Arpenteurs-géomètres

Dossier fermé le 30 juin 2022.

Permis/certificat de spécialiste visé : Permis régulier.

Problématique

• Délais encourus dans l’étude du dossier en reconnaissance d’équivalence de formation;
• Prise en compte de l’évaluation comparative des études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI)

Conclusion(s)

Conclusions sur le cas du plaignant

• Le plaignant a déposé sa demande d’admission à l’Ordre en avril 2021 et sa demande a été rejetée en août 2021 par l’Ordre qui s’est basé uniquement sur l’évaluation comparative du MIFI pour prendre cette décision;
• Selon le plaignant il y aurait eu une erreur au niveau de l’évaluation comparative de ses diplômes par le MIFI qui dit que ses études sont de niveau collégial, alors que le plaignant affirme que ses études sont de niveau universitaire;
• À la suite des explications du plaignant à propos de l’évaluation comparative du MIFI, l’Ordre a accepté d’étudier sa demande d’admission;
• Le plaignant a reçu la décision du comité des équivalences de l’Ordre de suspendre l’étude de sa demande d’admission pour insuffisance de documents soit 8 mois après avoir fait le dépôt de sa demande;
• Le plaignant ne détient pas la description des cours suivis lors de sa formation et a introduit une demande pour obtenir ce document auprès des établissements d’enseignement fréquentés. Il est en attente des documents;
• Le plaignant doit fournir à l’Ordre la liste de description de cours suivis dans les établissements d’enseignement fréquentés afin que l’Ordre puisse continuer l’étude de sa demande d’admission et conclure sur son admission.

Conclusions sur le fonctionnement général du processus

• L’Ordre a rejeté la demande d’admission du plaignant à l’étape de « préanalyse » des dossiers en se basant uniquement sur l’évaluation comparative du MIFI;
• L’évaluation comparative est un document exigé par l’Ordre, mais qui ne figure pas au Règlement parmi la liste des documents à fournir pour étude des demandes d’admission par équivalence. C’est un avis d’expert dans le but de faciliter l’insertion professionnelle, mais qui ne peut à lui seul déterminer le niveau d’étude du plaignant;
• L’Ordre, en mettant fin au processus de reconnaissance d’équivalence, en « préanalyse » et en se basant uniquement sur la désignation du diplôme du plaignant selon le repère scolaire québécois, n’a pas tenu compte de l’existence d’un autre mécanisme de reconnaissance qui est celui de l’équivalence de formation, avec ses propres facteurs à considérer;
• Le comité des équivalences de l’Ordre est le seul comité habilité à examiner les dossiers d’admission et formuler une recommandation au Conseil d’administration pour décision. Cette décision ne peut être prise à l’étape de préanalyse des dossiers. Le personnel en préanalyse doit s’assurer essentiellement de la suffisance des dossiers avant soumission au comité des équivalences;
• L’Ordre s’est excusé auprès du plaignant pour les délais encourus avant de lui envoyer la lettre de refus, car il expérimente des délais d’attente dus à des difficultés au niveau du recrutement du personnel;
• L’Ordre, à l’étape de préanalyse, n’a pas dressé d’inventaire des documents manquants pour en faire la demande au plaignant;
• L’Ordre attribue les délais enregistrés au niveau de la préanalyse du dossier du plaignant :
  • Au fait que le directeur général porte deux chapeaux c.-à-d. celui de directeur général et celui de secrétaire ce qui laisse peu de temps à la préanalyse des dossiers;
  • À un surcroît de travail dû au fait qu’il y a une demande plus importante d’admission pour cette profession;
• L’Ordre est en processus de dotation pour compléter et réaménager les ressources de la permanence.

Recommandation(s) et intervention(s)

Recommandation concernant le dossier du plaignant

1. Que l’Ordre traite le dossier d’admission du plaignant, dès que celui-ci soumettra la description des cours permettant de statuer valablement sur les exigences en vue de l’exercice de la profession;

Recommandations sur le fonctionnement général du processus

1. Que l’Ordre ne rejette pas un dossier en se basant uniquement sur l’analyse comparative du MIFI, car cette évaluation quoiqu’utile est fourni à titre indicatif et ne peut à lui seul témoigner du niveau d’étude du plaignant;
2. Que l’Ordre s’assure que toute décision concernant une candidature provienne d’une instance habilitée à prendre cette décision;
3. Que l’Ordre dresse une liste de contrôle de tous les documents indispensables à l’étape de préanalyse des dossiers et l’utilise avant de communiquer au plaignant en cas d’insuffisance de documents;
4. Que l’Ordre dans le cas d’insuffisance de documents, s’assure avec le candidat que ces documents ne peuvent être obtenus d’aucune autre façon avant de soumettre la demande d’admission pour étude au comité des équivalences, afin d’éviter des délais.

Réponse et suite(s)

• L’Ordre souscrit aux recommandations et s’engage à les mettre en œuvre;
• L’Ordre a reçu les descriptions de cours du plaignant et le comité des équivalences va se réunir prochainement pour formuler une recommandation sur le dossier, que le Conseil d’administration pourra traiter lors de sa réunion du mois de juillet 2022;
• Toutes les décisions relatives au dossier d’admission seront désormais prises par le comité, quel que soit le résultat de l’évaluation comparative;
• Une liste de contrôle est utilisée pour la vérification des documents afin de s’assurer de la complétude des dossiers avant transmission au comité des équivalences.

Document(s) pertinent(s)

Rapport d'examen de plainte (6 mai 2022) (PDF 434 Ko)

Dossier fermé le 11 novembre 2019.

Permis/certificat de spécialiste visé : Permis régulier.

Problématique

Questionnement sur le processus de l’évaluation de l’examen oral sur le travail pratique à l’Ordre.

Conclusion(s)

• L’Ordre ne permet pas au plaignant d’avoir accès aux grilles d’évaluation de son examen oral pour les évaluations de 2017 et de 2018, auxquelles il a échoué, pour préserver l’intégrité de l’examen;
• L’Ordre mentionne dans son document de procédure pour l’analyse de l’évaluation orale de 2017 qu’aucune requête de révision ne peut être demandée pour l’évaluation orale, alors que l’article 27 du Règlement sur les conditions et modalités de délivrance des permis de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec permet la révision de la décision des évaluations professionnelles;
• Sur demande du plaignant, l’Ordre procède à la révision de son évaluation orale de 2017, mais la note demeure inchangée. C’est la première fois que l’Ordre procède à la révision de l’évaluation orale;
• Pour exercer un recours en révision, le candidat doit produire des notes d’observation écrites. Pour ce faire, il a besoin de consulter le rapport d’analyse de son évaluation alors que le document de procédure pour l’analyse de l’évaluation orale de 2018 de l’Ordre stipule que ce rapport n’est pas disponible pour consultation;
• Par la suite, l’Ordre confirme que le rapport d’analyse de l’évaluation orale sera disponible à tous les candidats qui ont introduit une demande de révision;
• En cours d’enquête et à la suite de questions formulées par le bureau du commissaire, un rapport d’analyse plus détaillé a été transmis au plaignant afin qu’il comprenne les faiblesses de sa prestation lors de l’évaluation de 2018 et de rédiger les notes d’observation pour sa demande de révision;
• Un membre du conseil d’administration de l’Ordre faisait partie du comité des collaborateurs qui a jugé l’évaluation orale du plaignant. Cette personne s’est trouvée à prendre une décision sur sa propre recommandation puis à réviser cette même décision;
• L’Ordre procède à la révision de l’évaluation orale de 2018 et la note demeure inchangée tout comme pour la révision de l’examen oral de 2017;
• Il y a un manque d’uniformité du comité des collaborateurs face aux consignes à respecter pour l’évaluation orale et cela se répercute dans les informations consignées dans les grilles d’évaluation individuelles et compilées où on constate :
  • peu de commentaires;
  • des grilles partiellement complétées;
  • des grilles non complétées;
• L’examen de l’Ordre présente des enjeux quant à l’organisation qui se traduit par :
  • un manque de formation et de préparation du comité des collaborateurs;
  • des grilles qui, bien qu’utiles, ne répondent pas suffisamment au besoin pour lesquels elles ont été conçues;
  • l’absence de moyens permettant de reconstituer le déroulement (questions et réponses) de l’examen oral en cas de démarche de validation ou de révision;
• La période allouée à la délibération n’est pas suffisante pour permettre au comité d’échanger et de remplir les grilles d’évaluation, surtout dans les cas d’échec, nécessitant plus de commentaires justifiant les prises de décision;
• Dans la communication des résultats, l’Ordre n’a pas inscrit le total sur lequel la note finale est attribuée ni le seuil de passage, ce qui ne permet pas de savoir automatiquement si le candidat est en situation de réussite ou d’échec;
• Dans le processus de révision de la décision, le conseil d’administration a dû se fier uniquement :
  • au rapport d’analyse du comité des collaborateurs qui ne permet pas de reconstituer les questions posées lors de l’examen oral ni de justifier les éléments de réponse du candidat;
  • aux notes d’observations du plaignant;
• Le délai de conservation de la documentation des évaluations professionnelles de l’Ordre est limité. Dans le cadre de l’enquête, le bureau du commissaire n’a pas pu avoir accès à la documentation de l’évaluation orale de 2017 du plaignant parce qu’elle était déjà détruite.

Recommandation(s) et intervention(s)

1. Que l’Ordre conserve pour une durée d’au moins 5 ans les dossiers des évaluations professionnelles des candidats afin qu’ils soient disponibles en cas de différend ou de litige;
2. Que l’Ordre, dans la composition des comités des examinateurs et des collaborateurs, s’assure qu’aucune personne ne soit en position de prendre une décision sur sa propre recommandation, puis à réviser cette même décision;
3. Que l’Ordre s’assure que les collaborateurs soient bien formés dans leur rôle, incluant l’utilisation d’outils mis à leur disposition;
4. Que l’Ordre utilise des moyens technologiques lui permettant de conserver une mémoire du déroulement de l’examen (questions et réponses);
5. Que l’Ordre, devant les enjeux de l’examen oral, tienne une réflexion sur :
   - la grille d’évaluation B pour qu’elle permette d’apprécier et de nuancer la performance des candidats et candidates avec objectivité et transparence ;
   - le temps alloué à la période de délibération ;
   - les moyens à mettre en place pour que le déroulement et les résultats de l’examen oral (questions et réponses) soient documentés et révisables;
6. Que l’Ordre travaille à rendre plus détaillée et explicite le rapport d’analyse sur l’évaluation orale afin que tout candidat en échec puisse se rendre compte de l’évidence de ses lacunes et de la note attribuée;
7. Que la lettre des résultats de l’évaluation professionnelle fasse mention du pourcentage sur lequel la note totale est attribuée et inscrive la note de passage;
8. Étant donné que le plaignant a réussi l’évaluation orale sur le travail pratique en juin 2019, nous n’avons pas d’éléments qui nous amèneraient à formuler des recommandations sur son dossier en particulier.

Réponse et suite(s)

• L’Ordre reçoit favorablement les recommandations et a déjà pris des mesures en ce sens;
• L’Ordre accepte de conserver pour une période d’un an les dossiers des évaluations professionnelles des candidats afin qu’ils soient disponibles en cas de différend ou de litige;
• Le Conseil d’administration étudiera la possibilité de statuer qu’aucun administrateur ne puisse agir comme collaborateur;
• En plus de la rencontre des collaborateurs avec le président du comité des examinateurs pour une formation sur leur rôle, l’utilisation des grilles, leurs devoirs et obligations, les collaborateurs recevront une formation Web plus étoffée, notamment sur leurs devoirs et obligations ainsi que sur l’utilisation des grilles. De nouveaux outils seront également mis à leur disposition;
• Les démarches pour évaluer les coûts concernant les moyens technologiques qui permettront à l’Ordre de conserver une mémoire du déroulement de l’examen (questions et réponses) ont débuté. L’Ordre aimerait mettre en place l’enregistrement audio des évaluations professionnelles des candidats à l’examen oral portant sur le travail pratique dans les meilleurs délais. L’Ordre effectue également des vérifications quant aux règles à adopter pour encadrer les enregistrements (consentement, accès, conservation);
• Plus de temps sera alloué aux délibérations pour les examens futurs à compter de 2020. La grille B sera révisée afin que les questions posées et les réponses obtenues soient consignées;
• Une nouvelle formation sera dispensée en 2020 aux examinateurs et collaborateurs sur l’importance de bien détailler et rendre plus explicite le rapport d’analyse sur l’évaluation orale portant sur le travail pratique afin que tout candidat en échec puisse se rendre compte de l’évidence de ses lacunes et de la note attribuée. Ce rapport sera également approuvé par la direction de l’Ordre avant d’être envoyé aux candidats concernés;
• La pondération sur laquelle la note finale est attribuée ainsi que la note de passage figurera sur la lettre des résultats communiquée aux candidats.

Document(s) pertinent(s)

Rapport d'examen de plainte (11 septembre 2019) (PDF 379 Ko)