Obtenir un permis pour opérer un collège privé

Pour offrir les services de l’enseignement collégial dans un établissement d’enseignement privé, vous devez déposer une demande de délivrance de permis.

Si la demande est autorisée, vous recevrez un permis vous autorisant à offrir des services éducatifs conduisant à un diplôme d’études collégiales (DEC) ou à une attestation d’études collégiales (AEC).

Vous devez présenter votre demande par l’intermédiaire du système ETAPE , au plus tard le 1^er septembre précédant l’année scolaire prévue pour l’ouverture de l’établissement.

Tous les formulaires et les documents doivent être rédigés en français.
Pour obtenir un permis, vous devez :

1. Déterminer le niveau des services éducatifs (formation collégiale ou formation professionnelle). S’il s’agit d’une formation collégiale, consultez la page Web « Choisir un programme d’études » ou le site Web InforouteFPT . S’il s’agit d’une formation professionnelle, consultez la page Web concernant les écoles privées  pour faire une demande.
2. Remplir le formulaire de demande d’accès au système ETAPE (PDF 798 Ko) et le retourner, accompagné de la résolution du conseil d’administration, en faisant une demande au guichet des affaires collégiales .
3. Des capsules vidéo de formation sur le fonctionnement du système ETAPE  sont disponibles. Les capsules 1, 2, 5 et 6 concernent le secteur collégial.
4. Remplir toutes les sections du formulaire ETAPE  et y joindre tous les documents demandés. 
5. Démontrer que l’établissement dispose des ressources humaines, matérielles et financières suffisantes pour offrir les services éducatifs visés par la demande. Voyez quels sont les documents à transmettre. 
6. Payer les frais exigés en cas de réponse favorable à la délivrance du permis. Ces frais seront demandés à la fin du traitement du dossier lorsque la demande aura été autorisée par le gouvernement. Le montant est déterminé à l’article 7 du Règlement d’application de la Loi sur l’enseignement privé . 

Ressources humaines 

Pour la démonstration des ressources humaines requises et adéquates, transmettez :

• l’organigramme de l’établissement et de chaque installation (s’il y a lieu) comprenant les noms et les titres du personnel de direction et professionnel;
• les curriculums vitae du personnel de direction pressenti;
• la liste des enseignants pressentis, par installation (s’il y a lieu), pour chacun des programmes demandés ainsi que tous leurs curriculums vitae.

Il est important de prévoir la présence de personnes qui assumeraient les fonctions attendues au sein d’un établissement d’enseignement collégial, notamment celles de directeur général ou directrice générale, de directeur ou directrice des études, de l’organisation scolaire et registrariat, du soutien et développement des programmes, de la gestion des stages, des affaires étudiantes et communautaires, des ressources humaines, des services administratifs pour les ressources financières, les ressources matérielles et les technologies de l’information.

Assurez-vous également que le personnel de direction et le personnel enseignant possèdent de l’expérience dans le milieu collégial québécois.

Rédigez de façon détaillée les rôles, les responsabilités et les tâches de chacun des membres du personnel.

Ressources matérielles

Pour la démonstration des ressources matérielles requises et adéquates, transmettez :

• le certificat d’occupation ou un document officiel délivré par la municipalité;
• le certificat de sécurité incendie;
• le plan sommaire ou croquis pour chaque installation (s’il y a lieu) qui identifie chacun des locaux, leurs dimensions, leur superficie et le nombre de places assises. Le tout doit être conforme au Code national du bâtiment (Division B, partie 3 - Protection contre l’incendie, sécurité des occupants et accessibilité, 3.1.17);
• la liste et la description des équipements pour chaque programme d’études demandé;
• les lettres d’entente ou d’intention des entreprises qui accueilleront des élèves en stage, pour chaque programme demandé (s’il y a lieu).

S’il s’agit d’une location, il faudra également fournir le bail valide pour une durée minimale de trois ans ou un projet de bail ou une entente de bail valide jusqu’au 30 juin de l’année en cours et qui indique que la durée du bail serait d’au moins trois ans.

S’il s’agit d’une construction à venir ou de la rénovation d’un bâtiment, il faudra également joindre le calendrier de réalisation du projet, l’acte de propriété ou le document attestant l’option d’achat du terrain où sera érigé le bâtiment, l’estimation du coût des travaux effectués par l’entreprise de construction retenue ou par un architecte ainsi que la mise de fonds ou l’offre de financement d’une institution financière pour la réalisation du projet.

S’il s’agit d’une nouvelle acquisition, il faudra également joindre le contrat d’achat ou l’offre d’achat.

Ressources financières 

Pour la démonstration des ressources financières suffisantes, transmettez :

• Si le demandeur est déjà en activité, c’est-à-dire s’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis au moins un an :  les états financiers audités de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit. Ces états financiers doivent être à jour et correspondre à la date de fin de la dernière année financière de l’entreprise. Le rapport de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.
• Si le demandeur n’est pas déjà en activité, c’est-à-dire s’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis moins d’un an : un bilan financier d’ouverture audité ou des états financiers intermédiaires audités de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit. Le rapport de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.
• Si le demandeur est déjà en activité ailleurs au Canada ou ailleurs dans le monde et qu’il est immatriculé au Registraire des entreprises du Québec depuis moins d’un an : un bilan financier d’ouverture audité ou des états financiers intermédiaires audités de l’entreprise avec ses notes complémentaires, conformément aux Normes canadiennes d’audit. Les ressources financières mises à la disposition de la division présente au Québec doivent être détaillées. Le rapport de l’auditeur indépendant doit obligatoirement être signé par l’auditrice ou l’auditeur, qui doit être autorisé à pratiquer au Canada. Tous ces documents doivent être en français.

Concernant l’annexe 6, « Prévisions budgétaires », de la demande ETAPE, le demandeur doit suivre les indications relatives aux prévisions budgétaires (PDF 255 Ko).

Concernant le tableau de ventilation des revenus de droits de scolarité à joindre à la section 10.1.4, « Autres renseignements à la formation professionnelle et au collégial », de la demande ETAPE, le demandeur doit utiliser le gabarit de tableau de ventilation des revenus de droits de scolarité (XLSX 404 Ko). Dans le cas d’une demande avec agrément aux fins de subventions, le demandeur doit utiliser ce tableau de ventilation des revenus de droits de scolarité (XLSX 406 Ko).

Si le demandeur dispose d’une facilité de crédit (marge de crédit, prêt, etc.), il doit transmettre le contrat de crédit établi à son nom, signé par les différentes parties, qui indique notamment le montant autorisé, le taux d’intérêt, les dates et les modalités de renouvellement ou de remboursement ainsi que les conditions. Le document doit être joint à la section 10.1.3, « Autres documents », de la demande ETAPE.

Autres documents 

Joignez également à votre demande les documents suivants :

• la résolution du conseil d’administration qui précise l’identité de la personne mandatée, l’autorisation du dépôt de la demande ou la nature de la demande;
• la déclaration d’immatriculation ou l’attestation d’immatriculation au Registre des entreprises du Québec;
• le formulaire Demande de codification d’un programme conduisant à l’attestation d’études collégiales (AEC), pour chaque programme d’études demandé, si la demande concerne l’offre de ce type de programme d’études. Le formulaire est disponible en faisant une demande au guichet des affaires collégiales ;
• le cahier de programme d’études conduisant à l’AEC pour chacun des programmes demandés;
• le modèle du contrat de services éducatifs;
• une lettre d’intention d’une compagnie d’assurance attestant la délivrance d’un cautionnement conditionnel à l’obtention du permis ou tout autre mode de cautionnement prévu aux exigences légales. Le montant et les modes de cautionnement sont déterminés à la section IV du Règlement d’application de la Loi sur l’enseignement privé .

Le ou les programmes d’études conduisant à une AEC demandés doivent être rédigés selon le modèle de l’approche par compétences en vigueur.

Pour rédiger le cahier de programme, consultez le Guide de conception et de production d’un programme d’études techniques .

Procurez-vous également les Balises de codification et de modification des programmes d’études conduisant à une attestation d’études collégiales (AEC) (PDF 639 Ko).

Le traitement de la demande s’échelonne généralement du 1^er septembre au 30 juin de l’année scolaire. Voici les grandes étapes du cheminement d’un dossier :

• analyse de la demande ETAPE;
• analyse du ou des cahiers de programme d’études;
• visite de l’établissement;
• dépôt du rapport d’analyse à la Commission consultative de l’enseignement privé (CCEP) ;
• réception de l’avis de la CCEP;
• rédaction d’une note ministérielle;
• réception de la décision des autorités ministérielles;
• transmission écrite de la décision ministérielle à l’établissement.

Pour pouvoir accueillir des étudiants étrangers pour une formation de plus de six mois, les établissements d’enseignement privés doivent détenir un numéro d’établissement d’enseignement désigné (EED).

Si vous obtenez votre permis, vous devrez doter votre établissement des documents suivants : 

• une politique conforme à la Loi visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel dans les établissements d’enseignement supérieur  ;
• une politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages (PIEA);
• une politique institutionnelle d’évaluation des programmes d’études (PIEP).

Chaque année, vous devrez transmettre : 

• des données, notamment sur les inscriptions et la réussite des étudiants;
• des redditions de comptes;
• ses états financiers audités.