Fonds de développement en tourisme d'affaire

Le Fonds de développement en tourisme d’affaires (FDTA) reflète la volonté du ministère du Tourisme de soutenir la relance du tourisme d’affaires au Québec, un secteur particulièrement touché par la pandémie de COVID-19.

L’organisation d’événements d’affaires représente des défis importants sur le plan budgétaire, notamment en raison des coûts additionnels engendrés par les restrictions sanitaires et l’avènement d’un programme virtuel comme solution de rechange.

Il est donc nécessaire d’offrir un appui aux organisations qui souhaitent tenir de tels événements afin qu’elles puissent proposer une offre adaptée au contexte et ainsi favoriser une relance forte.

Le Ministère a confié la gestion du FDTA à Tourisme Laval.

Le FDTA vise à relancer le tourisme d’affaires au Québec en soutenant financièrement la tenue d’événements. Plus précisément, les objectifs suivants sont poursuivis : 

• Stimuler, à court terme, la demande pour des événements d’affaires au Québec dans le respect des normes sanitaires.
• Générer des retombées touristiques dans les régions du Québec.
• Renforcer la vitalité économique et sociale des communautés et des régions par le maintien en activité d’une chaîne de fournisseurs prenant part à l’organisation et à la tenue d’événements d’affaires.
• Soutenir des organisations québécoises pour lesquelles la tenue d’événements d’affaires est importante pour le financement de leurs activités.
• Pallier l’augmentation des coûts engendrée par la pandémie de COVID-19.
• Appuyer les organisateurs d’événements d’affaires quant à l’adaptation de leur expérience dans le contexte de la pandémie mondiale.
• Favoriser l’adoption de bonnes pratiques en matière de développement durable et de responsabilité sociale au sein des entreprises du secteur du tourisme d’affaires.

Le tourisme d’affaires concerne les déplacements pour des motifs professionnels. Parmi les divers motifs de déplacement possibles, certains ont pour objectif la tenue d’une rencontre, que ce soit en vue d’un congrès, d’une réunion, d’une exposition commerciale ou d’un voyage de motivation.

Congrès : Un congrès est un rassemblement – qui réunit souvent un grand nombre de participants, dont une proportion importante vient de l’extérieur du Québec – dans le but d’échanger sur un thème prédéfini et commun. La plupart du temps, une exposition est présentée au moment de cette rencontre.

Réunion d’entreprise : Les réunions d’entreprises ont pour but de rassembler des participants afin de discuter de sujets particuliers. Il peut s’agir, par exemple, de rencontres d’information, de formation ou de renforcement d’équipe, ou encore de rencontres avec des clients.

Exposition commerciale : Ce type d’exposition vise à mettre en relation des acheteurs et des vendeurs de produits ou services dans un secteur d’activité donné. Le lieu choisi permet de maximiser le nombre d’acheteurs et de vendeurs.

Voyage de motivation : Le voyage de motivation est un voyage qu’offre une entreprise à ses employés et à ses partenaires pour témoigner de sa satisfaction à leur égard. Il s’agit d’un produit « hybride », soit un voyage d’agrément payé par l’employeur, mais dont les activités sont conçues sur mesure pour des groupes cibles.

Les voyages de motivation ne sont pas admissibles à une demande d’aide financière.

Les clientèles admissibles sont les suivantes :

• organismes à but lucratif (OBL) légalement constitués au Québec;
• organismes à but non lucratif (OBNL) légalement constitués au Québec;
• coopératives légalement constituées au Québec; 
• communautés, organismes et nations autochtones reconnus par l’Assemblée nationale.

L’admissibilité en soi n’accorde aucune garantie de financement ni obligation de la part de Tourisme Laval.

Vous ne pouvez déposer qu’une seule demande par période d’appel de projets.

Les congrès, les expositions commerciales et les réunions d’entreprise sont admissibles.

L’événement doit :

• se tenir au Québec;
• représenter un coût total d’au moins 50 000 $;
• générer un minimum de 40 nuitées dans des établissements d’hébergement commercial du Québec;
• se dérouler avant le 31 mars 2023;
• ne pas avoir eu lieu et ne pas avoir été confirmé au moment du dépôt de la demande d’aide financière.

• Les dépenses admissibles à l’aide financière sont :  
• les honoraires professionnels liés à l’organisation de l’événement;
• les frais de location liés à l’événement;
• les services alimentaires;
• les coûts en lien avec les mesures sanitaires mises en place pour l’événement :
  • sanitaires : équipements, fournitures, coûts engendrés par les normes sanitaires et la distanciation,
  • technologiques (acquisition ou frais de licence) permettant la tenue d’événements hybrides : solutions de réseautage, de webdiffusion (diffusion en continu), d’appariement (intelligence artificielle), de génération de clients éventuels, de billetterie, d’inscription, de gestion des laissez-passer, coût d’achat de la bande passante,
  • main-d’œuvre (coûts engendrés par les normes sanitaires et la distanciation) : formation sur les nouvelles technologies, acquisition de nouvelles compétences;
• les coûts liés à l’adoption de bonnes pratiques en matière de développement durable et de responsabilité sociale;
• les frais d’hébergement pour les employés, les bénévoles et les organisateurs de l’événement;
• la partie non remboursable des taxes afférentes aux coûts admissibles.

Les dépenses non admissibles à l’aide financière sont les suivantes :

• les coûts relatifs au programme;
• les cachets;
• les paiements de droits (exemple : droits d’auteur);
• les frais de promotion, de publicité et de marketing;
• les salaires, les frais d’exploitation et les frais de gestion d’entreprise;
• les coûts liés au fonds de roulement, au service de la dette, aux pertes d’exploitation, aux pertes en capital et au rachat de capital;
• les coûts liés à la mise aux normes (autres que les normes relatives aux plans sanitaires proposés par le gouvernement du Québec ou un partenaire de ce dernier), au maintien d’actifs et à la conformité des règlements;
• les dons et les contributions en nature ou sous forme de services; 
• l’achat d’automobiles ou de matériel roulant motorisé; 
• les coûts liés à une commission de vente sur les plateformes de vente ou de réservation en ligne;
• le développement de jeux vidéo ou d’infrastructures technologiques;
• la mise en place de salle de serveurs;
• les frais de déplacement et de transport;
• les dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition d’équipements;
• les dépassements de coûts;
• Les coûts de programmation (incluant les honoraires des conférenciers);
• Les frais d’hébergement des participants;
• les frais juridiques.

En plus des critères d’admissibilité mentionnés précédemment, l’événement doit :

• faire l’objet d’un montage financier complet et réaliste;
• faire l’objet d’une demande complète et de qualité permettant son appréciation;
• respecter les exigences sanitaires;
• satisfaire à au moins un critère lié au tourisme durable et responsable.

Le comité directeur évaluera ensuite les demandes en fonction des critères présentés dans le tableau suivant. Ces critères et les questions qui y sont associées visent à satisfaire aux objectifs du programme tout en tenant compte de la capacité des entreprises à y répondre.

Si le demandeur obtient au moins 50 points à la suite de l’analyse des critères d’appréciation, il pourra obtenir une aide financière pouvant atteindre 50 % des dépenses admissibles, jusqu’à concurrence de 25 000 $.

Type d’aide financière

L’aide accordée dans le cadre du Fonds de développement en tourisme d’affaires est une contribution non remboursable (subvention).  

Conditions minimales de recevabilité

L’événement doit respecter les critères d’admissibilité associés aux demandeurs et aux événements décrits plus haut.

La mise de fonds du demandeur doit représenter au moins 20 % du coût total de l’événement.

Le cumul d’aide financière gouvernemental ne doit pas dépasser le seuil de 80 % du coût total de l’événement.

L’événement doit générer des retombées en territoire québécois.

L’événement doit être conforme aux lois et règlements en vigueur au Québec.

Mise de fonds

La mise de fonds du demandeur et de ses partenaires doit représenter au minimum 20 % du coût total du projet. 

La mise de fonds – notamment les sommes déboursées par les partenaires du demandeur (milieu, commandites privées), le cas échéant – ne peut pas provenir :

• de sources considérées au cumul des aides gouvernementales détaillées ci-après;
• d’un transfert d’actifs;
• d’une contribution sous forme de biens ou de services.

Cumul d’aides gouvernementales et du FDTA

Le cumul de l’aide financière octroyée au demandeur par l’ensemble des ministères et des organismes du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral ainsi que par les entités municipales et le FDTA ne peut excéder 80 % du coût total de l’événement. Aux fins du calcul du cumul des aides gouvernementales, les aides remboursables, y compris une participation sous forme de capital-actions, sont comptabilisées à 50 % de leur valeur.

Taux d’aide et aide maximale

Le taux maximal de l’aide financière accordée pour un événement est de 50 % des coûts admissibles.

L’aide maximale octroyée pour un événement est de 25 000 $. 

Le soutien peut varier en fonction des ressources financières du programme ainsi que du nombre de demandes admissibles soumises.

Modalités de versement de l’aide financière

L’aide financière sera versée après l’événement en un seul versement, suivant la réception, l’analyse et la validation des documents de reddition de comptes par Tourisme Laval.

Si l’événement présente des coûts admissibles réels qui n’atteignent pas 80 % des coûts prévus dans la demande, l’aide financière octroyée serait ajustée à la baisse en appliquant le taux d’aide annoncé sur les coûts réels admissibles. Une grâce de 20 % serait alors considérée dans le calcul du nouveau budget admissible.

L’aide est versée dans le respect du seuil du cumul d’aide gouvernementale et des règles d’attribution.

Pour soumettre une demande d’aide financière dans le cadre de ce programme, vous devez remplir le formulaire Formulaire_demande_FDTA , disponible auprès de Tourisme Laval. Vous pouvez également vous référer au document Guide du demandeur . Votre demande d’aide financière doit comprendre les documents suivants :

• le formulaire de demande d’aide dûment rempli et signé;
• une annexe du budget détaillant les coûts et le financement complet. L’utilisation du modèle budgétaire est suggérée (2e onglet du formulaire de demande – FDTA);
• les soumissions relatives à la tenue de l’événement, ou minimalement la soumission relative au lieu de la tenue de l’événement;
• les demandes déposées auprès des autres ordres de gouvernement ou la confirmation de leurs engagements, s’il y a lieu;
• la liste des autorisations, attestations, certificats ou permis requis par la loi, un règlement ou autre, s’il y a lieu.

Veuillez envoyer votre formulaire dûment rempli à fdta@tourismelaval.com dans son format Excel d’origine (vous ne devez pas le convertir au format PDF ni à un autre format).

Période de dépôt d’une demande

Les demandes peuvent être déposées à Tourisme Laval dans le cadre de l'appel de projets qui se tiendra du 9 mars au 8 avril 2022 à 17 h.

En fonction des fonds disponibles, un autre appel de projets pourrait être annoncé en 2022.

Les dossiers incomplets ne seront pas traités. Ils pourront faire l’objet d’une nouvelle demande à la période suivante, s’il y a lieu.

Traitement des demandes

Étapes de l’analyse des demandes :

• préanalyse des demandes par Tourisme Laval;
• analyse du comité directeur et recommandations fournies au ministère du Tourisme;
• approbation par la ministre du Tourisme des événements recommandés;
• transmission d’une lettre d’annonce et signature d’une convention d’aide financière pour les événements retenus.

Un modèle de convention d’aide peut être transmis sur demande pour consultation.

Reddition et versement de l’aide

Au plus tard 60 jours après la tenue de l’événement, l’entreprise doit transmettre un bilan de l’événement ainsi qu’une reddition budgétaire.

Ce bilan devra présenter :

• un rapport présentant les activités de l’événement, y compris les actions réalisées par le demandeur pour s’adapter aux exigences sanitaires et instaurer des pratiques durables et responsables (par exemple, bilan des gaz à effet de serre, bilan de l’empreinte carbone, évaluation des pratiques durables de l’événement) ainsi que les composantes innovantes, s’il y a lieu;
• un bilan du nombre de participants, sur place et virtuellement, du nombre total de nuitées générées et du nombre de fournisseurs concernés;
• un état des revenus et des dépenses de l’événement signé par deux administrateurs et présenté dans le même format que le budget approuvé aux fins de l’aide financière;
• les preuves des dépenses et des paiements pour les types de coûts suivants :
  • frais de location liés au lieu de la tenue de l’événement,
  • frais de services alimentaires,
  • honoraires.

Des pièces justificatives et des preuves de paiement d’autres coûts pourraient être exigées sur demande.

Une fois les documents reçus et validés, Tourisme Laval procédera au versement de l’aide financière selon les modalités prévues.

À des fins d’information et de référence, le demandeur peut consulter le Plan d’action pour un tourisme responsable et durable 2020-2025 du ministère du Tourisme, qui repose sur cinq axes : 

• Soutenir la transition vers une économie circulaire.
• Favoriser les moyens de transport durables.
• Développer le tourisme de nature et d’aventure dans une approche d’écotourisme.
• Promouvoir un tourisme bénéfique pour les individus et respectueux des communautés.
• Accompagner les entreprises dans l’adaptation et l’innovation à l’égard des changements climatiques.