Technicienne ou technicien en administration

La Délégation générale du Québec à Mexico a été inaugurée en 1980 et exerce son mandat sur tout le territoire du Mexique. Elle fait la promotion des intérêts du Québec auprès des institutions politiques mexicaines, de même que dans les secteurs de l’économie, de l’éducation, de la culture, de l’immigration et des autres secteurs qui relèvent de la compétence du Québec.

Contrat à durée indéterminée

Sous l’autorité et la supervision de l’attaché d’administration, la personne titulaire de ce poste sera responsable d'activités reliées aux différents domaines administratifs : ressources matérielles et immobilières, ressources informationnelles, sécurité des personnes et de l’information, ressources humaines et, dans une moindre mesure, ressources financières. Elle organisera l’accueil administratif des nouveaux arrivants (formulaires administratifs, équipements informatiques, sécurité). Elle sera en lien avec le personnel de la résidence officielle (gouvernante, gardiens). Enfin, elle remplacera l’attaché quand il est en congé.

La personne qui occupera ce poste aura les responsabilités suivantes :

• Coordonner, superviser et contrôler les fournisseurs d’entretien des bureaux et de la résidence officielle.
• Tenir un inventaire des équipements et fournitures et identifier les achats à effectuer en fonction des besoins.
• Assurer le suivi terrain des projets immobiliers planifiés par le Ministère (travaux, rénovations).
• En collaboration avec le service informatique du Ministère, assurer le rôle de répondant local en informatique pour le support aux usagers et pour l’achat, l’installation et la configuration d’équipements informatiques et de télécommunication.
• Effectuer les démarches protocolaires pour l’obtention des accréditations et des visas du personnel affecté et, le cas échéant, pour l’importation temporaire de leurs biens.
• Tenir à jour les banques de congés des employés locaux.
• Constituer les dossiers administratifs des stagiaires.
• Réviser et mettre à jour les procédures et les données liées à la sécurité (listes d’urgence, plans, accès) et faire le lien avec les intervenants (gardiens, centrale d’alarme).
• Gérer la petite caisse.
• Assurer le soutien logistique lors d’événements ponctuels (réceptions officielles, réunions) qui nécessitent une assistance technique (mobilier, sonorisation, visioconférence).
• Remplacer l’attaché lorsqu’il est en congé.

La personne candidate doit :

• être titulaire d’un diplôme d’études en administration;
• posséder au moins deux années d’expérience dans le domaine administratif;
• posséder une bonne maîtrise de MS 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook, Teams, Forms) et autres logiciels courants (Acrobat, Zoom, Doodle);
• avoir de l’expérience dans le domaine de la sécurité (un atout);
• avoir une expérience en environnement multiculturel (un atout).

La personne recherchée a les qualités suivantes :

• Grandes capacités de travail, d’organisation et de gestion du temps
• Sens des responsabilités et grande discrétion
• Bonnes capacités d’apprentissage et d’adaptation
• Rigueur
• Proactivité
• Esprit d’équipe

Très bonne connaissance des langues française et espagnole parlées et écrites.

Les conditions du poste sont les suivantes :

• Poste de classe 6, échelon 1, régi par la Directive concernant le régime d’emploi des personnes recrutées à l’extérieur du Québec pour exercer des fonctions au sein d’une représentation
• 37,5 heures par semaine
• Assurance santé frais majeurs et assurance vie
• Salaire annuel : 414 066 pesos $
• Date d’entrée en fonction : mai 2024

La personne retenue pourrait être appelée à travailler en dehors des heures habituelles de travail en fonction des activités de la représentation (célébrations de la fête nationale du Québec, missions ministérielles, activités liées à la Journée internationale de la Francophonie, etc.).

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences légales lui permettant de travailler au Mexique.

Si le poste vous intéresse et que vous répondez aux exigences décrites dans l’offre d’emploi, transmettez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation rédigés en français (formats Word ou PDF) à matthieu.blot@mri.gouv.qc.ca en inscrivant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Seuls les dossiers reçus avant le 30 avril 2024, à 23 h 59 (heure de la ville de Mexico) seront considérés.

Nous vous remercions de l’intérêt porté au réseau des représentations du Québec. Nous contacterons les personnes sélectionnées pour un entretien.