Demande de commandite au ministère des Transports et de la Mobilité durable
Le ministère des Transports et de la Mobilité durable est régulièrement sollicité au sujet de commandites ou de partenariats concernant différentes activités en échange de visibilité. Il peut s’agir, par exemple, d’une journée d’information, d’une conférence, d’un salon d’exposition ou d’un congrès ou encore d’un projet universitaire touchant des domaines d’expertise liés aux transports et à la mobilité durable.
Le Ministère a la possibilité de soutenir de telles activités si elles correspondent à sa mission et qu’elles remplissent les conditions suivantes:
Elles concordent avec les orientations présentées dans le plan stratégique ministériel;
Elles permettent de promouvoir les programmes et les services du Ministère;
Elles assurent au Ministère une présence auprès de ses partenaires et clientèles.
Dans cette page :
Soumettre une demande
Il est important de soumettre une demande de commandite minimalement quatre à cinq mois avant la tenue de l’activité. Pour être analysée, la demande doit être envoyée à l’adresse partenariats@transports.gouv.qc.ca et comprendre les éléments suivants:
Le nom et les coordonnées du demandeur;
Le montant demandé et le but de la sollicitation;
La mission de l’organisme;
La description de l’activité, y compris la date et le lieu;
La clientèle visée et le nombre de participants attendus;
La structure du financement (notamment les partenaires gouvernementaux s’il y a lieu);
Le plan de visibilité détaillé et les retombées envisagées.
Le Ministère offre sa participation en contrepartie d’une visibilité. Celle-ci est équivalente à celle accordée à tout autre partenaire de même niveau et proportionnelle à l’importance de la contribution financière accordée.
Selon les moyens de communication déployés et l’entente conclue, le Ministère pourrait:
Apposer le logo gouvernemental sur les divers outils (ex.: site Internet, dépliant, affiche, banderole);
Souligner l’aide financière qu’il a accordée à l’occasion d’une annonce publique ou dans un communiqué de presse;
Insérer un message (espace publicitaire ou mot de la ministre) dans les publications du promoteur.
De plus, l’organisateur pourrait être appelé à satisfaire les exigences suivantes:
Mentionner la participation financière du gouvernement du Québec dans les communiqués de presse qu’il publie;
Souligner la contribution gouvernementale au moment de l’annonce publique de l’activité ou pendant les activités de relations publiques;
Inviter le Ministère à participer gratuitement aux salons, expositions et colloques en lui fournissant un espace de type kiosque;
Inviter la ministre ou un représentant à la conférence de presse qu’il organise ou au lancement de son activité;
Faire connaître la participation du gouvernement dans les communications relatives au bilan de l’activité.
Délais de traitement
Délai d’analyse et de traitement d’une demande
Le Ministère reçoit une quantité importante de demandes. Un délai minimal de deux mois est donc nécessaire pour assurer le traitement intégral du dossier déposé.
Une fois la demande reçue, elle sera analysée en fonction des éléments fournis. Si certains d’entre eux sont manquants, le Ministère communiquera avec le demandeur pour les obtenir, ce qui risque toutefois de prolonger le délai de traitement.
Délai d’approbation des visuels
Tous les outils de communication sur lesquels est inséré le logo gouvernemental doivent faire l’objet d’une validation de la part du Ministère pour s’assurer du respect des exigences du Programme d’identification visuelle (PIV) du gouvernement du Québec. Le promoteur doit compter de deux à trois jours pour l’approbation des visuels.
Structure de financement et modalités de paiement
Structure de financement
Si des requêtes ont été présentées à d’autres ministères ou organismes gouvernementaux pour la même activité, le promoteur doit en informer le Ministère. Le cas échéant, il devra identifier les ministères ou organismes concernés et préciser le montant demandé.
Il en convient de définir que l’octroi de la commandite au demandeur ne doit pas être destiné au budget de fonctionnement de l’organisme ou à un évènement dont la viabilité n’est pas assurée financièrement.
Modalités de paiement
Une facture au nom du ministère des Transports et de la Mobilité durable doit être acheminée à la boîte partenariats@transports.gouv.qc.ca pour amorcer la procédure de paiement. Celui-ci s’effectue quelques jours avant la date de l’événement ou après sa tenue.
