Démarches à suivre afin de poursuivre un contrat ou d’attribuer un contrat à une entreprise inadmissible aux contrats publics

N° 3 – 24 avril 2013

Le Muni-Express du 31 mai 2012 annonçait l’application de la Loi concernant la lutte contre la corruption et, par conséquent, l’entrée en vigueur du registre des entreprises non admissibles (RENA) aux contrats publics le 1^er juin 2012.Les contrats visés par le RENA sont ceux relatifs à l’exécution de travaux ou à la fourniture d’assurances, de matériel, de matériaux ou de services, et ce, quelle que soit leur valeur.

Depuis ce moment, la loi a, de nouveau, été modifiée par la Loi sur l’intégrité en matière de contrats publics (2012, chapitre 25), connue aussi sous l’appellation : Projet de loi 1.

Le Projet de loi 1 crée l’obligation, pour toute entreprise qui souhaite conclure avec, notamment, un organisme municipal, un contrat ^{Lire le contenu de la note numéro 1} ou un sous-contrat de construction ou de services, dont la dépense est égale ou supérieure à 40 000 000 $, d’obtenir une autorisation préalable de l’Autorité des marchés financiers (AMF). En outre, un registre des entreprises ainsi autorisées (REA) est créé. Ce registre est administré par l’AMF.

Pour une période de cinq ans, les deux registres REA et RENA devront être consultés avant qu’un contrat concerné ne soit octroyé. Au REA seront inscrites les entreprises autorisées en vertu du nouveau régime et au RENA seront inscrites les entreprises inadmissibles à contracter avec un organisme public et celles qui se seront vu refuser ou révoquer une autorisation en vertu du nouveau régime.

Les organismes municipaux concernés par le RENA sont :

• les municipalités locales et régionales de comté;
• les communautés métropolitaines;
• les sociétés de transport en commun;
• les centres locaux de développement;
• les conférences régionales des élus;
• les régies intermunicipales;
• les autres organismes pour lesquels la Loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

La loi prévoit qu’un organisme municipal ayant un contrat en cours d’exécution avec une entreprise nouvellement inscrite au RENA doit y mettre fin au terme du délai prescrit. Toutefois, un organisme municipal peut demander l’autorisation au ministre des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire de poursuivre le contrat en cours.

Le ministre peut assortir son autorisation de conditions, dont l’obligation de soumettre le contractant, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement.

Il est également prévu, lors de circonstances exceptionnelles, dans l’intérêt public et après avoir été autorisé par le ministre, qu’un organisme municipal puisse conclure un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA ^{Lire le contenu de la note numéro 2} alors qu’elle devrait l’être. Cette autorisation peut également viser la conclusion d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat municipal avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Il sera finalement possible, pour un organisme municipal, de conclure, sans l’autorisation du ministre, un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être, lorsqu’il y a urgence et que la sécurité des personnes ou des biens est en cause. Dans les mêmes circonstances, la conclusion d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat municipal avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être, sera possible.

Rôle de l’organisme municipal

Un organisme municipal qui veut poursuivre un contrat en cours avec un contractant inscrit au RENA, doit compléter le formulaire Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA  (PDF 277 Ko) en détaillant ses motifs et en exposant les arguments qu’il invoque pour justifier sa requête.

Le formulaire, accompagné d’une résolution démontrant la décision du conseil municipal ou du conseil d’administration, selon le cas, doit être envoyé à la Direction régionale du ministère des Affaires municipales des Régions et de l’Occupation du territoire auquel l’organisme municipal est rattaché. Cet envoi est également accompagné de la page du contrat où figurent les signatures, ainsi que la date de signature.

Délai pour faire la demande

Un organisme municipal dispose de 30 jours entre le moment où une entreprise est inscrite au RENA et l’envoi de son formulaire complété incluant les pièces exigées.

Si ce délai n’est pas respecté, le ministre ne pourra pas autoriser la poursuite du contrat et celui-ci devra cesser dans les 60 jours de l’inscription au RENA.

Il importe de souligner que, pour accélérer le traitement d’une telle demande d’autorisation, il est primordial que toute l’information pertinente et requise à la demande y soit incluse. Il est également pertinent d’informer rapidement la Direction régionale de l’intention de présenter une telle demande, afin de l’impliquer rapidement à la démarche et ainsi en accélérer le traitement.

L’envoi du formulaire

L’envoi du formulaire et des pièces exigées (résolution et page du contrat incluant les signatures du contrat en cours) à la Direction régionale du ministère peut se faire par le biais du service de transfert sécurisé de fichiers du Portail gouvernemental des Affaires municipales et régionales (PGAMR). Ce service assure :

• l’envoi d’une notification par courriel à l’expéditeur et au destinataire lorsque le document a été transféré;
• la journalisation du transfert et une prise de copie du document afin d’assurer sa récupération en cas de problème;
• une récupération facilitée pour le destinataire, accélérant ainsi le traitement de la demande.

Pour qu’un organisme municipal ait accès à ce service, il lui est nécessaire d’avoir un code d’utilisateur clicSÉQUR-Entreprises et d’être inscrit au PGAMR ^{Lire le contenu de la note numéro 3} . 

Responsabilité de la Direction régionale

La Direction régionale recevra la demande et procèdera à son analyse à partir du formulaire complété, de la décision de l’organisme municipal et de la page du contrat où figurent les signatures, ainsi que de la date de signature.

Responsabilité des organismes municipaux

Avant l’octroi de tout contrat, un organisme municipal a la responsabilité de s’assurer que le contrat concerné est visé par l’application d’un des régimes et de vérifier si l’entreprise est inscrite au RENA ou au REA.

Cependant, dans des circonstances exceptionnelles et s’il en va de l’intérêt public, le ministre pourra permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être ou permettre la conclusion d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Aux fins d’obtenir cette permission, l’organisme municipal doit remplir le formulaire Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être (PDF 263 Ko).

Le formulaire complété est ensuite envoyé à la Direction régionale, par le portail gouvernemental des Affaires municipales et régionales  (PGAMR) où l’inscription au portail est nécessaire.

Réception et traitement de la demande par la direction régionale

La Direction régionale procède à l’analyse de la demande et fait sa recommandation au ministre.

Délai pour présenter une demande pour un nouveau contrat

Il n’y a pas de délai à respecter cependant, le ministre doit, préalablement, autoriser la conclusion d’un tel contrat ou d’un tel sous-contrat.

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation du ministre, procéder à la conclusion d’un contrat avec un contractant inscrit au RENA ou non inscrit au REA alors qu’il devrait l’être ou permettre à un contractant de conclure un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Le ministre devra être informé, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous-contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou sous-contrat est conclu puisque le ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Pour répondre à vos questions, vous pouvez communiquer avec votre direction régionale du ministère.

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