Programme Aide au fonctionnement pour les organismes de regroupement

La culture et les communications jouent un rôle essentiel dans la qualité de vie des citoyens et citoyennes et pour la vitalité des territoires de l’ensemble des régions du Québec. Dans le but de soutenir les écosystèmes culturels locaux et le dynamisme des différents secteurs de la culture et des communications, le programme Aide au fonctionnement pour les organismes de regroupement soutient les organismes de regroupement nationaux, qui représentent un secteur particulier à l’échelle du Québec, ainsi que les Conseils régionaux de la culture, qui agissent de manière multisectorielle à l’échelle d’une ou deux régions administratives.

Possédant une connaissance approfondie des secteurs et des territoires, chacun de ces organismes est en mesure de déployer une offre de services de qualité dans le but de répondre aux besoins des membres et des milieux dans lesquels s’inscrivent leurs actions. L’offre de services des organismes de regroupement s’articule autour de cinq rôles principaux, soit :

1. conseiller : agir à titre d’expert-conseil auprès des milieux culturels et des communications ou de partenaires et d’instances publiques;
2. communiquer : exercer une veille stratégique et agir comme relayeur d’information auprès des acteurs culturels et des communications de leur territoire ou de leur secteur, en plus de contribuer à la promotion du milieu;
3. former : assurer le développement des compétences et la formation continue des artistes, des travailleuses et travailleurs culturels et des communications de leur secteur ou sur leur territoire;
4. regrouper : faciliter et soutenir la concertation et le rassemblement des milieux culturels et des communications et favoriser la relation de ces derniers avec les partenaires du secteur ou sur le territoire;
5. développer et/ou mutualiser : mettre en commun des ressources, des compétences ou des services entre différents acteurs culturels dans le but de maximiser leur efficacité, de réduire les coûts, de favoriser la collaboration et de renforcer leur effet collectif sur le développement culturel et territorial.

La diversité de l’offre de services des organismes de regroupement, la nature des secteurs ainsi que l’envergure des territoires desservis exigent des ressources humaines et financières conséquentes pour garantir la disponibilité et la qualité de ces services. De plus, la complexité des enjeux ainsi que les coûts substantiels des initiatives liées à la transformation numérique exigent des adaptations constantes de la part des acteurs des milieux culturels et des communications.

Dans ce contexte, le ministère de la Culture et des Communications, par l’entremise du programme Aide au fonctionnement pour les organismes de regroupement, offre à ces derniers une aide financière visant à les soutenir dans la réalisation de leur mission et une aide supplémentaire pour l’embauche d’une personne spécialisée (agente ou agent de développement numérique (ADN)) dans son développement numérique et celui de sa clientèle. Depuis 2018-2019, l’accompagnement du milieu de la culture et des communications dans sa transformation numérique se concrétise par le Réseau des agents de développement numérique (RADN). Ce réseau compte plus d’une cinquantaine d’agentes et d’agents répartis dans différents organismes de portée régionale et nationale.

Le programme offre une aide au fonctionnement de manière à :

• maintenir ou augmenter l’offre de services des organismes de regroupement relatifs à leurs rôles reconnus d’expertise-conseil, de communication, de regroupement, de formation ainsi que de développement et/ou de mutualisation;
• maintenir ou augmenter la qualité des services offerts aux membres et à l’ensemble des personnes et organismes ayant recours à ceux-ci;
• contribuer à la santé financière des organismes de regroupement.

Conditions générales d’admissibilité 

Le programme s’adresse aux personnes morales à but non lucratif (organisme ou coopérative) :

• qui ont leur siège au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
• qui sont immatriculées au Registre des entreprises du Québec;
• qui sont en activité depuis au moins trois ans;
• qui offrent à leurs membres et à la population les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• dont les activités s’inscrivent dans un ou plusieurs secteurs d’intervention relevant du Ministère;
• dont la mission consiste à remplir les rôles suivants :
  • conseiller,
  • communiquer,
  • regrouper,
  • former,
  • développer et/ou mutualiser;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Conditions spécifiques d’admissibilité 

Pour être jugé admissible au programme, le demandeur doit démontrer qu’au cours de l’année précédant sa demande, il a satisfait aux conditions spécifiques suivantes, selon son profil.

Organismes de regroupement de portée régionale

Sont admissibles les Conseils régionaux de la culture qui offrent leurs services sur une base continue à des personnes et à des groupes actifs dans les différents secteurs culturels relevant du Ministère et sur un territoire s’étendant d’une à deux régions administratives.

Sur la base du décret sur l’insularité adopté par le gouvernement du Québec le 4 mai 2016, un organisme jouant un rôle similaire à celui d’un conseil régional de la culture sur le territoire des Îles‑de‑la-Madeleine pourrait être admissible.

Organisme de regroupement de portée nationale

Sont admissibles les organismes de regroupement qui offrent leurs services sur une base continue à des personnes et à des groupes liés à un secteur culturel relevant du Ministère et répartis dans un minimum de sept régions administratives.

Clientèles non admissibles 

Ne sont pas admissibles au programme :

• les organismes nationaux de loisir culturel ou les centres régionaux de service aux bibliothèques publiques soutenus au fonctionnement par le Ministère dans le cadre d’un autre programme;
• les syndicats ou les associations professionnelles dont la raison d’être est la défense et la promotion des intérêts de leurs membres;
• les regroupements d’organismes en communication dont les membres ne sont pas des organismes communautaires;
• les organismes de regroupement déjà soutenus au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans le cadre d’un autre programme du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) ou de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC);
• les organismes ayant fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
• les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre;
• les demandeurs sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies (LRC [1985], chapitre C-36) ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LRC [1985], chapitre B 3);
• les demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité à laquelle le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics.

La demande d’aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo).

N. B. Le demandeur s’engage à mettre à jour son profil dans di@pason lorsque des changements surviennent (coordonnées, personne-ressource, présidence, direction, etc.).

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire, les renseignements suivants sur l’organisme :

• des informations sur les ressources humaines;
• le nombre de membres individuels et collectifs;
• sa planification financière pluriannuelle.

Le demandeur doit présenter les documents et les renseignements suivants sur l’organisme :

• formulaire de suivi triennal (XLSX 434 Ko), présentant les actions à réaliser au cours de la période visée par la demande;
• liste des membres du conseil d’administration et leur rôle;
• rapport annuel d’activités le plus récent, entériné à l’assemblée générale annuelle; 
• états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration;
• stratégie, politique ou plan d’action visant l’écoresponsabilité et ayant un apport au développement durable, le cas échéant;
• document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 1,84 Mo), dûment signé;
• toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administratrices et administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en fournissant, pour chacune d’entre elles, son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Si le dossier est jugé incomplet, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, afin de respecter l’enveloppe budgétaire disponible.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe. Le cas échéant, le Ministère s’assurera que cette personne externe ne se retrouve pas dans une situation de conflit d’intérêts réel ou apparent avec le demandeur.

Critères généraux 

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la pertinence des actions planifiées par le demandeur en lien avec sa mission, comme cela est présenté dans le formulaire de suivi triennal (20 %);
• la situation financière du demandeur (15 %);
• la gouvernance de l’organisme et la gestion de ses ressources humaines (15 %);
• l’interaction de l’organisme avec son milieu et son ou ses secteurs d’intervention (10 %).

Critères spécifiques 

Une demande soumise par un organisme de regroupement est aussi évaluée d’après :

• la qualité des services qu’il offre à ses membres et à l’ensemble des personnes et des organismes ayant recours à ceux-ci (15 %);
• la qualité des activités de promotion pour faire connaître sa mission, son offre de services et ses membres (10 %);
• la représentativité sectorielle et territoriale des membres au regard du bassin de membres potentiels de l’organisme (10 %);
• l’établissement d’une stratégie, d’une politique ou d’un plan d’action visant l’écoresponsabilité et ayant un apport au développement durable (5 %).

Modalités générales 

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l’analyse du rapport annuel d’activités et, le cas échéant, de l’évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui ne remplit plus adéquatement sa mission pourrait se voir retirer l’aide financière du Ministère.

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la demande découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Règles de calcul de l’aide financière 

La somme de l’aide financière accordée au bénéficiaire est constituée d’une somme de base, d’une somme additionnelle et d’une somme liée à l’embauche de l’agente ou agent de développement numérique.

La somme de base est calculée selon les éléments suivants :

La somme additionnelle est calculée selon les éléments suivants :

L’aide financière totale accordée, incluant l’agente ou l’agent de développement numérique, ne peut pas dépasser 600 000 $ annuellement, soit 1 800 000 $ pour 3 ans. De plus, l’aide financière totale est limitée à 75 % de la moyenne du total des dépenses admissibles des 3 derniers exercices financiers du bénéficiaire.

Règles de cumul des aides financières publiques 

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles.

Aux fins du calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aides financières accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat et de maintenance de matériel ou d’équipement;
• les frais d’étude et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de représentation, de communication et de promotion;
• les frais associés aux technologies de l’information, incluant l’adaptation numérique et la gestion numérique;
• les frais de déplacement (lesquels ne doivent pas dépasser les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec);
• toutes les autres dépenses associées à la mission de l’organisme.

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, dont :

• les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

Modalités de versement 

La subvention, incluant l’aide supplémentaire pour l’embauche d’un agent ou agente de développement numérique, le cas échéant, est versée généralement et annuellement en 2 parties :

• le premier versement, en début d’année financière gouvernementale (après le 1^eravril), représente un maximum de 75 % de l’aide financière accordée sur la base annuelle;
• le second versement est effectué à la suite de la réception de la reddition de comptes pour l’année précédente.

Chaque bénéficiaire doit faire état de toute modification, mise à jour ou précision relative à l’information fournie dans sa demande d’aide financière pour les années visées par l’aide financière.

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle, au plus tard trois mois après la fin de son exercice financier. Ainsi, la reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le formulaire de suivi triennal mis à jour annuellement;
• le rapport annuel des activités;
• les états financiers du dernier exercice terminé;
  • Les états financiers du dernier exercice terminé, adoptés par le conseil d’administration et dûment signés par une administratrice ou un administrateur, doivent être complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire qu’ils doivent comprendre un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires ainsi que le détail des contributions gouvernementales. Ces états financiers doivent être signés par une professionnelle ou un professionnel en exercice et prendre la forme :
    • d’un rapport de l’auditeur indépendant, signé par une auditrice ou un auditeur, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est équivalent ou supérieur à 500 000 $;
    • d’un rapport de mission d’examen, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 500 000 $ et équivalent ou supérieur à 50 000 $;
    • d’un rapport de mission de compilation, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 50 000 $.
• la liste complète des destinataires à qui le questionnaire sur la satisfaction a été transmis;
  • Le Ministère procédera à une collecte de données relatives à la satisfaction de la clientèle (membres et non-membres). À cette fin, un hyperlien vers un questionnaire devra être transmis à l’ensemble des personnes et des organismes qui ont reçu des services de la part du bénéficiaire.
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Un bilan du programme sera réalisé au plus tard le 30 novembre 2027. Il prendra en compte des indicateurs prévus à l’annexe I (PDF 118 Ko) et sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes).

La norme entre en vigueur à sa date d’autorisation par le Conseil du trésor et prend fin le 31 mars 2028.