Contexte

Ce document est produit par le ministère du Tourisme aux fins d'accompagnement dans le cadre de la gestion de ses leviers financiers afin d'informer les bénéficiaires d'une aide financière de leur responsabilité à l'égard du processus d'appel d'offres public pour l'adjudication de contrats.

Lors du versement d'une aide financière non remboursable par le ministère du Tourisme, celle-ci est assortie de l'obligation de procéder à un appel d'offres public lors de l'attribution de contrats de travaux de construction de plus de 100 000 $ (en excluant les taxes applicables).

Les coûts assujettis à l'obligation d'adjudication de contrats par appel d'offres public comprennent :

  • les sommes prévues pour la réalisation de travaux de construction tels que ceux énumérés à l'article 9 de la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1);
  • toute autre somme prévue pour du travail de gérance ou de supervision pouvant être accompli par un entrepreneur général licencié, ou une filiale sous le contrôle d'un promoteur dont le rôle ou la responsabilité vis-à-vis du projet est assimilable à celui d'entrepreneur général licencié ou de gestionnaire de projet.

Contrat de travaux de construction

Qu'est-ce qu'un contrat de travaux de construction?

  • Les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. sont ceux pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi.
  • Certains éléments de cette loi sont présentés à l'annexe 1.
  • Précisons que le travail de gérance ou de supervision pouvant être accompli par un entrepreneur général licencié, ou une filiale sous le contrôle du promoteur dont le rôle ou la responsabilité vis-à-vis du projet est assimilable à celui d'entrepreneur général licencié ou de gestionnaire de projet fait partie intégrante des travaux de construction.

Comment déterminer la valeur d'un contrat de travaux de construction?

  • C'est la valeur totale des travaux (en excluant les taxes applicables) qui détermine la valeur d'un contrat.
    • La valeur totale des travaux comprend toute autre somme prévue pour du travail de gérance ou de supervision pouvant être accompli par un entrepreneur général licencié, ou une filiale sous le contrôe du promoteur dont le rôle ou la responsabilité vis-à-vis du projet est assimilable à celui d'entrepreneur général licencié ou de gestionnaire de projet.
  • Lorsque la valeur totale des travaux est supérieure à 100 000 $, le mode de sollicitation à utiliser est l'appel d'offres public.
  • Précisons qu'un contrat alloué à un même fournisseur ne peut être scindé en deux contrats distincts pour se soustraire à l'obligation de procéder à un appel d'offres public.
    • Par exemple, lorsqu'on estime que le coût des travaux de construction est de 120 000 $, un appel d'offres est requis, même si deux contrats distincts de 70 000 $ et de 50 000 $ sont alloués à deux fournisseurs de services. Dans le même ordre d'idée, un projet ne peut être scindé en plusieurs phases uniquement dans le but que plusieurs contrats inférieurs aux seuils puissent être conclus avec un ou plusieurs fournisseurs.

Appel d’offres public et soumission

Qu'est-ce qu'un appel d'offres public?

  • L'appel d'offres public est un mode de sollicitation de contrat reconnu.
  • Ce mode de sollicitation s'appuie sur un document (l'avis d'appel d'offres) rédigé au moins en français qui comprend toutes les informations pertinentes permettant à une entreprise soumissionnaire de déposer une offre conforme aux demandes du donneur d'ouvrage. Cet avis doit être accessible publiquement.
  • L'avis d'appel d'offres public doit être publié sur au moins deux plateformes de diffusion (ex. : journaux, Système électronique d'appel d'offres [SEAO], site Internet ou page Facebook de l'entreprise), ou par d'autres moyens permettant à l'ensemble des entreprises susceptibles d'être intéressées par le projet d'obtenir les informations nécessaires à la préparation d'une soumission et au respect des conditions rattachées à son dépôt.
  • L'avis d'appel d'offres doit comprendre une description simple du projet à réaliser ainsi que les coordonnées de la personne-ressource (le chargé de projet) à qui les soumissionnaires peuvent demander de recevoir la documentation complète d'appel d'offres public.

Quels éléments un avis d'appel d'offres public doit-il comporter au minimum?

  • La description complète du projet à réaliser incluant :
    • une description détaillée du projet;
    • un échéancier de réalisation des travaux;
    • le cas échéant, les matériaux essentiels à la réalisation du projet.
  • L'exigence du dépôt d'une attestation de Revenu Québec valide pour les soumissionnaires.
  • Le nom du chargé de projet et ses coordonnées.
  • La date et l'heure limites de réception des soumissions.
  • L'une des trois méthodes de sélection du soumissionnaire suivantes :
    • prix le plus bas;
    • qualité minimale et prix le plus bas;
    • prix ajusté le plus bas.

Qui peut soumissionner à un appel d'offres public?

  • Tout fournisseur respectant les conditions suivantes, qu'il soit sous le contrôle du promoteur ou non, peut soumissionner à un appel d'offres public :
    • Posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;
    • Détenir, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement établie à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Quel est le délai de réception des soumissions?

  • Le délai minimal de réception des soumissions est de 14 jours à compter de la date de diffusion de l'avis d'appel d'offres public.

Quelle est la procédure à suivre pour répondre aux questions des futurs soumissionnaires?

  • Le chargé de projet responsable de l'appel d'offres reçoit l'ensemble des questions et achemine les réponses à l'ensemble des entreprises ayant démontré un intérêt pour le projet.
  • Il fournit à tout futur soumissionnaire les éléments de réponses additionnels déjà acheminés aux autres soumissionnaires. Si les éléments de réponses additionnels le justifient, le chargé de projet peut également prolonger le délai minimal de réception des soumissions, et ce, pour l'ensemble des soumissionnaires.

Existe-t-il des exceptions quant à l'obligation de procéder à un appel d'offres public?

  • Un contrat comportant une dépense supérieure à 100 000 $ peut être conclu de gré à gré dans l'un ou l'autre des cas suivants :
    1. Un seul contractant est possible en raison d'une garantie, d'un droit de propriété ou d'un droit exclusif, tel un droit d'auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou encore en raison de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis.
    2. Lorsque le promoteur estime qu'il lui est possible de démontrer, compte tenu de l'objet du contrat et du respect des principes tels que la transparence dans les processus contractuels, le traitement intègre et équitable des concurrents, la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d'offres, la mise en place de procédures efficaces et efficientes, la mise en œuvre de systèmes d'assurance de la qualité, la reddition de comptes fondée sur la responsabilité des dirigeants, etc., qu'un appel d'offres public ne servirait pas l'intérêt public. Un appel d'offres sur invitation est alors possible.
  • Tout promoteur désirant se prévaloir de l'une ou l'autre des exceptions énumérées dans le présent guide doit obtenir l'autorisation du ministère du Tourisme.
  • Un promoteur ne peut être exempté de l'obligation d'aller en appel d'offres public s'il détient indirectement une licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) – par une filiale, une association d'affaires, un contrôle partiel ou total.
  • Un promoteur détenant une licence de la RBQ (exemple : un entrepreneur en construction) doit communiquer avec le Ministère pour valider ses obligations.

Comment déterminer la soumission gagnante?

  • La soumission gagnante sera déterminée selon la méthode de sélection indiquée par le donneur d'ouvrage dans l'avis d'appel d'offres public.
    • Prix uniquement : prix le plus bas
      • Le chargé de projet et un témoin externe au processus d'appel d'offres ainsi qu'aux entreprises apparentées procèdent à l'ouverture des soumissions reçues et retiennent la soumission dont le prix est le plus bas.
    • Système de pondération n° 1 : qualité minimale et prix le plus bas
      • Afin de favoriser une gestion transparente et rigoureuse des soumissions reçues, une évaluation doit être réalisée par un comité de sélection.
      • Une fois la grille d'évaluation remplie (exemple A), le comité de sélection ouvre les soumissions des dossiers ayant obtenu le niveau de performance acceptable pour tous les critères et retient la proposition dont le prix est le plus bas.
    • Système de pondération n° 2 : prix ajusté le plus bas
      • Afin de favoriser une gestion transparente et rigoureuse des soumissions reçues, une évaluation doit être réalisée par un comité de sélection.
      • Une fois la grille d'évaluation remplie (exemple B), le comité de sélection :
        • procède au calcul du coefficient d'ajustement pour la qualité pour chacune des soumissions ayant obtenu un pointage intermédiaire suffisant;
        • ouvre les offres de prix des dossiers ayant obtenu un pointage intermédiaire d'au moins 70 points pour la qualité;
        • procède au calcul du prix ajusté;
        • retient la proposition dont le prix ajusté est le plus bas.

Qu'est-ce qu'un comité de sélection, quels en sont les membres et comment agit-il?

  • Le comité doit être composé d'au moins quatre personnes (le nombre des personnes composant le comité doit toujours être pair). Les noms des membres doivent être connus avant la date limite de dépôt des soumissions.
  • Composition et rôle des membres du comité :
    • Un secrétaire de comité, qui n'a pas le droit de vote, consigne les commentaires et les évaluations des autres membres.
    • Parmi les autres membres, il doit obligatoirement y avoir un membre externe au processus d'appel d'offres en cours ainsi qu'aux entreprises apparentées ou au donneur d'ouvrage.
  • À la date limite de réception des soumissions, le secrétaire de comité, accompagné du membre externe, aura la responsabilité d'ouvrir les soumissions reçues pour en évaluer la conformité.
  • Le secrétaire de comité doit faire parvenir une copie de chaque soumission conforme (sans l'offre de prix) aux autres membres pour une première évaluation avant la tenue du comité de sélection.
  • Lors de la rencontre du comité, les membres auront à se prononcer sur chacun des critères de qualité.
  • Les soumissions ne se conformant pas à l'un des critères de qualité sont rejetées.

Quand et comment l'entreprise gagnante est-elle annoncée

  • Le chargé de projet rend accessible à tous les soumissionnaires le nom de l'entreprise gagnante ainsi que le montant de la soumission.
  • Dans le cas où une ou plusieurs soumissions sont rejetées (non conformes aux exigences mentionnées dans l'avis d'appel d'offres), le chargé de projet doit faire parvenir l'explication du rejet de la soumission à chaque entreprise visée.

Attestation de Revenu Québec

À quel moment et pourquoi l'attestion de revenu Québec est-elle exigée?

  • L'attestation de Revenu Québec (ARQ) est exigée au moment du dépôt de la soumission afin de s'assurer que le soumissionnaire est en règle avec l'État.
  • Le promoteur peut valider la conformité de l'attestation sur le site de Revenu Québec Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..
  • L'exigence de l'attestation devra être mentionnée dans l'avis d'appel d'offres.

Adjudication de contrats

Quels sont les différents modes d'adjudication de contrats?

Prix uniquement : prix le plus bas

  • Le promoteur ne peut accorder le contrat qu'au plus bas soumissionnaire.

Système de pondération n° 1 : qualité minimale et prix le plus bas

  • Le promoteur peut choisir d'utiliser un système d'évaluation des offres en vertu duquel la qualité de chaque dossier est évaluée (l'offre de prix est exclue de cette évaluation). Les critères de qualité retenus peuvent inclure la quantité des biens, des services ou des travaux, les modalités de livraison, les services d'entretien, l'expérience, la capacité financière et la capacité à gérer les contraintes du fournisseur ou de l'entrepreneur, l'approche préconisée, l'assurance de la qualité du service rendu ou tout autre critère directement relié au marché.
  • Lorsque le promoteur choisit d'utiliser un tel système, la demande de soumissions ou un document auquel elle renvoie doit mentionner toutes les exigences et tous les critères qui seront utilisés pour évaluer les offres ainsi que la méthode d'évaluation fondée sur ces derniers (voir exemple A).
  • Le promoteur doit former un comité de sélection d'au moins quatre membres qui :
    1. évaluent individuellement la qualité de chaque soumission sans en connaître le prix (deux enveloppes distinctes);
    2. déterminent si la soumission, eu égard à chaque critère de qualité, atteint ou non un niveau acceptable (les soumissions acceptables sont celles ayant atteint le niveau de performance jugé suffisant pour tous les critères);
    3. ont la responsabilité d'ouvrir uniquement les offres de prix qui proviennent des entreprises dont la soumission a obtenu le niveau de performance acceptable pour tous les critères et de retourner les autres, sans les avoir ouvertes, à leur expéditeur;
  • Lorsque le système de pondération no 1 est utilisé, le promoteur ne peut accorder le contrat qu'à l'entreprise qui a déposé, dans le délai fixé, la soumission présentant le prix le plus bas parmi les soumissions ayant obtenu le niveau de performance acceptable pour tous les critères. Dans le cas où plusieurs soumissionnaires respectent les conditions énumérées au paragraphe c et que les offres de prix sont identiques, le choix sera fait à la suite d'un tirage au sort.

Système de pondération n° 2 : prix ajusté le plus bas

  • Le promoteur peut choisir d'utiliser un système de pondération et d'évaluation des offres dont l'établissement et le fonctionnement respectent les règles suivantes :
    1. le système doit comprendre, outre le prix, un minimum de trois critères d'évaluation;
    2. le système doit prévoir le nombre maximal de points qui peut être attribué à une soumission eu égard à chacun des critères autres que le prix. Ce nombre ne peut être supérieur à 30 points sur le nombre total de 100 points qui peut être attribué à une soumission eu égard à tous les critères;
    3. le promoteur doit former un comité de sélection d'au moins quatre membres qui :
      1. évaluent individuellement la qualité de chaque soumission sans en connaître le prix (deux enveloppes distinctes);
      2. attribuent à la soumission, eu égard à chaque critère de qualité, un nombre de points;
      3. établissent le pointage intermédiaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci eu égard aux critères de qualité et à la pondération afférente;
      4. ont la responsabilité d'ouvrir uniquement les offres de prix qui proviennent des entreprises dont la soumission a obtenu un pointage intermédiaire d'au moins 70 points et de retourner les autres, sans les avoir ouvertes, à leur expéditeur;
      5. établissent le pointage final de chaque soumission qui a obtenu un pointage intermédiaire d'au moins 70 points, en utilisant la méthode de calcul présentée dans l'exemple de grille d'évaluation (exemple B).
  • L'avis d'appel d'offres ou un document auquel il renvoie doit mentionner toutes les exigences et tous les critères de qualité qui seront utilisés pour évaluer les soumissions, notamment un pointage intermédiaire de 70 points au minimum, ainsi que les méthodes de pondération et d'évaluation des offres fondées sur ces critères de qualité. L'avis ou le document, selon le cas, doit préciser que la soumission doit être transmise dans une enveloppe incluant tous les documents ainsi qu'une enveloppe contenant le prix proposé.
  • Le promoteur ne peut accorder le contrat à un soumissionnaire autre que :
    1. celui qui a déposé, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage final, sous réserve des paragraphes 2° et 3° ci-dessous;
    2. celui qui a proposé le prix le plus bas, dans le cas où plusieurs soumissionnaires sont visés au paragraphe 1°, sous réserve du paragraphe 3° ci-dessous;
    3. celui que le sort favorise à la suite d'un tirage, dans le cas où plusieurs soumissionnaires sont visés au paragraphe 2°.
  • Toute soumission qui n'est pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui n'est pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, peut être déclarée non conforme.
  • Une personne doit être dûment mandatée pour signer le contrat avec le soumissionnaire retenu. La date d'adjudication du contrat confirme l'engagement des coûts par le bénéficiaire.

Vérifications du Ministère du Tourisme

  • Le processus d'adjudication des contrats est sujet à des vérifications effectuées par le ministère du Tourisme.
  • Pour en savoir davantage, le promoteur doit se référer aux règles et aux normes du Programme.
  • Nous vous invitons à joindre le conseiller en développement touristique de votre région pour toute question au sujet de ce document.