Se préparer à un éventuel sinistre – Entreprises

Assurer la continuité des activités

Assurer la continuité des activités, c’est établir à l’avance, sans les facteurs d’urgence et de panique, comment votre entreprise réagira si un incident survient. Cette démarche permet de mettre en place des stratégies pour diminuer les effets de l’incident sur :

  • votre environnement;
  • vos actifs;
  • vos activités;
  • vos revenus;
  • votre réputation.

Les risques pour votre entreprise

Les changements climatiques provoquent davantage de catastrophes naturelles qu’autrefois. Inondations, feux de forêt, verglas, vents violents et autres événements météorologiques extrêmes peuvent avoir des conséquences majeures sur votre entreprise, telles que :

  • baisse de production;
  • arrêt des opérations;
  • pertes matérielles et financières;
  • perte d’accès à votre emplacement;
  • perte d’accès à vos ressources premières;
  • incapacité des employés à se rendre au travail;
  • incapacité de l’entreprise à servir ses clients.

La solution : le plan de continuité des activités

Le plan de continuité des activités devient votre outil de référence lorsqu’un incident survient.

Ses avantages

  • Permet une réponse plus efficace lors d’un incident afin :
    • de protéger la vie des employés et les actifs de l’entreprise;
    • de limiter les pertes matérielles et financières;
    • d’assurer la poursuite des activités essentielles dans le but de préserver les revenus et la réputation de l’entreprise, et de faciliter le retour à la normale.
  • Renvoie l’image d’une entreprise responsable.
  • Représente un avantage concurrentiel, car vous pourrez maintenir vos activités même en cas d’incident.
  • Répond aux attentes de clients requérant un plan de continuité des activités en bonne et due forme.
  • Respecte les exigences propres à votre secteur :
    • normes AS9100 et IATF 16949;
    • code SQF;
    • règles de l’Autorité des marchés financiers (AMF) ou de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM).

Élaborer votre plan

Pour élaborer un plan de continuité des activités et s’assurer qu’il sera fonctionnel lors d’un incident, il est essentiel de suivre ces quatre grandes étapes :

  • l’analyse de votre situation actuelle;
  • la conception du plan de continuité des activités;
  • la mise en œuvre du plan de continuité des activités;
  • la validation du plan de continuité des activités.

L’analyse de votre situation actuelle

Avant d’entreprendre une démarche structurante en continuité des activités, il est recommandé d’effectuer une auto-évaluation (PDF 349 Ko) de votre état de préparation.

Cet examen vous permettra :

  • de cerner les enjeux;
  • de déceler les forces et les faiblesses de votre entreprise en matière de continuité des activités;
  • de comprendre où des efforts seront nécessaires pour répondre adéquatement à un incident.

L’analyse de votre situation est primordiale pour définir :

  • vos priorités;
  • vos besoins;
  • les risques auxquels votre entreprise pourrait faire face.

La démarche présentée dans l’outil Bilan d’impact sur les activités (PDF 432 Ko) vous aidera à faire ce qui suit :

  • Déterminer les produits ou services essentiels et leur niveau de service minimum acceptable.
  • Définir les activités essentielles pour chaque produit ou service préalablement désigné comme essentiel, en considérant les conséquences de l’interruption.
  • Établir combien de temps vous pouvez continuer à fonctionner sans ces activités avant que des effets graves ne se fassent sentir (votre tolérance à l’interruption).
  • Indiquer les ressources nécessaires en matière de ressources humaines, d’infrastructures, de systèmes d’information et de fournisseurs pour assurer le maintien et le rétablissement des activités désignées comme essentielles.

L’appréciation du risque d’interruption des activités (PDF 176 Ko) de votre entreprise fait partie intégrante de la démarche. Elle permet de préciser quelles sont les concentrations inacceptables de risques pour votre entreprise afin que des mesures réduisant la probabilité ou l’effet de ces risques soient définies.

La conception du plan de continuité des activités

L’étape de conception consiste à établir les stratégies qui répondront aux besoins définis lors de l’analyse.

Maintenant que vous avez déterminé les produits, les services et les activités essentiels de votre entreprise, les ressources nécessaires à leur continuité et les différents risques pour votre entreprise, il est temps de définir des stratégies (PDF 205 Ko).

Si vous pouvez mettre en place des mesures qui seront utiles quelle que soit l’ampleur de l’incident, vous en ressortirez gagnant, car vous augmenterez la résilience de votre entreprise dans ses activités quotidiennes.

Diverses stratégies peuvent être mises en place, telles que les suivantes :

  • Télétravail.
  • Relocalisation des activités dans un local temporaire.
  • Transfert des activités de production sur une autre chaîne.
  • Relève ou redondance des systèmes informatiques et téléphoniques.
  • Documentation des processus clés ainsi que des rôles et responsabilités de tous les employés.
  • Pour plus d’exemples, consultez le tableau des types de stratégies par conséquence (PDF 134 Ko).

Les assurances, une partie de la solution

Les assurances allégeront votre fardeau financier en ce qui a trait :

  • aux coûts de remplacement d’actifs et aux compensations pour la perte de revenus;
  • aux frais fixes;
  • aux frais supplémentaires.

Il est donc important de vérifier quel est le type de couverture dont votre entreprise bénéficie et de l’ajuster au besoin.

La mise en œuvre du plan de continuité des activités

Voici comment structurer la gestion d’un incident.

Lorsque vous apprenez qu’il y a un incendie dans le bâtiment qui abrite vos installations de production :

  • que faites-vous?
  • qui appelez-vous?

Pour bien répondre à un incident, vous devez nommer des responsables et des substituts qui dirigeront et soutiendront les activités :

  • d’intervention;
  • de communication;
  • de rétablissement.

Un porte-parole doit également être désigné, alors que d’autres personnes doivent veiller à faire le suivi de ce qui est véhiculé sur l’entreprise dans les médias sociaux et traditionnels. Ces personnes doivent être bien au fait de leurs responsabilités et avoir la formation et l’expérience nécessaires.

De plus, il est recommandé de prédéterminer les points de rassemblement, le lieu de coordination et le pont téléphonique à utiliser pour faciliter la coordination de la cellule de gestion d’incident (PDF 173 Ko).

Le processus d’alerte et de mobilisation doit être clarifié pour ne pas retarder l’action lors d’un incident. Un schéma d’alerte et des critères (PDF 309 Ko) guideront le témoin de l’incident ou le premier gestionnaire dans la mobilisation requise selon l’étendue de l’incident et la capacité de réponse de l’entreprise.

Si vous avez déjà des plans de réponse en place, tels que des plans d’évacuation, de mesures d’urgence, de gestion d’incident informatique ou de rappel de produit, vous devez vous assurer que le lien s’effectuera lorsque nécessaire avec le plan de continuité des activités pour que celui-ci soit mis en branle. Ce dernier regroupe et organise les informations recueillies dans les outils précédents.

Vous devez donc vous familiariser avec son contenu de même que vous assurer qu’il est mis à jour au moins annuellement et que vous y aurez accès lorsqu’un incident surviendra.

La validation du plan de continuité des activités

Vous devez exercer votre plan pour en évaluer l’exactitude, la pertinence et l’efficacité. Cela vous permettra aussi de déceler les points à améliorer.

Il est nécessaire que tous les intervenants s’exercent si vous souhaitez qu’ils aient recours au plan de continuité des activités lors d’un incident.

Une façon très simple de s’exercer consiste à organiser une rencontre de discussion. En utilisant l’exemple d’une situation récente qui s’est produite dans une entreprise semblable à la vôtre ou dans votre région, les participants parcourront le plan (rôles, procédures, stratégies, ressources et coordonnées) et pourront ainsi mieux comprendre les attentes tout en ciblant les aspects à améliorer.

Vous trouverez dans les outils fournis du contenu sur les types de formations (PDF 148 Ko) et les types d’exercices (PDF 154 Ko) pouvant être réalisés ainsi qu’un exemple de programme de mise à jour (PDF 121 Ko) des différentes composantes.

La capacité d’une entreprise à maintenir ses activités ne peut être démontrée tant que son plan de continuité des activités n’a pas été exercé.

Dernière mise à jour : 11 octobre 2019

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