Préparer les pièces justificatives pour des bornes de recharge au travail

Pour faire une demande d’aide financière pour une borne de recharge au travail dans le cadre du programme Roulez vert, vous devez joindre différentes pièces justificatives.

Vous devez joindre toutes les factures correspondant aux dépenses admissibles de votre projet :

• La facture et la preuve de paiement des bornes de recharge admissibles achetées et installées.
• Le contrat de location à long terme des bornes de recharge louées ainsi que les factures et les preuves de paiement des premiers versements déjà effectués.
• La facture et la preuve de paiement des travaux d’installation des bornes et de l’infrastructure d’alimentation électrique (matériel et main-d'œuvre).
• La facture et la preuve de paiement des services de consultation pour la conception et la planification du projet.
• La facture et la preuve de paiement d’un appareil ou d’un logiciel pour la gestion de l’énergie consommée.
• La facture et la preuve de paiement des permis exigés pour la réalisation des travaux d’installation. 

Vous devez fournir des copies de vos factures et les preuves de paiement correspondantes.

Les preuves de paiement acceptées sont les suivantes :

• copie de chèque endossé par l’institution bancaire;
• relevé bancaire;
• relevé de carte de crédit;
• avis de dépôt électronique.

Vous devez joindre des photos des bornes de recharge installées. Les photos doivent permettre de voir :

• toutes les bornes pour lesquelles une aide financière est réclamée;
• votre établissement;
• l’emplacement réservé aux véhicules électriques et indiqué à cet effet.

Joignez également des photos de la nouvelle infrastructure électrique, s’il y a lieu (transformateur, panneau de distribution, etc.).

Pour recevoir le montant forfaitaire pour la location d’une borne, vous devez fournir une copie de votre bail de location.

Vous devez joindre une preuve de paiement (par exemple : copie de chèque endossé par l’institution bancaire, relevé de transaction bancaire) lors de la soumission de sa demande.

Le bail de location des bornes de recharge doit avoir débuté après le 18 avril 2019.

Certains renseignements doivent figurer sur les factures transmises.

Facture d’achat ou de location des bornes de recharge

La facture d'achat de vos bornes de recharge ou votre contrat de location doit contenir les renseignements suivants :

• le nom de votre organisation et l’adresse de votre établissement;
• la date de la transaction;
• le nom ou la raison sociale du fournisseur ainsi que ses coordonnées;
• la description détaillée des articles faisant l’objet de la transaction;
• le montant de chaque article faisant l’objet de la transaction ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables);
• dans le cas d’un contrat de location, les mensualités des paiements et le montant total déboursé au terme de la location.

Si vous avez effectué votre achat sur Internet, il est possible que ces renseignements soient répartis sur plusieurs documents : pensez à joindre à votre demande de remboursement tous les documents requis.

Facture des travaux d’installation des bornes

La facture des travaux d’installation effectués par un électricien doit contenir les renseignements suivants :

• le nom de votre organisation;
• l’adresse du bâtiment où ont été réalisés les travaux;
• la date de l’installation;
• le nom de l’entrepreneur électricien;
• le numéro de licence RBQ de l’entrepreneur;
• le montant détaillé des travaux d’installation ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables).