Un bref rappel concernant la protection des renseignements personnels

N° 1 – 12 février 2016

Les municipalités, en tant qu’organismes assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes et sur la protection des renseignements personnels ^{Lire le contenu de la note numéro 1} , doivent veiller à la protection des renseignements personnels qu’ils détiennent. Elles sont susceptibles d’avoir en leur possession de nombreux renseignements de cette nature, lesquels peuvent concerner tant les élus et les fonctionnaires municipaux que les citoyens.

Un renseignement personnel concerne une personne physique et permet de l’identifier ^{Lire le contenu de la note numéro 2} . Un nombre important de renseignements peuvent être qualifiés de personnels ^{Lire le contenu de la note numéro 3}  :

• Les renseignements d’identification (adresse, numéro de téléphone, âge, etc.)
• Les renseignements de santé
• Les renseignements financiers (revenus, impôts payés, prestations reçues, etc.)
• Les renseignements relatifs au travail
• Les renseignements scolaires ou relatifs à la formation
• Les renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale

Les municipalités doivent, règle générale, assurer la confidentialité des renseignements de cette nature ^{Lire le contenu de la note numéro 4} . Certains renseignements personnels peuvent toutefois revêtir un caractère public. Dans un tel cas, ils perdent leur confidentialité. La Loi sur l’accès énumère une série de renseignements qui ont un caractère public, dont certaines informations concernant le personnel municipal ainsi que des renseignements concernant les cocontractants de la municipalité ou encore les titulaires de certains permis ^{Lire le contenu de la note numéro 5} .

L’énumération contenue dans la Loi sur l’accès n’est cependant pas exhaustive et des renseignements personnels peuvent avoir un caractère public par l’effet d’une autre loi. Les lois municipales peuvent donc faire perdre à certains renseignements personnels leur confidentialité. À titre d’exemple, les renseignements contenus au rôle d’évaluation foncière ont un caractère public et sont librement accessibles ^{Lire le contenu de la note numéro 6}  .

On reconnaît généralement aux archives municipales un caractère public, puisque des dispositions dans le Code municipal du Québec ^{Lire le contenu de la note numéro 7} et dans la Loi sur les cités et villes ^{Lire le contenu de la note numéro 8} accordent le droit de consulter les documents qui s’y trouvent ^{Lire le contenu de la note numéro 9} . Ce ne sont toutefois pas tous les documents détenus par une municipalité qui font partie des archives municipales.

Par exemple, la Commission d’accès à l’information a décidé que l’état de compte des taxes municipales dues par le propriétaire d’un immeuble a un caractère public puisqu’il s’agit d’ une mention inscrite dans le livre de comptes de la municipalité ^{Lire le contenu de la note numéro 10} . La Commission a toutefois exprimé, à plusieurs reprises, l’avis que la liste des contribuables qui n’ont pas payé leur compte de taxes contient des renseignements personnels protégés et est seulement accessible si les noms et prénoms des contribuables concernés ^{Lire le contenu de la note numéro 11} sont masqués.

Dans tous les cas, une municipalité doit, avant de diffuser ou de rendre accessible un document qui contient des renseignements personnels, évaluer si ces renseignements ont un caractère public ou s’ils doivent plutôt être retirés du document afin de préserver leur confidentialité. Cette qualification n’est pas toujours aisée et, dans le doute, une municipalité prudente devrait consulter ses conseillers juridiques.

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