Le gouvernement du Québec, par le biais du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG), offre un service d’accompagnement aux ministères et aux organismes (MO) pour acquérir un bien ou un service qui :
répond à un besoin particulier de l’organisation;
ne fait pas partie d’un regroupement d’achats.
Le service comprend :
l’assignation d’une conseillère ou d’un conseiller en acquisition au dossier pour accompagner le client tout au long du processus;
l’évaluation et recommandation des stratégies d’acquisition les plus avantageuses, dans le respect des lois et règlements en vigueur ainsi que des orientations gouvernementales (développement durable, achat local, économie régionale, etc.);
l’obtention des autorisations préalables au lancement des appels d’offres ou à la conclusion des contrats de gré à gré pour les acquisitions de biens et de services;
l’accompagnement et validation du besoin (devis technique), le cas échéant;
la production des documents d’appels d’offres en fonction des besoins exprimés, et publication des appels d'offres sur le Système électronique d’appel d’offres (SEAO);
la gestion et publication des addendas;
la réception et analyse de la conformité administrative des soumissions;
l’organisation et tenue des comités de sélection, le cas échéant;
l’adjudication du contrat;
la publication des résultats de l’adjudication sur le SEAO;
la production des contrats de gré à gré, avec autorisations préalables, en fonction des besoins exprimés;
la modification du contrat par la production d’avenants aux contrats, de cessions ou de résiliations de contrat, s'il y a lieu;
l’assistance en cas de litige;
le services-conseils pour toute question en lien avec le processus d’acquisition mandatée.
Rôles et responsabilités du client
Le MO client qui fait appel au service d’accompagnement doit s’assurer de :
Faire une demande pour obtenir le service;
Obtenir les autorisations des engagements financiers nécessaires au paiement des fournisseurs ou des prestataires de services;
Procéder à une évaluation adéquate et rigoureuse de ses besoins, permettant de décider de la nature et des quantités des biens ou services requis;
Obtenir les autorisations préalables au lancement des appels d’offres ou à la conclusion des contrats de gré à gré, comme l'exige le cadre législatif et réglementaire selon ses processus internes;
Fournir le devis technique ou tout document décrivant le besoin, les quantités, les exigences, etc.;
Approuver le contenu du document d’appel d’offres et des addendas ou du contrat de gré à gré;
Fournir les justifications nécessaires dans le cas de l’utilisation d’une exception (ex. : conclusion d’un contrat de gré à gré en vertu des exceptions de l’article 13 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), etc.);
Faire le suivi du contrat et effectuer la réception des biens et services ainsi que leur facturation;
Publier la description finale du contrat sur le SEAO et les modifications au contrat par avenant incluant les dépenses supplémentaires, le cas échéant.
Obtenir ce service
Pour obtenir un accompagnement dans l’acquisition mandatée de biens et de services, les MO ont deux possibilités :
Si le client a accès à SAGIR, produire une demande d’acquisition dans le système avant la publication de l’appel d’offres ou la conclusion d’un contrat de gré à gré. Pour toute question sur la création des demandes d’acquisition dans SAGIR, contactez le Centre d’assistance SAGIR du ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN);