ressources humaines dans la réaffectation efficace et dynamique de l’ensemble du personnel du Ministère, cette application permet une meilleure prestation des services offerts à la population dans le contexte actuel de crise.
En effet, grâce à un code de couleur attribué à chaque employée ou employé, dans l’application, selon le type de redéploiement (bleu, jaune ou rouge), les ressources qui effectuent des tâches moins essentielles peuvent être repérées et réaffectées aux secteurs où la réalisation d’activités prioritaires requiert davantage d’effectifs. Ainsi, cela s’est traduit par d’importants gains de performance pour le Ministère, grâce à l’optimisation de l’affectation de son personnel.
Un outil de réponse plus rapide pour les demandes d’aide
Dans le contexte de la pandémie, plusieurs demandes citoyennes ont été transmises relativement au Programme d’aide temporaire aux travailleurs (PATT). La mise en place d’un outil d’envoi automatisé était donc nécessaire pour expédier massivement, par courriel, des lettres personnalisées en fonction de l’analyse des dossiers et des paramètres des demandes.
L’organisation a systématisé le traitement des demandes refusées et de celles qui requéraient un réexamen administratif, afin de transmettre une réponse dans un délai minimal. Cela évite également la manipulation de papier par le personnel, ce qui est un avantage notable en période de pandémie. Jusqu’à maintenant, l’outil a permis d’informer près de 100 000 personnes des résultats de leur demande.
Mise en place de deux formulaires maintenant en ligne de bout en bout
Dans le but d’éviter les déplacements et la manipulation de papier, des ressources du Ministère ont rendu accessibles en ligne les formulaires de demande d’aide sociale et de demande de réexamen administratif en lien avec le PATT, et ce, dans un délai de seulement une semaine.
Les nouveaux formulaires, qui devaient auparavant être imprimés, remplis et transmis par la poste ou en personne à un bureau de services, peuvent désormais être remplis et transmis directement en ligne au Ministère. Ils sont par la suite triés automatiquement selon le type de demande d’aide et la région de provenance, ce qui en facilite le traitement. De plus, l’organisation a conçu des outils pour convertir des formulaires en version Web, ce qui accélérera la transformation numérique du Ministère.
