Demander un regroupement d’informations au Registraire des entreprises

Toute personne intéressée peut demander un regroupement d’informations au Registraire des entreprises. Un regroupement d’informations est un ensemble de renseignements relatifs à une liste d’entreprises que vous aurez obtenue après avoir précisé certains critères de recherche.

La demande de regroupement est effectuée en ligne et comprend trois étapes :

• obtenir un code d’accès permettant d’accéder au regroupement d’informations;
• accéder à l’outil de recherche permettant de créer un regroupement d’informations;
• télécharger le regroupement d’informations obtenu.

Demander un regroupement d’information

Vous pouvez également télécharger le Guide de référence des données du regroupement d’informations – IN-535  pour mieux comprendre et interpréter les données.

Obtenir un code d’accès permettant d’accéder au regroupement d’informations

Pour obtenir un code d’accès ou accéder à l’outil de recherche, vous devez sélectionner l’option Produire une nouvelle demande dans le service en ligne.

L’activation de ce code entraîne des frais de base pour les 500 premiers dossiers qui seront déduits du coût total demandé pour la production du regroupement d’informations. Des frais de 0,20 $ s’ajoutent pour chaque dossier supplémentaire.

Les frais de base seront perçus pour chaque demande de regroupement d’informations, et ce, même si vous ne téléchargez pas les résultats. Ces frais ne sont donc pas remboursables.

Si vous avez précédemment sauvegardé une demande sans la transmettre, dans le but de la terminer plus tard, vous devez sélectionner l’option Continuer dans le service en ligne. Les données sont conservées pendant 90 jours.

Accéder à l’outil de recherche permettant de créer un regroupement d’informations

Dans l’outil de recherche, effectuez les actions suivantes :

• Précisez les critères fixes (type d’entreprise et d’activités économiques). Une fois déterminés, ces critères ne pourront pas être modifiés.
• Précisez les critères d’affinement afin de limiter le nombre de résultats (période, statut d’immatriculation, nombre de salariés et situation géographique des établissements et du siège). Une fois déterminés, ces critères peuvent être modifiés.
• Déterminez le format du regroupement d’informations souhaité (dossier complet de chaque entreprise ainsi que la liste contenant les coordonnées postales et le numéro d’entreprise du Québec [NEQ] des entreprises).
• Choisissez le type de support (par téléchargement numérique ou papier). Si vous choisissez le support papier, des frais supplémentaires de 30 $ s’appliqueront.
• Triez le regroupement d’informations selon certains critères (exemple : un tri principal ou un tri secondaire).

Lorsque vous aurez précisé tous les critères de recherche, vous pourrez vérifier le nombre de résultats et le coût de la transaction. À ce moment, vous pourrez affiner votre recherche pour limiter le nombre de résultats.

Après avoir transmis votre demande contenant les critères de sélection, un code de téléchargement vous sera attribué. Ce code sera activé seulement lorsque la demande aura été payée. Les frais associés à cette demande représentent les frais exigibles après déduction des frais de base. Notez que les frais de base ne vous seront pas remboursés même si vous ne transmettez pas la demande ou que vous ne la payez pas après l’avoir transmise.

Télécharger le regroupement d’informations obtenu

Avant de télécharger le regroupement d’informations, assurez-vous d’avoir l’espace mémoire nécessaire sur votre disque dur. La taille du fichier (nombre de kilo-octets) et la vitesse de transfert de votre connexion Internet déterminent le temps du téléchargement. Vous devrez attendre une nuit avant de pouvoir télécharger le regroupement d’informations pour que le système ait le temps d’effectuer les recherches et les validations nécessaires. Si vous activez votre numéro de téléchargement avant 17 h, vous devriez pouvoir télécharger votre regroupement d’informations dès 8 h le lendemain matin.

Vous pouvez en tout temps quitter le service pour compléter votre demande plus tard. Vos données seront conservées pendant 30 jours pour le téléchargement.

Interdiction de reproduire les informations

Le gouvernement du Québec est titulaire des droits d’auteur des informations qui sont transmises dans un regroupement d’informations . Il vous est donc interdit de reproduire ces informations sans préalablement avoir obtenu son autorisation expresse.

Les ministères, les organismes gouvernementaux et les établissements d’enseignement peuvent obtenir gratuitement des regroupements d’informations aux fins de recherche.

Effectuer un paiement

Le paiement de ces frais peut être effectué par carte de crédit à la toute fin de la demande, à l’étape Accusé de réception.

Si vous optez pour un autre mode de paiement, vous aurez besoin du logiciel Acrobat Reader pour pouvoir imprimer un bordereau de paiement. Vous devrez joindre ce bordereau à votre chèque ou à votre mandat-poste ou le présenter au moment de votre paiement en personne dans un bureau de Services Québec.

Notez que votre demande sera traitée seulement après la réception de votre paiement et que ce dernier doit parvenir au Registraire des entreprises dans les 10 jours ouvrables suivant la transmission de la demande.

Certaines informations pourraient ne pas être disponibles au moment où vous présenterez votre demande. Par exemple, certaines entreprises pourraient être en voie d’obtenir une immatriculation ou détenir une immatriculation partielle, ou encore certaines données pourraient être en cours de saisie. Prenez note que le registre des entreprises est mis à jour quotidiennement.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels stipule que les renseignements nominatifs sont confidentiels. On entend par renseignements nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier.

Les informations suivantes ne peuvent donc pas être extraites du registre et faire partie d’un regroupement d’informations :

• nom de l’assujetti (dans le cas d’une entreprise individuelle);
• adresse du domicile élu;
• noms et adresses des personnes liées à l’assujetti : actionnaires, administrateurs, principaux dirigeants, fondés de pouvoir, administrateurs du bien d’autrui, associés, commandités et commanditaires;
• numéros de téléphone et de télécopieur et adresses courriel. Ces derniers ne sont d’ailleurs jamais disponibles au registre des entreprises.

Par ailleurs, le service de demande de regroupement d’informations ne permet pas d’obtenir des données statistiques sur les entreprises.