Traitement des plaintes par les organismes municipaux à l'égard des processus de demandes de soumissions publiques et des avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique

N° 4 - 18 avril 2019

Tel qu'annoncé dans le Muni‑Express n^o 13 du 17 juillet 2018, dès le 25 mai 2019, les organismes municipaux auront l'obligation de traiter les plaintes qu'ils recevront à l'égard de leurs processus de demandes de soumissions publiques et de leurs avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique.

Les plaintes admissibles concerneront uniquement les contrats dont la valeur est de 101 100$ ou plus ^{Lire le contenu de la note numéro 1} . Cette nouvelle mesure s’applique en vertu de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l'Autorité des marchés publics (LAMP).

Sont couverts par cette loi :

• une municipalité et une municipalité régionale de comté;
• une communauté métropolitaine;
• une régie intermunicipale;
• une société de transport en commun;
• un village nordique;
• l’Administration régionale Kativik;
• le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie James; 
• une société d’économie mixte;
• tout autre personne ou organisme ^{Lire le contenu de la note numéro 2} que la loi assujettit à l’une ou l’autre des dispositions des articles 573 à 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes et leur équivalent dans les autres lois (Code municipal du Québec, Loi sur la Communauté métropolitaine de Montréal, Loi sur la Communauté métropolitaine de Québec, Loi sur les sociétés de transport en commun).

D'ici le 25 mai 2019, tout organisme municipal doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes en identifiant la personne responsable de les recevoir et l’adresse électronique à laquelle elles devront être transmises. Cette procédure doit être adoptée par résolution du conseil.

Une fois adoptée, la procédure devra être accessible sur le site Web municipal. En l'absence d'un tel site, elle devra être accessible sur celui de sa municipalité régionale de comté ou sur un autre site dont l’organisme municipal donne avis public de son adresse au moins une fois par année.

Il est conseillé à l’organisme municipal d’indiquer que les plaintes doivent concerner l’une ou l’autre des situations visées par la Loi, soit la demande de soumissions publique ou l’avis d’intention d’octroyer un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique pour les contrats dont la valeur est de, minimalement, 101 100$ ^{Lire le contenu de la note numéro 3} .

Les plaintes reçues devront être obligatoirement déposées à l'aide du formulaire officiel de l'Autorité des marchés publics (AMP). En ce sens, tous les organismes municipaux devront diriger les plaignants vers la section du site Web de l’AMP où ils pourront obtenir le formulaire.

Afin de permettre aux organismes municipaux d’ajouter sur leur site Web l’hyperlien vers ce formulaire officiel, accompagné de leur procédure de traitement des plaintes, voici le lien en question :

Formulaire de plainte à un organisme municipal

https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public

Notez que ce formulaire ne peut pas être utilisé avant le 25 mai 2019. Les modalités de traitement des plaintes entreront en vigueur seulement à cette date, conformément à la Loi sur l’Autorité des marchés publics.
 
Les étapes concernant le traitement des plaintes relatives aux processus de demandes de soumissions publiques et aux avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique sont décrites dans l'Aide-mémoire sur la Loi sur l’Autorité des marchés publics (PDF 172 Ko). Il est à noter que les organismes municipaux ont l’obligation de traiter l’ensemble des plaintes reçues. De plus, seule la personne responsable identifiée par l’organisme municipal peut traiter les plaintes. Il est donc important de s’assurer que cette personne sera présente tout au long du processus d’appel d’offres. Elle pourrait être remplacée à la suite d’une délégation de pouvoir.

Un outil informatisé servant à calculer certaines dates importantes dans un processus de demande de soumissions public sera accessible sur le site Web de l'AMP. Son objectif sera de faciliter le calcul des délais de réception et de traitement des plaintes. L’AMP s’engage à fournir cet outil d’ici mai 2019 et le Ministère avisera le milieu municipal en conséquence.

Cette application permettra entre autres de déterminer la date limite de réception des plaintes et la date limite pour répondre aux plaintes.

En outre, il importe de savoir que dans les cas où l’organisme municipal prévoit le minimum exigé par la loi pour publier un appel d’offres public, soit 15 jours, il peut bénéficier de seulement une journée pour traiter une plainte.

En guise de bonne pratique, afin d’éviter de telles situations et de bénéficier de quelques jours supplémentaires pour le traitement des plaintes, il est recommandé à l’organisme municipal de prévoir une période de plus de 15 jours pour la publication de son appel d’offres public dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO).

Cette pratique permettrait aux organismes municipaux d’ éviter de devoir reporter la date limite ^{Lire le contenu de la note numéro 4}  du dépôt des soumissions, car, rappelons le, le contrat ne peut être conclu tant que le traitement de la plainte par la municipalité et par l'AMP, le cas échéant, ne soit terminé. Il est à noter que si un report d’ouverture des soumissions est nécessaire, celui ci doit être fait par addenda par l’organisme municipal.

Un plaignant en désaccord avec la réponse de l’organisme municipal peut transmettre sa plainte à l’AMP, en second recours. L’AMP avise l’organisme municipal qui doit, sans délai, lui faire part de ses observations et lui transmettre, le cas échéant, copie des motifs au soutien de sa propre décision. 

L’AMP disposera alors de 10 jours à compter de la réception des observations de l’organisme municipal pour rendre sa décision. Un délai supplémentaire, selon les cas, pourrait éventuellement être demandé par l’AMP.

Lorsque l’AMP sera saisie d’une plainte, une notification indiquant que la date limite de réception des soumissions est reportée apparaîtra dans le SEAO. Lorsque l’AMP aura rendu sa décision, l’organisme municipal devra inscrire la nouvelle date limite de réception des soumissions dans le SEAO.

L’AMP rend sa décision motivée par écrit au plaignant et à l’organisme municipal. Sa décision prend la forme d’une recommandation.

Concernant les contrats de gré à gré avec un fournisseur unique, les contrats conclus à compter du 25 mai 2019 devront avoir été précédés d’un avis d’intention publié au SEAO au moins quinze(15) jours avant la date prévue de conclusion des contrats. Il est donc recommandé aux organismes municipaux de considérer cette nouvelle obligation dès à présent dans la planification de leur processus.

Pour toutes informations relatives à la LAMP et au traitement de plaintes en lien avec la LAMP, les organismes municipaux sont invités à communiquer avec leur direction régionale du Ministère.

Pour toute information relative au formulaire de l’AMP, les organismes municipaux sont invités à communiquer avec M.Guy Desrosiers de l’AMP à l’adresse suivante : guy.desrosiers@amp.gouv.qc.ca ou par téléphone au 418 646-0314. 

Pour en savoir davantage sur les mandats et les responsabilités de l’AMP, les organismes municipaux sont également invités à visiter le site Internet www.amp.gouv.qc.ca.