Procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre du processus de gestion contractuelle du ministère du Tourisme

En vertu de l'article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les organismes publics visés par la Loi sur l'Autorité des marchés publics (LAMP) ont l'obligation de se doter d'une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes.

La manifestation d'intérêt constitue une plainte relativement à un processus d'attribution d'un contrat public au sens de l'article 21.0.3 de la LCOP.

1.1 Interdiction d'exercer des représailles

Le dépôt d'une plainte en vertu de cette présente procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part du ministère du Tourisme.

De plus, précisons que l'article 51 de la LAMP stipule qu'il est interdit de menacer une personne ou une société de personnes de représailles pour qu'elle s'abstienne de formuler une plainte à l'Autorité des marchés publics (AMP). Toute personne ou société de personnes qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l'AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu'elle estime appropriées au dirigeant de l'organisme public concerné par les représailles. Au terme de l'examen, l'AMP informe le plaignant de ses constatations et, le cas échéant, de ses recommandations.

1.2 Préserver vos droits à un recours

Afin de préserver vos droits à un recours en vertu des dispositions prévues aux articles 37, 38, 39 et 41 de LAMP toute plainte au ministère du Tourisme doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

1.3 Application de la procédure

L'application de la présente procédure est confiée au responsable de l'application des règles contractuelles (RARC).

Cette personne est responsable de recevoir les plaintes de même que les manifestations d'intérêt, de faire les vérifications et les analyses qui s'imposent et d'y répondre dans les délais requis par la LAMP.

2.1 Avant de procéder au dépôt d'une plainte - s'assurer que le dépôt d'une plainte est le recours approprié

S'il s'agit d'une demande d'information ou de précision à formuler à l'égard du contenu des documents d'un appel d'offres, d'un processus de qualification d'entreprises, d'un processus d'homologation de biens ou d'un processus d'attribution d'un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l'article 13 de la LCOP en cours, le recours approprié est d'adresser cette demande à la personne ressource identifiée dans l'avis publié au système électronique d'appel d'offres (SEAO).

Si les documents d'un appel d'offres, d'un processus de qualification d'entreprises, d'un processus d'homologation de biens ou d'un processus d'attribution d'un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l'article 13 de la LCOP en cours prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, le recours approprié est, dans un premier temps, d'adresser vos plaintes au ministère du Tourisme en communiquant avec la personne-ressource identifiée dans l'avis publié au SEAO.

2.2 Quels sont les types de contrats publics pouvant faire l'objet d'un plainte?

Les contrats suivants qui comportent une dépense de fonds publics ET qui comportent une dépense égale ou supérieure au seuil minimal d'appel d'offres public applicable :

1° les contrats d'approvisionnement, incluant les contrats d'achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien des biens, dans la mesure où ils ne visent pas l'acquisition de biens destinés à être vendus ou revendus dans le commerce, ou à servir à la production ou à la fourniture de biens ou de services destinés à la vente ou à la revente dans le commerce;

2° les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (R.L.R.Q., chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

3° les contrats de services, autres qu'un contrat visant l'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux.

Est assimilé à un contrat d'approvisionnement, le contrat de crédit-bail.

Les contrats assimilés à des contrats de services soit les contrats d'affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l'instruction publique (R.L.R.Q., chapitre I-13.3), les contrats d'assurance de dommages et les contrats d'entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

Les contrats suivants qu'ils comportent ou non une dépense de fonds publics ET sans égard à la valeur de la dépense :

1° les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d'un projet d'infrastructure à l'égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l'exploitation de l'infrastructure;

2° tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

2.3 Seuils minimaux d'appel d'offres public applicables

Pour être recevable, la plainte doit porter sur un projet de contrat dont la dépense est égale ou supérieure au seuil minimal d'appel d'offres.

Les seuils applicables sont les suivants :

Note : Les seuils minimaux d'appel d'offres public applicables sont mis à jour annuellement.

2.4 Processus concernés par les plaintes et qui peut porter plainte

2.4.1 Processus d'appel d'offres public, un processus de qualification d'entreprises ou un processus d'homologation de biens en cours

Si la plainte concerne un processus d'appel d'offres public, un processus de qualification d'entreprises ou un processus d'homologation de biens en cours :

• Seul une entreprise intéressée ou un groupe d'entreprises intéressées à participer au processus d'appel d'offres public, au processus de qualification d'entreprises ou au processus d'homologation de biens ou son représentant peut porter plainte relativement à un de ces processus.

Pour les besoins du présent document, « Plainte concernant les documents d'appel d'offres public publiés » est le terme utilisé lorsqu'il est question de ces processus.

2.4.2 Processus d'attribution d'un contrat de gré à gré

Si la plainte concerne un processus d'attribution d'un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l'article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

• Seule une entreprise en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visé par le processus d'attribution en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l'article 13 de la LCOP peut en manifester son intérêt lequel est assimilé à une plainte.

Pour les besoins du présent document, « Plainte concernant l'attribution d'un contrat de gré à gré » est le terme utilisé lorsqu'il est question de ce processus.

2.4.3 Accusé de réception d'une plainte

Le responsable transmet un accusé de réception par voie électronique au plaignant dans les trois (3) jours ouvrables.

3.1 Motifs au soutien d'une plainte

Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer aux processus d'appel d'offres public, de qualification d'entreprises ou d'homologation de biens ou son représentant peut porter plainte relativement à l'un ou l'autre de ces processus lorsqu'elle considère que les documents d'appel d'offres public publiés :

• prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou
• prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
• prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif du ministère du Tourisme.

3.2 Modalités et délai de transmission d'une plainte

La plainte doit être transmise par voie électronique (gestion.contractuelle@tourisme.gouv.qc.ca) au responsable de l'appel d'offres public inscrit au SEAO.

La plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l'AMP disponible à l'adresse suivante, tel que stipulé à l'article 21.0.3 de la LCOP : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public .

Une telle plainte visée à l'article 21.0.4 de la LCOP doit être reçue par le ministère du Tourisme au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au SEAO.

La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23^e heure 59^e minute et 59^e seconde de la journée visée. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par le ministère du Tourisme à tout moment à l'intérieur des délais prescrits.

Une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents d'appel d'offres disponibles.

Le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte au ministère du Tourisme pour traitement approprié ainsi qu'à l'AMP pour information.

3.3 Contenu d'une plainte

Une plainte doit contenir les informations suivantes :

• Date;
• Identification et coordonnées du plaignant :
  • nom
  • adresse
  • numéro de téléphone
  • adresse courriel
• Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :
  • numéro de la demande de soumissions
  • numéro de référence SEAO
  • titre
• Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
• Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte;
• Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'AMP.

3.4 Critères de recevabilité d'une plainte

Pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes :

1. Être transmise par une personne intéressée de la section 2.4.1;
2. Être transmise par voie électronique au responsable indiqué dans le SEAO;
3. Être présentée sur le formulaire déterminé par l'AMP en vertu de l'article 45 de la LAMP;
   En vertu de l'article 21.0.3, seule une plainte visée à l'article 21.0.4 doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'AMP en application de l'article 45 de la LAMP sans quoi la plainte sera rejetée.
4. Être reçue par le responsable au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
5. Porter sur un contrat visé à la section 2.2 et aux seuils minimaux d'appel d'offres public applicables inscrits à la section 2.3;
6. Porter sur le contenu des documents d'un appel d'offres, d'un processus de qualification d'entreprises ou d'un processus d'homologation de biens disponibles dans le SEAO et être déposé au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
7. Être fondée sur l'un des motifs énumérés à la section 3.1 de la présente procédure, tout autre motif n'étant pas considéré dans le cadre de l'analyse.

Dans l'éventualité où le plaignant est informé d'une modification apportée aux documents d'appel d'offres pendant la période débutant deux jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, ce dernier doit transmettre sa plainte directement à l'AMP à partir du formulaire disponible à cette adresse : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public , et ce, conformément à l'article 40 de la LAMP.

3.5 Réception et traitement d'une plainte

Sur réception d'une plainte, le responsable procède à l'examen de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s'assure de l'intérêt du plaignant (section 2.4.1).

S'il juge que le plaignant n'a pas l'intérêt requis, il l'avise sans délai en lui transmettant un avis à cet effet.

Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte.

Il s'assure que les autres critères de recevabilité prévus à la section 3.4 sont rencontrés.

S'il juge que la plainte est non recevable selon le point c. de la section 3.4 de la présente procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant par voie électronique un avis à cet effet.

À défaut d'avoir formulé sa plainte sur le formulaire déterminé par l'AMP, ce manquement rendra sa plainte irrecevable, et ce, dès que ce défaut est constaté. De cette façon, le plaignant pourra retransmettre sa plainte au ministère du Tourisme et celui-ci aura l'opportunité de la traiter plutôt que de référer le plaignant directement à l'AMP.

Si la plainte n'est pas recevable pour un des motifs énoncés à la section 3.4 b. à g. de la présente procédure, la décision d'irrecevabilité est assimilée à une décision au sens de la loi.

Le responsable convient, avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d'analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte.

Le ministère du Tourisme doit, lorsque les vérifications et les analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. Dans le cas contraire, le ministère du Tourisme doit rejeter la plainte.

Le ministère du Tourisme rejettera une plainte dans l'une ou l'autre des situations suivantes :

• la plainte ne réunit pas l'ensemble des conditions prévues à la section 3.4;
• le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.

3.6 Décision et recours possibles auprès de l'AMP

Le responsable transmet la décision du ministère du Tourisme par voie électronique au plaignant, à l'égard de l'une ou l'autre des situations suivantes :

• de la raison du rejet de sa plainte dû à l'absence d'intérêt du plaignant;
• de la ou des raison(s) du rejet de sa plainte dû à la non-recevabilité de cette dernière;
• des conclusions au terme de l'analyse approfondie de sa plainte.

Cette décision sera transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au SEAO.

Le responsable s'assure qu'il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d'autant de jours qu'il en faut pour que ce délai minimal soit respecté. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

Dans les cas où plus d'une plainte pour une même demande de soumissions est reçue, le responsable transmet les décisions au même moment.

Si le plaignant est en désaccord avec la décision du ministère du Tourisme, il peut porter plainte auprès de l'AMP à partir du formulaire disponible à cette adresse : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public . Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l'AMP au plus tard trois (3) jours suivant la réception par le plaignant de la décision du ministère du Tourisme, conformément à l'article 37 de la LAMP.

Le responsable fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.

Après avoir constaté l'intérêt du plaignant et la recevabilité de la plainte à la section 3.4 de la présente procédure, le responsable doit rendre une décision sur le fond de la plainte.

Le ministère du Tourisme modifiera les documents concernés par le processus visé par la plainte par addenda si, à la suite de l'analyse approfondie de la plainte, il le juge requis.

Si le plaignant n'a pas reçu la décision du ministère du Tourisme trois (3) jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte auprès de l'AMP à partir du formulaire disponible à cette adresse : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public . Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l'AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par le ministère du Tourisme, conformément à l'article 39 de la LAMP.

3.7 Retrait d'une plainte

Le retrait d'une plainte doit impérativement être effectué avant la date limite de réception des plaintes.

À cet effet, le plaignant doit transmettre au ministère du Tourisme un courriel à l'adresse gestion.contractuelle@tourisme.gouv.qc.ca en indiquant les motifs du retrait de sa plainte.

À la suite de la réception de ce courriel, le ministère du Tourisme inscrira la date du retrait de la plainte au SEAO.

4.1 Motif au soutien d'une manifestation d'intérêt

Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans cet avis publié dans le SEAO.

4.2 Modalités et délai de transmission d'une manifestation d'intérêt

Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable (gestion.contractuelle@tourisme.gouv.qc.ca).

Elle doit être reçue par le responsable au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO.

4.3 Contenu d'une manifestation d'intérêt

Une manifestation d'intérêt doit contenir les informations suivantes :

• Date;
• Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec le ministère du Tourisme :
  • nom
  • adresse
  • numéro de téléphone
  • adresse courriel
• Identification de l'avis d'intention publié dans le SEAO :
  • numéro de contrat
  • numéro de référence SEAO
  • titre
• Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l'avis d'intention (p. ex. domaine de spécialité, expérience du prestataire de services, projets réalisés, etc.).

4.4 Critères d'admissibilité d'une manifestation d'intérêt

Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'un examen par le responsable, elle doit remplir les conditions suivantes :

1. Être transmise par voie électronique au responsable inscrit dans le SEAO;
2. Être reçue par le responsable au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO;
3. Porter sur un contrat visé à la section 2.2 et aux seuils minimaux d'appel d'offres public applicables inscrits à la section 2.3;
4. Être fondée sur le seul motif énuméré à la section 4.1 de la présente procédure.

4.5 Réception et traitement de la manifestation d'intérêt

Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le responsable procède à l'examen et à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s'assure que les critères d'admissibilité prévus à la section 4.4 sont rencontrés.

Si la manifestation d'intérêt est inadmissible pour un des motifs énoncés à la section 4.4 de la présente procédure, la décision d'inadmissibilité est assimilée à une décision au sens de la loi.

Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l'avis d'intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s'assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans cet avis.

Le responsable doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d'intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, le responsable recommande de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique.

Si une manifestation d'intérêt est acceptée, le ministère du Tourisme doit publier une demande de soumissions publique dans le SEAO s'il veut poursuivre le processus et adjuger le contrat.

Le ministère du Tourisme rejettera une plainte dans l'une ou l'autre des situations suivantes :

• la plainte ne réunit pas l'ensemble des conditions prévues à la section 4.4;
• le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.

4.6 Décision et recours possibles auprès de l'AMP

Le responsable transmet la décision du ministère du Tourisme de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie électronique, à l'entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 13.1 de la LCOP.

Cette décision sera transmise au moins 7 jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat de gré à gré inscrite.

Le responsable s'assure qu'il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision à l'entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 13.1 de la LCOP et la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat de gré à gré. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré sera reportée d'autant de jours qu'il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Si la personne qui a manifesté son intérêt est en désaccord avec la décision du ministère du Tourisme, elle peut porter plainte auprès de l'AMP à partir du formulaire disponible à cette adresse : https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public . Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l'AMP au plus tard trois (3) jours suivant la réception par le plaignant de la décision du ministère du Tourisme, conformément à l'article 38 de la LAMP.

Après avoir constaté l'admissibilité de la manifestation d'intérêt conformément à la section 4.4 de la présente procédure, le responsable doit rendre une décision quant à la conclusion ou non du contrat envisagé.

Le ministère du Tourisme procédera par appel d'offres public si celui-ci juge, après analyse, qu'au moins une manifestation d'intérêt provenant d'une entreprise a permis de démontrer que celle-ci est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré selon les besoins et les obligations énoncés dans l'avis d'intention.

Si la personne qui a manifesté son intérêt n'a pas reçu la décision du ministère du Tourisme trois (3) jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, elle peut porter plainte auprès de l'AMP à partir du formulaire disponible à cette adresse : https://amp.gouv.qc.ca/porter-plainte . Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l'AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite au SEAO par le ministère du Tourisme, conformément à l'article 41 de la LAMP.

4.7 Retrait d'une plainte

L'entreprise a la possibilité de retirer son document de démonstration d'intérêt sans pour cela aliéner son droit d'en présenter un nouveau dans le délai fixé.

La présente procédure entre en vigueur le 25 mai 2019