Faire une demande d’apostille

Vous devez parfois faire apposer un certificat pour officialiser un document à la demande d’un pays étranger. Ce certificat s’appelle l’apostille. Le Québec la délivre en français uniquement. Cette formalité certifie l’origine du document. Elle certifie aussi la signature ou le sceau de la personne ou de l’autorité qui a signé ou scellé l’acte public.

L’apostille ne certifie pas le contenu de l’acte public.

L’apostille peut être délivrée pour l’un des 125 pays de la Convention du 5 octobre 1961  supprimant l’exigence de la légalisation des documents étrangers. Elle sera délivrée également pour les autres pays; dans ce cas, il se peut qu’une légalisation supplémentaire soit requise par le pays de destination.

Vous pouvez faire apostiller des originaux ou des copies certifiées conformes par l’organisme ou la personne qui les a produits d’un :

• document qui émane d’un organisme public, par exemple un certificat de naissance, un diplôme d’études;
• document qui émane d’un tribunal, par exemple un jugement de la Cour Supérieure, un jugement de la Cour municipale;
• acte authentique, par exemple un acte notarié;
• document qui émane d’une personne ou d’un organisme qui a un établissement au Québec. faitDans ce cas, le document doit faire l’objet d’une déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire.

Vous devez vous assurer que l’acte notarié et la déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire sont accompagnés de l’authentification de signature délivrée par l’ordre professionnel. Pour l’obtenir, renseignez-vous auprès de la Chambre des notaires du Québec ou du Barreau du Québec.

Langue des documents

Si un document est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, il doit faire l’objet d’une déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire attestant que celui-ci en comprend le contenu ou accompagné également d’une traduction effectuée par une traductrice ou un traducteur membre de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (OTTIAQ).

Si un document est traduit dans une langue autre que le français ou l’anglais à la demande du pays de destination, selon les exigences du pays de destination, votre demande d’apostille peut porter sur le document seulement ou bien sur celui-ci et sa traduction.

Exemples :

• Le pays de destination demande la traduction de votre certificat de naissance, mais exige l’apostille uniquement sur le certificat de naissance et non sur la traduction. Votre demande d’apostille portera alors sur un seul document, le certificat de naissance.
• Le pays de destination exige que votre certificat de naissance et sa traduction soient apostillés. Votre demande d’apostille comprendra deux documents, le certificat de naissance et la traduction. La traduction doit faire l’objet d’une déclaration officielle par un notaire ou un avocat.

Vous devez vous procurer le document auprès de l’organisme qui a l’autorité pour le délivrer.

Exemples de documents pouvant être apostillés et les organismes qui les délivrent :

Directeur de l’état civil :

• Certificat de naissance;
• Certificat de mariage;
• Certificat de décès;
• Certificat de changement de nom d’une personne;
• Etc.

Vous devez fournir un ou des documents délivrés au cours des cinq dernières années.

Demander un certificat ou une copie d’acte en ligne 

Registraire des entreprises du Québec :

• Certificat de conformité;
• Certificat de changement de nom d’une entreprise;
• Certificat de fusion;
• Etc.

Demander une copie de document ou un certificat d’attestation au Registraire des entreprises 

Ministère de l’Éducation du Québec :

• Diplôme d’études secondaires;
• Diplôme d’études professionnelles;
• Etc.

Obtenir un relevé ou un diplôme 

Relevé de notes (primaire ou secondaire)

Vous devez vous adresser à l'école fréquentée.

Ministère de l’Enseignement supérieur :

• Diplôme d’études collégiales (DEC)

Obtenir une copie officielle de diplôme d’études collégiales 

Bulletin d’études collégiales

Vous devez vous adresser au collège fréquenté.

Diplôme ou attestation universitaires :

Vous devez vous adresser à l’université.

Chambre des notaires :

• Recherche testamentaire;
• Recherche de mandat de protection;
• Etc.

Acte notarié :

• Contrat de mariage;
• Testament;
• Contrat de vente;
• Hypothèque sur un immeuble;
• Donation;
• Etc.

Vous devez vous adresser au notaire ayant produit l’acte original. Vous devez également obtenir un certificat d’authenticité  qui est délivré par la Chambre des notaires.

Exemple : Vous devez faire apostiller votre contrat de mariage. Vous obtenez une copie certifiée conforme auprès du notaire qui a produit l’acte. Vous obtenez ensuite un certificat d’authenticité auprès de la Chambre des notaires pour certifier que le notaire fait bien partie de l’ordre et que c’est lui qui a signé l’acte notarié.

Barreau du Québec :

• Attestation d’études de l’École du Barreau;
• Recherche testamentaire;
• Recherche de mandat de protection;
• Etc.

Ministère de la Justice du Québec :

• Jugement de la Cour du Québec;
• Jugement de la Cour supérieure;
• Jugement de la Cour d’appel;
• Certificat de divorce;
• Etc.

Vous devez vous adresser au greffe du district  où le jugement a été rendu. Si votre pays de destination requiert le certificat de non-appel avec le jugement, ces deux documents seront attachés et feront l'objet d'une seule demande d'apostille.

Certificat du Registre des droits personnels et réels mobiliers.

Communiquer avec le Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) 

Document de police :

• Vérification policière à des fins civiles (anciennement certificat de bonne conduite)

Vous pouvez vous adresser au poste de police de la municipalité où réside la personne visée par la vérification. Vous pouvez vous adresser à une firme accréditée par la GRC si la municipalité n’offre pas ce service.

Vérification du casier et des antécédents judiciaires – Sûreté du Québec 

Vous devez vous adresser à Affaires mondiales Canada  si le document est délivré par la GRC.

Le document doit être accompagné d’une déclaration officielle d’un avocat ou d’un notaire s’il est délivré par une firme privée.

Autres documents :

Référez-vous au formulaire de demande d’apostille ou contactez le service à la clientèle  pour savoir si d’autres documents peuvent être apostillés.

Vous devez avoir en main les informations et documents suivants avant de faire votre demande :

• Le pays de destination;
• Vos coordonnées;
• Une carte de crédit pour le paiement en ligne, sinon un chèque ou un mandat-poste;
• Le ou les documents à faire apostiller
  • Vous devez vous assurer que la date de délivrance de votre document est conforme aux attentes du demandeur de l’apostille,
  • Vous devez privilégier les documents récents afin d’en faciliter leur validation.
  • Vous devez vérifier si la traduction doit faire l’objet d’une apostille ou non lorsque le pays de destination exige la traduction du document dans une langue autre que le français ou l’anglais.

Vous devrez payer des frais pour faire apostiller un document.

Vous pouvez faire une demande d’apostille en quelques étapes :

• Remplir un formulaire de demande;
• Choisir un mode de paiement (carte de crédit, mandat-poste ou chèque);
• Imprimer le formulaire de demande – Attention : il ne faut pas agrafer le formulaire de demande au document officiel;
• Choisir une enveloppe de grandeur suffisante pour éviter que vos documents soient endommagés lors de la manipulation de l’enveloppe;
• Transmettre par la poste le formulaire de demande et le ou les documents à apostiller à l’adresse suivante :

Accéder au formulaire

Vous devez payer des frais pour faire une demande d’apostille.

Des frais de 65 $ s’appliquent pour chaque document à apostiller. Vous pouvez payer par carte de crédit, mandat-poste ou chèque.

Par exemple :

• Votre demande contient un certificat de naissance à apostiller. Le coût sera de 65 $.
• Votre demande contient trois documents : votre certificat de naissance, le certificat de naissance de votre fils ainsi que son diplôme d’études collégiales. Le coût sera de 3 fois 65 $, pour un total de 195 $.

Vous recevrez votre document apostillé par courrier postal lorsque votre demande sera traitée et approuvée.

Le délai de traitement standard est de 10 jours ouvrables. Ce délai débute lorsque le ministère de la Justice reçoit votre demande à ses bureaux.

Votre demande d’apostille peut être refusée pour les raisons suivantes :

• La délivrance du document est trop ancienne pour permettre sa validation;
• Le document émane de l’extérieur du Québec;
• Le document est altéré ou modifié;
• Le document n’est pas un original ou une copie conforme.

Votre document apostillé vous sera retourné par la poste. Vous devez considérer les délais postaux pour l’envoi et la réception de votre demande.

Vous pouvez communiquer avec le service à la clientèle  pour toute question relative à la demande d’apostille.

Vous pouvez consulter le registre des apostilles  pour vérifier les apostilles délivrées à ce jour. Vous devez fournir la date de délivrance et le numéro de l’apostille recherchée.

Consulter la déclaration du Canada 

Consulter la Convention de La Haye 

Consulter la Loi sur l’apostille