Dans les coulisses de l’étude des crédits

Par Stéphanie Thibault, adjointe exécutive et conseillère stratégique au Bureau du sous-ministre adjoint à l'administration.

Chaque printemps, une mécanique exigeante et soutenue s’enclenche dans les ministères: la préparation de l’étude des crédits. C’est un exercice essentiel qui permet de détailler l’utilisation des fonds publics octroyés à un ministère et de rendre compte de leurs effets sur le terrain. Pourtant, il demeure peu connu du grand public bien que la partie visible se déroule à l’Assemblée nationale, lorsque le gouvernement échange avec les groupes de l’opposition au cours d’une séance de questions et réponses consacrée à l’exercice en commission parlementaire, celui-ci demeure peu connu du grand public. De l’extérieur, on peut croire que tout se joue en direct. En réalité, l’essentiel se construit en amont, pendant des mois. 

Je connais bien ces rouages, pour y avoir pris part dans différents ministères. Au ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, où j’agis depuis 2024 comme adjointe exécutive et conseillère stratégique auprès du sous-ministre adjoint à l’administration, je coordonne une partie du processus. C’est loin d’être un travail solitaire; nous sommes des dizaines de personnes en coulisses dans chacun des secteurs à travailler pour livrer de l’information complète, exacte et claire.

La fenêtre pour la tenue des travaux en commission parlementaire est habituellement en avril ou au tout début de mai. Les questions officielles des oppositions nous parviennent généralement une semaine après le dépôt du budget mais, compte tenu du volume de documents à produire, nous démarrons l’opération dès le retour des Fêtes. Nous devons donc anticiper certains éléments encore incertains, notamment les questions qui seront posées et le calendrier des travaux. Afin d’orienter notre préparation, nous nous basons sur les questions des années précédentes. L’objectif, ici, est de permettre aux parlementaires de s’appuyer sur une information de qualité pour rendre compte de l’utilisation des sommes octroyées au budget précédent.

Au MAMH comme dans tous les ministères et organismes, nous travaillons à partir de fiches standardisées pour faciliter la structuration de l’information. Elles contiennent les questions relatives aux renseignements généraux et celles des oppositions, ainsi que la réponse afférente. Les responsables de dossier actualisent les réponses aux questions en fonction de ce qui relève de leur compétence et des travaux et modifications survenus en cours d’année. Ces fiches sont ensuite validées à plusieurs niveaux, jusqu’à leur dépôt à l’Assemblée nationale. Leur rôle, c’est de décrire l’état des programmes, des investissements, des budgets et des réalisations, et de présenter les chiffres clés.

Certaines réponses incluent des contenus qualitatifs, comme de l’information sur le fonctionnement d’un programme ou ses paramètres d’application, ou sur différentes activités réalisées. Ces fiches peuvent être produites rapidement, soit dès le début février, étant donné qu’elles ne contiennent pas de données financières. 

La majorité des réponses produites incluent toutefois des contenus financiers, comme les montants alloués et dépensés au cours du dernier exercice financier qui débute le 1er avril. Lors de l’opération, l’année financière n’est pas encore terminée; nous fournissons alors les données validées à la date de référence, soit le 31 janvier ou la fin février (ça varie, selon les années). Le délai de production de ces fiches est donc plus court, puisqu’on ne peut y travailler avant cette date. Cette étape exige une coordination serrée avec nos collègues des ressources financières, qui effectuent une validation de cohérence en fin de parcours. 

Le discours sur le budget enclenche la rédaction des questions officielles par les oppositions, qui nous les soumettent dans les jours qui suivent. Dès qu’elles arrivent, nous les comparons avec celles de l’année précédente, pour ajouter les nouvelles questions et retirer celles qui ne sont pas reconduites. Par exemple, en 2024 et en 2025, certaines questions sur les dépenses liées à la pandémie n’avaient plus lieu d’être.

C’est à ce moment que le tempo s’accélère; les équipes concernées rédigent les réponses aux nouvelles questions reçues et, en parallèle, notre petite équipe de trois personnes réalise les contrôles finaux et vérifie la cohérence pour que tout tienne ensemble (titres, libellés, références croisées, nomenclature identique d’une fiche à l’autre). C’est aussi à ce moment que la chaîne des approbations par les autorités s’enclenche pour l’ensemble de la documentation produite. De plus, on garde la traçabilité de tout ce qui est modifié ou retourné aux équipes, en vue des ajustements ou des questions en cours de route. Une bonne organisation prend alors toute son importance.  

Une fois les contenus approuvés, on bascule vers l’étape de la production, pour que le tout puisse être présenté en versions électronique et papier aux personnes concernées, en prévision des travaux en commission. 

Pendant les travaux des parlementaires, qui sont diffusés en direct via le site Internet de l’Assemblée nationale, l’équipe demeure en appui en temps réel. J’ai connu les années où certains, comme moi, étaient présents dans la salle, sur le qui-vive, cahiers à anneaux et documents sur les genoux, pour retracer rapidement une information complémentaire, une donnée, un fait. La pandémie a eu pour effet de nous amener à travailler virtuellement, une pratique que nous avons heureusement gardée. Quelques personnes sont sur place pour accompagner la ministre, mais nous sommes nombreux à suivre les travaux en ligne, demeurant disponibles au besoin pour retrouver la bonne réponse ou la référence exacte à une fiche, fournir un complément si un détail n’a pas fait l’objet d’une question, et alimenter rapidement la ministre. C’est un travail d’écoute active.

Quand il n’y a pas de question sur certains sujets abordés dans nos réponses lors des travaux en commission, c’est un bon signe! Si l’on ne nous interroge pas sur le contenu d’une fiche pendant l’étude des crédits, c’est généralement parce qu’elle répond d’emblée aux questions des membres de l’opposition, sans angle mort, et que les échanges peuvent se concentrer sur d’autres enjeux. À l’interne, cela peut surprendre celles et ceux qui ont consacré beaucoup d’énergie aux contenus qui ne sont pas évoqués. J’y vois plutôt une marque de qualité du travail accompli. 

Ces travaux s’ajoutent à nos mandats et dossiers quotidiens. Au plus fort des préparatifs, nous devons user d’agilité. Il faut faire preuve de calme et de rigueur, se structurer adéquatement et se poser les bonnes questions, au bon moment.

J’ai participé aux travaux de préparation de l’étude des crédits dans plusieurs ministères depuis 15 ans. D’une année à l’autre, on allège l’opération et on gagne en efficacité. Au MAMH, j’ai vécu un premier cycle l’an dernier. Nous avons apporté des ajustements à nos méthodes et à nos outils. Par exemple, pour la prochaine année, nous allons faire migrer nos contenus dans un environnement informatique collaboratif pour limiter le nombre de versions en circulation, permettre à plusieurs de travailler en même temps sur un même fichier et réduire les échanges par courriel. De « petits » ajustements qui, répétés une centaine de fois, ont un effet considérable. Chaque cycle nous offre des occasions d’améliorer les processus.