Le sujet de la pénurie de main-d’œuvre est toujours d’actualité. Les experts s’entendent pour dire que nous vivrons cette situation encore plusieurs années. En avril 2021, le Conseil du patronat du Québec dressait un portrait préoccupant à la suite d’une étude réalisée auprès d’entreprises québécoises de différentes tailles Lire le contenu de la note numéro 1 . Selon les résultats, près de 50 % d’entre elles ont refusé des contrats par manque de main-d’œuvre. Le secteur de l’agroalimentaire ne fait pas exception.
Selon une étude réalisée pour Glassdoor, un accueil et une intégration efficaces augmentent à 58 % la probabilité que les nouveaux employés demeurent dans l’organisation au-delà de trois ans. Le processus peut se diviser en quatre grandes étapes : la préparation à l’accueil, l’accueil, l’intégration à la tâche ainsi que le suivi et l’évaluation. Voici quelques idées intéressantes à mettre en place pour organiser le tout.
La préparation à l’accueil
Votre aspirant employé accepte votre offre? Bravo, mais tout n’est pas gagné. Votre candidat pourrait ne pas se présenter à la première journée de travail ou son ancien employeur pourrait essayer de le retenir. Il pourrait également avoir postulé à plus d’un endroit et vous serez alors en concurrence avec d’autres offres alléchantes. Pour assurer l’engagement avant l’arrivée en poste, gardez le contact avec votre nouvel employé jusqu’à son entrée en fonction. Par exemple, si un évènement est prévu dans votre organisation, invitez-le pour qu’il se familiarise avec sa nouvelle équipe. Il sentira qu’il est attendu au sein de votre organisation et développera un sentiment d’engagement et d’appartenance.
En parallèle, planifiez son arrivée :
- Annoncez à votre équipe son arrivée et expliquez ses principaux mandats.
- Préparez son bureau, son poste de travail ou son casier pour ses effets personnels.
- Demandez les accès, les codes et les logiciels nécessaires à son travail.
- Préparez le dossier administratif pour la rémunération.
- Identifiez une personne-ressource qui agira comme mentor lors de l’entrainement à la tâche.
- Planifiez une activité d’accueil lors de sa première journée pour briser la glace. Ce peut être, par exemple, un diner collectif ou une banderole de bienvenue accrochée dans son bureau ou dans la salle de pause.
- Informez-le de la date, de l’heure et du lieu de rencontre pour sa première journée.
L’accueil
Nous y sommes, l’employé arrive au moment prévu. Idéalement, son gestionnaire ou une personne du service des ressources humaines est là pour l’accueillir. Présentez-lui la planification de son intégration et expliquez-lui les règles administratives, les directives et l’accompagnement auquel il aura droit.
Les premières journées à un nouvel emploi sont souvent bien chargées de diverses informations à retenir. Prenez garde au « bourrage de crâne ». Afin d’éviter cela, prévoyez de lui fournir des feuilles et un crayon pour la prise de notes et remettez-lui le guide du nouvel employé avec les informations importantes et les procédures à suivre.
De plus, une visite des lieux et la présentation des membres de l’équipe demeurent une priorité lors de cette première journée. Finalement, soulignez l’arrivée de l’employé avec l’activité que vous avez prévue. Mais surtout, n’oubliez pas que vous êtes encore en « opération séduction ».
L’intégration à la tâche
Selon la complexité du poste occupé et l’expérience du travailleur, cette période peut être plus ou moins longue. Organisez une rencontre avec la personne-ressource désignée comme mentor. Pendant cette rencontre, prévoyez un temps pour revoir les tâches, les responsabilités et les mandats de l’employé, mais aussi pour faire part de vos attentes en lien avec son travail. De son côté, l’employé s’exprimera sur ses besoins d’accompagnement et de formation. Le mentor et le mentoré établiront leur mode de fonctionnement et les suivis à venir. Un des volets importants de cette étape est de bâtir une communication bidirectionnelle efficace afin que l’employé se sente suffisamment en confiance pour poser des questions.
Cette étape permet aussi de créer des liens avec les autres collègues de l’organisation, en plus de préparer la suite. Présentez-le auprès des fournisseurs, des conseillers et des intervenants qui gravitent autour de votre entreprise.
Le suivi et l’évaluation
Le plan d’intégration devrait prévoir des rencontres de suivi régulièrement dans les premières semaines. Elles permettent entre autres de faire le point sur la maitrise des dossiers, le besoin d’information supplémentaire et la lourdeur de la charge de travail. C’est le moment de prendre des nouvelles de l’employé, de le rassurer sur son cheminement, de reconnaitre son travail et d’adapter au besoin la charge de travail. C’est également l’occasion d’évaluer votre plan d’accueil et d’intégration pour le bonifier à la suite des commentaires reçus. Un employé qui ne reçoit pas de rétroaction pourrait penser qu’il est incompétent.
La réussite de l’accueil et de l’intégration est une responsabilité conjointe entre le supérieur immédiat, le service des ressources humaines et les collègues déjà à l’emploi. Une intégration réussie est le premier pas vers une relation forte et durable.
Vous manquez d’idées ou vous ne savez pas par où commencer? Plusieurs sites Internet suggèrent des procédures intéressantes. Vous trouverez notamment sur Québec.ca un exemple de marche à suivre pour l’accueil et l’intégration des nouveaux employés ainsi que des sites de référence en gestion des ressources humaines.
Sources
Lafrenière, Daniel. « L’importance du processus d’accueil et d’intégration », Les Affaires. [www.lesaffaires.com/sans-section/limportance-du-processus-daccueil-et-dintegration-2/].
Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale. Accueil et l’intégration des nouveaux employés.
Guilbert, Tom. Saviez-vous que les premières semaines au travail d’un nouvel employé auront un impact direct sur son niveau de rétention?, L’Union des producteurs agricoles.
Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail. Démarche d’intégration de vos travailleuses et travailleurs.