Guide de la charte budgétaire

Pour 2022-2023, la charte budgétaire a été reproduite intégralement dans le nouveau formulaire de demande d’aide financière. Dans ce contexte, il n’est plus obligatoire de joindre le fichier Excel à votre demande. Toutefois, celui-ci est toujours disponible pour vous aider à préparer et à rassembler les informations demandées.

Les données inscrites à la charte budgétaire vous permettront de remplir les sections Budget du formulaire électronique de demande d’aide financière.

Pour remplir la charte budgétaire, vous devez avoir en main vos plus récents états financiers. Afin d’être en mesure d’établir un comparable pour l’ensemble des festivals et des événements québécois, nous vous demandons de regrouper certains des postes budgétaires de vos états financiers dans des catégories préétablies.

Il est essentiel que les totaux des revenus et des dépenses de vos états financiers concordent avec les données saisies dans le formulaire (sections Budget – Revenus et Budget – Dépenses).

Subventions du gouvernement provincial

• Cette section doit faire état de la nature des revenus (subvention ou commandite) et de la provenance de l’aide financière du gouvernement du Québec (par ministères, organismes, ministres et députés).
• Les subventions qui vous ont été octroyées par une délégation du Québec doivent être inscrites au poste du ministère des Relations internationales et de la Francophonie (MRIF).

Subventions du gouvernement fédéral

• Cette section doit faire état de la nature des revenus (subvention ou commandite) et de la provenance de l’aide financière du gouvernement fédéral (par ministères, organismes, ministres et députés).
• Les subventions qui vous ont été octroyées dans le cadre du programme Emploi d’été doivent être inscrites au poste de Service Canada.
• Les subventions accordées dans le cadre d’un programme administré par une Société d’aide au développement des collectivités (SADC), un Centre d’aide aux entreprises (CAE) ou Musicaction doivent être inscrites au poste « Autres – précisez ».

Subventions municipales et régionales

• Cette section doit faire état de la nature des revenus (subvention ou commandite) et de la provenance de l’aide financière des instances municipales et régionales (ex. : un office du tourisme, un organisme de développement économique (CLD, MRC, autre), une unité régionale de loisir et de sport (URLS)).
• Cette section exclut les discrétionnaires des députés ainsi que les directions régionales des ministères qui doivent être comptabilisés à la section 1 ou à la section 2. Toutefois, une aide discrétionnaire d’un élu municipal doit être inscrite au poste « Municipalité – précisez ».

Commandites de sociétés d’État

Vous devez présenter au poste Sociétés d’État les commandites monétaires qui vous ont été octroyées par Hydro-Québec, Loto-Québec, SAQ ou toutes autres sociétés d’État (ex. : SÉPAQ, Radio-Canada).

Commandites privées

• Les commandites du Secteur privé regroupent l’ensemble des contributions monétaires d'entreprises privées ou d’autres organismes que vous avez reçues.
• Il peut s’agir d’organismes à but lucratif (OBL) d’organismes à but non lucratif (OBNL), ou d’institutions financières (ex. : Desjardins).
• Cette section exclut les revenus publicitaires qui sont plutôt comptabilisés dans la section « Autres revenus ».

Commandites en biens et services

• Les commandites en biens et services représentent l’ensemble des échanges de matériel ou de services qui sont fournis gratuitement par un tiers. Ils doivent être comptabilisés aux états financiers lorsque leur juste valeur fait l'objet d'une estimation raisonnable, qu’ils sont utilisés dans le cadre du fonctionnement courant du festival ou de l'événement, et auraient dû autrement être achetés.
• Des synonymes sont parfois employés, tels apports de biens et services, contrats d'échange, échanges de biens et services.

Revenus des activités

Cette section fait état de l’ensemble des revenus générés par les activités du festival ou de l’événement (fréquentation, ventes, revenus financiers ou autres).

Recettes de fréquentation

Cette section doit faire état des revenus provenant des droits d’accès vendus à un visiteur, lui permettant de participer au festival ou à l’événement. Les recettes de fréquentation peuvent varier selon la nature d’un festival ou d’un événement. En voici quelques exemples :

• revenus de la billetterie, droits d’entrée, vente de passeports, vente de macarons;
• frais d’inscription ou de participation à un événement sportif,
• revenus de stationnement.

Ventes de produits

Cette section doit faire état des revenus provenant des produits vendus aux visiteurs. En voici quelques exemples :

• vente d'aliments;
• vente de boissons;
• vente d’articles promotionnels;
• navette ou autres services de transport.

Cette section exclut les revenus de locations de salle, de publicités ou les droits de diffusion qui doivent être comptabilisés à la section « Autres revenus ».

Autres revenus

Inscrivez tout autre revenu qui n'a pas été comptabilisé dans les postes budgétaires précédents. En voici quelques exemples :

• contributions volontaires;
• dons d'individus;
• activités-bénéfices, levées de fonds;
• billets de tirage, concours, etc.;
• produits de ventes publicitaires, droits de diffusion;
• locations de salles ou d’espace, kiosques ou d'équipements;
• contributions des fédérations;
• intérêts;
• gouvernements étrangers/consulats.

Revenus reliés aux activités alternatives

Inscrivez tous les revenus en lien avec les activités alternatives mises en place afin d’adapter l’événement au contexte et aux impacts de la pandémie.

Une attention particulière doit être portée à cette ligne qui se calcule automatiquement. Le total des produits de la charte budgétaire doit correspondre au total des produits, pour la tenue et l’organisation de votre événement, inscrit à l’état des résultats de vos états financiers. Dans le cas contraire, il importe de faire les correctifs nécessaires.

Frais d’administration

Cette section inclut les :

• salaires et les charges sociales, les avantages sociaux des employés pour la portion associée à ce poste budgétaire;
• honoraires professionnels, contrats de gestion, d’organisation ou de coordination de firme externe,
• frais d’études de provenance et d’achalandage, ou de retombées économiques;
• frais de fonctionnement, des fournitures de bureau, de téléphonie ou d’informatique, de loyer, taxes et permis et d’assurances;
• frais de déplacement et de représentation (administratifs);
• frais d’accueil et billetterie;
• frais liés aux bénévoles (ex. : recrutement, valorisation);
• frais financiers (ex. : intérêts sur emprunt, tenue de livres, créances douteuses);
• cotisations ou frais d’adhésion à une association.

Cette section exclut :

• l’amortissement, qui doit être présenté à  la section « Autres dépenses »;
• la portion des salaires octroyés aux autres postes budgétaires (promotion/marketing/ communication, frais de programmation, frais de gestion du site et des installations).

Frais des activités/de l’événement/des opérations

Programmation

Cette section inclut les :

• salaires et charges sociales, les avantages sociaux des employés pour la portion associée à ce poste budgétaire;
• frais de production artistique;
• coûts de transports, d’hébergement et de repas des artistes, des athlètes, des dignitaires;
• cachet des artistes et bourses;
• animation, annonceur et cérémonies;
• droits et permis;
• coûts de production télévisuelle et de webdiffusion.

Gestion du site et des installations

Cette section inclut les :

• salaires et charges sociales, avantages sociaux des employés pour la portion associée à ce poste budgétaire;
• améliorations du site (ex. : coûts d’aménagement temporaire, d’entretien, de réparation, de signalisation);
• services techniques (ex. : son, éclairage, services sanitaires, chronométrage, installations diverses);
• services de sécurité (ex. : personnel, accessoires), premier soin et personnel médical;
• location du site et d’équipements et achat et installation d’équipements.

Coûts des produits destinés à la revente

Cette section inclut les coûts des marchandises vendues (ex. : aliments, boissons, articles promotionnels, permis d’alcool, navette ou autres services de transport).

Frais de promotion/marketing/communication

• Cette section doit faire état de l’ensemble des dépenses liées à la promotion, au marketing, ainsi qu’aux actions de communication visant à faire connaître le festival ou l’événement.
• Elle inclut les salaires et charges sociales, les avantages sociaux des employés pour la portion associée à ce poste budgétaire.
• Elle inclut également les frais de déplacement et de représentation qui y sont associés.
• Les dépenses de promotion peuvent varier selon la nature du festival ou de l’événement. En voici quelques exemples :
  • dépenses liées aux campagnes publicitaires, aux placements médias (ex. : journaux, radio, guides touristiques, revues spécialisées, publicités sur le Web);
  • médias sociaux et site Internet;
  • coûts de relations publiques et de relations de presse;
  • participation à un salon, une bourse, une foire;
  • accueil de dignitaires (protocole);
  • frais de production et de distribution des outils promotionnels.
• Les dépenses liées à la promotion, au marketing et à la communication doivent être ventilées par marché dans une section ultérieure.

Autres dépenses

Cette section inclut les :

• amortissements,
• pertes en capital;
• dépenses liées aux activités-bénéfices (ex. : boissons alcoolisées, nourriture, permis d’alcool, frais liés à un tirage, aux prix de présence, frais de levée de fonds);
• dons.

Inscrivez également toute autre dépense qui n'a pas été comptabilisée dans les postes budgétaires précédents.

Dépenses reliées aux activités alternatives

Inscrivez toutes les dépenses en lien avec les activités alternatives mises en place afin d'adapter l'événement au contexte et aux impacts de la pandémie.

Une attention particulière doit être portée à cette ligne qui se calcule automatiquement. Le total des charges de la charte budgétaire doit correspondre au total des charges, pour la tenue et l’organisation de votre événement, inscrit à l’état des résultats de vos états financiers. Dans le cas contraire, il importe de faire les correctifs nécessaires.

Évolution de l’actif net

• L'évolution de l’actif net indique la mesure dans laquelle les activités du festival ou de l’événement ont contribué à un accroissement ou à une diminution de l’actif net.
• Cette information est généralement présentée dans le Bilan (ou à l’état de l’évolution de l’actif net ou encore à l’état de la situation).
• Vous devez inscrire le montant de l’actif net représentant le solde à la fin de votre année financière.

Transactions entre parties apparentées

Les transactions entre parties apparentées sont présentées dans les notes complémentaires des états financiers. Indiquez les montants totaux des produits et des charges des transactions entre parties apparentées.

« Des parties sont apparentées lorsque l'une des parties a la capacité d'exercer, directement ou indirectement, un contrôle, un contrôle conjoint ou une influence notable sur l'autre. Deux parties ou plus sont apparentées lorsqu'elles sont soumises à un contrôle commun, à un contrôle conjoint ou à une influence notable commune. Les membres de la direction et les proches parents comptent également au nombre des parties apparentées. » Tiré du Manuel de l’Institut canadien des comptables agréés.

« Une opération entre parties apparentés est un transfert de ressources économiques ou d’obligations entre des apparentés, ou la prestation de services par une partie à un apparenté, indépendamment du fait qu’une contrepartie soit donnée ou non. Les parties à l’opération sont apparentées avant que l’opération n’ait lieu. Lorsque la relation découle de l’opération, celle-ci n’est pas une opération entre apparentés. » Tiré du Manuel de l’Institut canadien des comptables agréés.

Investissements en immobilisations

Indiquez le montant total des investissements en immobilisations effectués au cours de l’année. Cette information est généralement présentée à l’état du flux de trésorerie (acquisition d’immobilisation corporelle).

« Les immobilisations corporelles représentent les actifs qui sont utilisés dans l’exploitation courante de l’entreprise et dont la durée de vie utile excède un an. » Tiré du Manuel d’analyse financière et de gestion du fonds de roulement, 2e édition, Denis Morissette, Les Éditions SMG.

« Parmi ces actifs on retrouve notamment les terrains et les bâtiments, les équipements, le matériel roulant, le mobilier, le matériel informatique, les outils utilisés pour l’entretien et la réparation des immobilisations. » Tiré du Manuel d’analyse financière et de gestion du fonds de roulement, 2e édition, Denis Morissette, Les Éditions SMG.

Répartition des dépenses par marchés de promotion, de marketing et de communication

La répartition par marchés des dépenses de promotion, de marketing et de communication est exigée dans le formulaire électronique de demande d'aide financière. Il s’agit, à partir du total des dépenses calculé à la section « promotion, marketing et communication », de fournir une répartition selon les marchés demandés. Certaines de ces dépenses seront réparties plus facilement à un marché que d’autres (ex. : une participation à un salon en Ontario pour promouvoir l’événement serait inscrite dans la section « Autres provinces »). Cependant, la répartition de certaines dépenses, comme celles concernant le site Internet, devra être répartie au prorata de la provenance des visiteurs qui consultent le site.

• Le surplus ou le déficit correspond à la différence entre les produits et les charges, pour l’année financière. Surplus/Déficit = (Produits – Charges).
• Une attention particulière doit être portée à cette ligne qui se calcule automatiquement. Ce montant doit correspondre au surplus ou au déficit, pour la tenue et l’organisation de votre événement, inscrit à l’état des résultats de vos états financiers.