Tenir à jour le registre d’une coopérative

Le registre contient l’intégralité des données attestant de son identité et retraçant son histoire. Il est essentiel au bon fonctionnement de la coopérative et à sa pérennité.

Une coopérative a l’obligation de tenir un registre à jour pour que ses membres et les titulaires de parts puissent avoir accès à de l’information fiable, le tout afin de prendre des décisions et d’effectuer des choix éclairés en fonction de l’historique de la coopérative.

Le registre n’a pas à être un seul et unique recueil : il peut exister sur différents supports. Cependant, il doit obligatoirement contenir les éléments suivants :

• Les statuts et les règlements de la coopérative, ainsi que la convention d’administration par les membres, le cas échéant;
• La liste de ses administrateurs et dirigeants indiquant leurs nom et domicile, ainsi qu’une mention de la date de début des mandats et de leur durée;
• Les procès-verbaux des assemblées générales et les résolutions qui en découlent;
• Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration, du comité de direction et des autres comités;
• Une liste des membres, des membres auxiliaires et des autres titulaires de parts indiquant leur nom et leur dernière adresse connue;
• Le nombre de parts sociales, de parts privilégiées ou de parts privilégiées participantes dont ces personnes sont titulaires;
• Les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part, ainsi que le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

Considérant le rôle important des membres dans la vie associative de la coopérative et leur apport à sa capitalisation, certains droits sont accordés aux membres et aux titulaires de parts.

Droits des membres

Les membres peuvent consulter, au siège de la coopérative :

• la liste des administrateurs et des dirigeants;
• les procès-verbaux et les résolutions des assemblées générales;
• la liste des membres, des membres auxiliaires et des autres titulaires de parts;
• le nombre de parts dont ces personnes sont titulaires;
• les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part, et le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

De plus, ils peuvent obtenir une copie :

• des statuts;
• des règlements;
• des résolutions déterminant les caractéristiques des parts émises par la coopérative;
• du rapport annuel.

Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration sont exclus de toute consultation. En effet, ces documents peuvent contenir de l’information sensible, se rapportant par exemple à la négociation d’un contrat ou à un membre, dont il est nécessaire de préserver la confidentialité.

Droits des titulaires de parts

Les titulaires de parts ont le droit d’obtenir une copie de la résolution ou du règlement déterminant les caractéristiques de leurs parts et de consulter le dernier rapport annuel de la coopérative.

La coopérative a la responsabilité de protéger l’intégrité de son registre et d’effectuer de façon ponctuelle sa mise à jour avec discipline et rigueur.

Le registre peut être tenu sur tout support d’informations permettant l’accès aux données dans une transcription intelligible. Peu importe le support choisi, l’important est d’assurer la pérennité du registre, sa conservation dans le temps et son accessibilité en tout temps.