Procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes prévues à la Loi sur les contrats des organismes publics

En vertu de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les organismes publics visés par la Loi sur l’Autorité des marchés publics (LAMP) ont l’obligation de se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes.

Aux fins de la présente procédure et lorsqu’applicable, la manifestation d’intérêt est assimilée à une plainte dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat public au sens de cet article.

1.1. Interdiction d'exercer des représailles

Le dépôt d’une plainte en vertu de cette présente procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part du Directeur des poursuites criminelles et pénales (DPCP).

De plus, l’article 51 de la LAMP prévoit qu’il est interdit d’exercer des représailles de quelque nature que ce soit contre une personne ou une société de personnes qui formule une plainte à l’Autorité des marchés publics (AMP) ou encore de menacer une personne ou une société de personnes de représailles pour qu’elle s’abstienne de formuler une plainte à l’AMP.

Toute personne ou société de personnes qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu’elle estime appropriées au dirigeant de l’organisme public concerné par les représailles.

Au terme de l’examen, l’AMP informe le plaignant de ses constatations et, le cas échéant, de ses recommandations.

1.2. Préservation des droits à un recours

Afin de préserver votre droit de formuler une plainte en vertu des dispositions prévues aux articles 37, 38, 39 et 41 de la LAMP, toute plainte ou manifestation d’intérêt au DPCP doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

2.1. Choix du recours approprié

La demande d’information ou de précision à formuler porte sur le contenu des documents :

• d’un appel d’offres;
• d’un processus de qualification d’entreprises;
• d’un processus d’homologation de biens;
• d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP en cours.

Le recours approprié est d’adresser cette demande à la personne ressource identifiée dans l’avis publié au système électronique d’appel d’offres (SEAO).

Les documents d’un appel d’offres, d’un processus de qualification d’entreprises, d’un processus d’homologation de biens ou d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP en cours prévoient des conditions qui, selon vous :

• n’assureraient pas un traitement intègre et équitable des concurrents;
• ne permettraient pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés;
• ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.

Dans un premier temps, le recours approprié est d’adresser vos récriminations au DPCP en communiquant avec la personne ressource identifiée dans l’avis publié au SEAO.

2.2. Qui peut déposer une plainte?

Pour l’application de la présente procédure, on entend par « entreprise », une personne morale de droit privé, une société en nom collectif, en commandite ou en participation ou une personne physique qui exploite une entreprise individuelle.

Seule une entreprise intéressée ou un groupe d’entreprises intéressées à participer au processus d’appel d’offres public, au processus de qualification d’entreprises, au processus d’homologation de biens ou son représentant peut porter plainte relativement à un de ces processus.

2.3. Contrats publics pouvant faire l'objet d'une plainte ou d'une manifestation d'intérêt

Les contrats suivants qui comportent une dépense de fonds publics ET une dépense égale ou supérieure au seuil minimal d’appel d’offres public applicable :

• les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens, dans la mesure où ils ne visent pas l’acquisition de biens destinés à être vendus ou revendus dans le commerce, ou à servir à la production ou à la fourniture de biens ou de services destinés à la vente ou à la revente dans le commerce;
• les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;
• les contrats de services, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux.

Est assimilé à un contrat d’approvisionnement, le contrat de crédit-bail.

Les contrats assimilés à des contrats de services, soit les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3), les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

Les contrats suivants qui comportent ou non une dépense de fonds publics ET sans égard à la valeur de la dépense :

• les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure;
• tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

2.3.1. Processus concernés

Un processus d’appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours.

Un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser.

2.3.2. Seuils minimaux applicables d'appel d'offres public

Les seuils applicables sont les suivants. Pour un contrat :

• d’approvisionnement : 30 300,00 $
• de services technique ou professionnel : 121 100,00 $
• de travaux de construction : 121 100, 00 $

3.1. Transmission de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, la plainte doit être transmise par voie électronique aux responsables du traitement des plaintes à : plaintes.contrats@dpcp.gouv.qc.ca.

De plus, la plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP , tel que prévu à l’article 21.0.3 de la LCOP.

Le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte au DPCP pour traitement approprié ainsi qu’à l’AMP pour information, en inscrivant l’adresse courriel de l’AMP en copie conforme. Cette adresse est indiquée sur le formulaire de plainte.

À la section Transmission de la plainte du formulaire de plainte de l’AMP, indiquez dans la case : 

• Nom complet : Responsable du traitement des plaintes
• Courriel : plaintes.contrats@dpcp.gouv.qc.ca
• Téléphone : Non-applicable

Il s'agit d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser?

L'entreprise doit remplir le « Formulaire de proposition » disponible sur le SEAO joint à l’avis d’intention concerné. L’entreprise doit transmettre le formulaire par voie électronique, à l’attention du responsable de cet avis d’intention, à l’adresse courriel indiquée sur ce même avis.

3.2. Réception de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, une telle plainte :

• visée à l’article 21.0.4 de la LCOP doit être reçue par le DPCP au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au SEAO

Cette date limite se termine toujours à sa 23^e heure 59^e minute et 59^e seconde, ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par le DPCP à tout moment à l’intérieur des délais prescrits.

• ne peut porter que sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours avant cette date.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

L’entreprise qui s’estime en mesure de réaliser le contrat selon les besoins et les obligations énoncés dans l’avis d’intention peut manifester son intérêt pour le contrat et transmettre sa démonstration au plus tard à l’expiration du délai indiqué au SEAO. Les entreprises peuvent se renseigner davantage en communiquant avec le responsable du dossier identifié dans l’avis d’intention.

3.3. Transmission d'un accusé de réception

Le DPCP transmet automatiquement un accusé de réception au plaignant dès la réception de la plainte ou de la manifestation d’intérêt. Ces dernières seront traitées selon les délais prescrits de la LAMP.

3.4. Retrait d'une plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, le retrait d’une plainte doit impérativement être effectué avant la date limite de réception des plaintes.

À cet effet, le plaignant doit transmettre au DPCP un courriel à : plaintes.contrats@dpcp.gouv.qc.ca, en indiquant les motifs du retrait de sa plainte.

À la suite de la réception de ce courriel, le DPCP inscrira la date du retrait de la plainte au SEAO.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’entreprise a la possibilité de retirer son Formulaire de proposition sans pour cela aliéner son droit d’en présenter un nouveau dans le délai fixé.

4.1. Vérification de l'intérêt du plaignant

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours :

Le DPCP détermine si l’entreprise peut avoir un intérêt à participer au processus. La vérification de l’intérêt est effectuée par le responsable du dossier concerné.

Si le DPCP détermine que le plaignant n’a pas l’intérêt pour formuler la plainte, il informe celui-ci que cette dernière est rejetée sans être inscrite dans le SEAO.

Si, au contraire, le DPCP détermine que le plaignant a l’intérêt pour formuler la plainte, il indique, sans délai, au SEAO la date à laquelle celle-ci a été reçue.

4.2. Analyse de la recevabilité de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes pour être recevable  :

• concerner un contrat public visé à l’alinéa 1 (1o) a) ou à l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
• porter sur le contenu des documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens disponibles au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée au SEAO;
• être transmise par voie électronique au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci;
• être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP lorsqu’elle vise un appel d’offres public en cours : en vertu de l’article 21.0.3, seule une plainte visée à l’article 21.0.4 doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP sans quoi la plainte sera rejetée;
• être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au SEAO.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Pour être recevable, la manifestation d'intérêt doit réunir chacune des conditions suivantes :

• concerner un contrat public visé à l’alinéa 1 (1o) a) ou à l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
• porter sur un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP;
• être transmise par voie électronique au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci;
• être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP lorsqu’elle vise un appel d’offres public en cours;
• être reçue au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention, laquelle date précède de 5 jours celle prévue de conclusion du contrat.

4.3. Analyse de la plainte

La plainte ou la manifestation d’intérêt est recevable?

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours :

Le responsable du traitement de la plainte analyse la plainte à partir des éléments soulevés par le plaignant dans le formulaire de plainte relativement aux documents concernés par le processus d’adjudication visé. Si la plainte ne peut être traitée dans les délais requis, la date de réception des soumissions doit être reportée du temps nécessaire au traitement de la plainte.

Si la situation l’exige, le responsable du traitement de la plainte contactera le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte.

Au terme de l’analyse de la plainte, le responsable du traitement des plaintes détermine le bien-fondé ou non de la plainte. Si le responsable du traitement de la plainte constate que les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens :

• assurent un traitement intègre et équitable des concurrents, permettent à des concurrents d’y participer ou sont conformes au cadre normatif, il transmet la décision de rejet de la plainte au(x) plaignant(s) selon les modalités de la section 5.1 de cette procédure. La date de transmission de la décision est inscrite sans délai dans le SEAO.
• prévoient effectivement des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, il transmet la décision favorable au(x) plaignant(s) selon les modalités de la section 5.1 de cette procédure. La date de transmission de la décision est inscrite sans délai dans le SEAO.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Le responsable du traitement de la manifestation d’intérêt analyse le formulaire de proposition selon les besoins et les obligations énoncés dans l’avis d’intention. Si l’analyse ne peut être traitée dans les délais requis, la date de conclusion du contrat est reportée du temps nécessaire au traitement de la manifestation d’intérêt.

Si la situation l’exige, le responsable du traitement de la manifestation d’intérêt contacte l’entreprise pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de proposition.

À la conclusion de l’analyse, le DPCP transmet à l’entreprise ou aux entreprises la décision de maintenir ou non l’intention de conclure le contrat du processus d’adjudication visé, selon les modalités de la section 5.1 de cette procédure.

5.1. Transmission de la décision au(x) plaignant(s)

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, le DPCP transmet sa décision par voie électronique au(x) plaignant(s) en indiquant, selon la situation, les motifs :

• du rejet de la plainte lorsque celle-ci est rejetée pour défaut d’intérêt;
• du rejet de la plainte pour cause de non-recevabilité;
• justifiant sa décision au terme de l’analyse de la plainte.

Cette décision est transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au SEAO.

Le DPCP s’assure d’un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO est reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Le DPCP transmet sa décision de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie électronique, à l’entreprise qui a manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP.

Cette décision est transmise au moins 7 jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré.

Le DPCP s’assure d’un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision à l’entreprise qui a manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP et la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré.

Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré est reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

5.1.1. Mention au Système électronique d'appel d'offres de la date de transmission de la décision

La plainte concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours?

Immédiatement après avoir transmis sa décision au(x) plaignant(s), le DPCP indiquera au SEAO que sa décision a été transmise.

Cette mention est effectuée au SEAO dans le seul cas où une plainte a été transmise par un plaignant ayant l’intérêt requis.

5.2. Mesures correctives 

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, le DPCP modifie par addenda les documents concernés par le processus d’adjudication visé par la plainte si, à la suite de l’analyse de la plainte, il le juge requis.

Une fois la transmission de la décision au(x) plaignant(s) effectuée, le DPCP publie l’addenda sur le site du SEAO. Cette modification assure notamment de rendre intègres et équitables toutes conditions visées par les plaintes jugées fondées.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

À la suite de la transmission du DPCP de la décision de ne pas maintenir son intention de conclure le contrat de gré à gré visé par l’avis d’intention, le DPCP annule le processus d’octroi du contrat. Un appel d’offres public peut être publié subséquemment par le DPCP via le SEAO.

5.3. Recours possibles à l'AMP à la suite d'une plainte au DPCP

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours :

Si le plaignant est en désaccord avec la décision du DPCP, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard 3 jours suivant la réception par le plaignant de la décision du DPCP (article 37 de la LAMP).

Si le plaignant n’a pas reçu la décision du DPCP 3 jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par le DPCP (article 39 de la LAMP).

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt concernant un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Si l’entreprise est en désaccord avec la décision du DPCP, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard 3 jours suivant la réception par le plaignant de la décision du DPCP (article 38 de la LAMP).

Si l’entreprise n’a pas reçu la décision du DPCP 3 jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, elle peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite au SEAO par le DPCP (article 41 de la LAMP).

Date de l'entrée en vigueur de la présente procédure : 25 mai 2019