Modifications législatives en matière de gestion contractuelle

N^o 10 − 20 août 2010

Ce Muni-Express résume, en les intégrant, les dispositions de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant principalement le processus d'attribution des contrats des organismes municipaux (P.L. 76) sanctionnée le 1^er mars 2010, et celles de la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale (P.L. 102), sanctionnée le 11 juin 2010, qui concernent la gestion contractuelle. Ces deux lois ont modifié les lois suivantes :

• Charte de la Ville de Longueuil (L.R.Q., chapitre C-11.3);
• Charte de la Ville de Montréal (L.R.Q., chapitre C-11.4);
• Charte de la Ville de Québec (L.R.Q., chapitre C-11.5);
• Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19);
• Code municipal du Québec (L.R.Q., chapitre C-27.1);
• Loi sur la Communauté métropolitaine de Montréal (L.R.Q., chapitre C-37.01);
• Loi sur la Communauté métropolitaine de Québec (L.R.Q., chapitre C-37.02);
• Loi sur les compétences municipales (L.R.Q., chapitre C-47.1) ;
• Loi sur le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire (L.R.Q., chapitre M-22.1);
• Loi sur les sociétés de transport en commun (L.R.Q., chapitre S-30.01).

Les modifications apportées par ces lois visent, d'une part, à assurer une plus grande transparence et une meilleure gestion relativement aux contrats des organismes municipaux et, d'autre part, à accorder de nouveaux pouvoirs au ministre des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire en matière de vérification. Le P.L. 102 donne notamment suite au rapport Marchés publics dans le milieu municipal (PDF 1,63 Mo) du Groupe-conseil sur l'octroi des contrats municipaux qui a été déposé en avril dernier.

La loi prévoit que les règles de transparence et de gestion contractuelle s'appliquent aux organismes suivants :

• les municipalités (locales et régionales de comté);
• les communautés métropolitaines;
• les sociétés de transport en commun;
• les régies intermunicipales;
• certains organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d'adjudication des contrats municipaux.

Estimation du prix du contrat

La loi prévoit une obligation pour l'organisme municipal d'établir une estimation du prix de tout contrat dont le processus d'attribution a commencé après le 1^er septembre 2010 et qui comporte une dépense de 100 000 $ ou plus. Cette obligation doit être accomplie avant l'ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat.

Publication sur Internet de la liste des contrats

Tout organisme municipal doit publier et tenir à jour, sur Internet, une liste des contrats qu'il conclut à compter du 1^er avril 2011 et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

• l'objet du contrat;
• le prix du contrat prévu dans l'estimation établie par l'organisme municipal (contrat de 100 000 $ et plus);
• le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
• le prix du contrat au moment de son attribution et s'il s'agit d'un contrat avec option de renouvellement, le montant total de la dépense prévue compte tenu de l'ensemble des options de renouvellement du contrat;
• le montant total de la dépense effectivement faite.

Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

• les noms des soumissionnaires;
• les montants des soumissions;
• l'identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non-conformes.

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Le ministre peut, lorsqu'une demande lui est formulée avant le 1^er avril 2011 par un organisme municipal, remplacer, pour cet organisme, la date limite de publication desdits renseignements sur le site Internet par une date postérieure.

Utilisation du système électronique d'appels d'offres (SEAO) et création d'un hyperlien

Les organismes municipaux utiliseront le système électronique d'appel d'offres (SEAO), approuvé par le gouvernement pour l'application de la Loi sur les contrats des organismes publics, pour publier leur liste de contrats. Le SEAO est exploité par un prestataire de services dans le cadre d'un contrat octroyé par le Conseil du trésor et selon les modalités et conditions prévues à ce contrat. À titre de responsable du suivi de ce contrat, le Conseil du trésor s'est notamment adjoint des collaborateurs venant du milieu municipal.

Le recours au SEAO est une solution clé en main mise à la disposition des organismes municipaux visés par l'obligation de publication qui, ainsi, n'auront pas à développer d'application spécifique sur leur propre site Internet. Les modifications qui seront apportées au SEAO pour permettre la publication des listes de contrats municipaux seront faites par le Conseil du trésor, sans frais pour les organismes municipaux. Le SEAO est un système déjà familier aux organismes municipaux qui y publient déjà leurs demandes de soumissions publiques pour les contrats de 100 000 $ et plus.

Pour faciliter l'accès des citoyens à la liste des contrats des organismes municipaux publiée dans le SEAO, les organismes municipaux devront, au plus tard à la date de la publication de leur liste de contrats, publier sur leur propre site Internet une mention concernant la publication de leur liste sur le SEAO et un hyperlien permettant d'accéder à celle-ci. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire, selon le cas, sur le site de leur MRC ou sur un autre site dont ils devront donner un avis public de l'adresse au moins une fois par année.

Publication de listes de contrats d'années antérieures

Le P.L. 76 indiquait que toute municipalité devait, au plus tard le 1^er septembre 2010, publier sur Internet les listes des contrats conclus par la municipalité qui ont été déposées au conseil par le maire en 2008 et 2009 lors de la séance au cours de laquelle il a fait rapport sur la situation financière de la municipalité. Cette mesure a été abrogée.

Interdiction de paiement

Le P.L. 76 prévoyait des interdictions de paiement si des renseignements concernant le contrat concerné n'étaient pas publiés sur Internet. Ces interdictions ont été abrogées.

Interdiction de divulgation

La loi prévoit, à compter du 1^er septembre 2010, une interdiction, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié.

Un membre du conseil qui, sciemment, ne respecte pas l'interdiction de divulgation pourra être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi par elle et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de la municipalité et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Vente des documents d'appel d'offres par le SEAO et non divulgation de l'identité des requérants

À compter du 1^er avril 2011 les organismes municipaux auront l'obligation de vendre les documents d'appel d'offres par le SEAO. Cette façon de faire facilitera l'accès aux documents d'appel d'offres et la vente des documents au plus grand nombre de soumissionnaires potentiels. Il est à noter que le SEAO offre déjà le service de vente des documents d'appel d'offres et que ce service est gratuit, sauf dans le cas de la vente d'addendas. La distribution des documents d'appel d'offres par le SEAO peut se faire électroniquement ou en version papier selon la demande du fournisseur qui a également la possibilité de les consulter gratuitement sur Internet avant de les commander.

À l'instar des membres du conseil ou d'un employé de l'organisme municipal, l'exploitant du SEAO et ses employés ne pourront pas, à compter du 1^er avril 2011, divulguer l'identité d'un demandeur de documents d'appel d'offres, à moins d'une autorisation de ce dernier à cet effet. En fait, après l'obtention des documents d'appel d'offres par un soumissionnaire potentiel, la préparation d'une soumission peut nécessiter que ce dernier obtienne des propositions de sous-traitants et de fournisseurs. Il peut à cette fin communiquer privément avec ses partenaires d'affaires habituels. Il peut également recourir à d'autres moyens pour divulguer son identité et ainsi rendre public son intérêt à recevoir des propositions afin d'en recevoir un plus grand nombre, notamment en autorisant le SEAO à divulguer son identité.

Politique de gestion contractuelle

La loi prévoit l'obligation pour les organismes municipaux d'adopter, au plus tard le 1^er janvier 2011, une politique de gestion contractuelle et de la rendre accessible sur Internet. Cette politique doit notamment prévoir :

• des mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;
• des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
• des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
• des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
• des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
• des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
• des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. (Il est à noter sur ce sujet que la loi intègre désormais la règle jurisprudentielle voulant qu'un contrat accordé à la suite d'une demande de soumissions ne peut être modifié que si la modification constitue un accessoire au contrat et n'en change pas la nature.)

Un membre du conseil qui, sciemment, par son vote ou autrement, autorise ou effectue la passation d'un contrat sans respecter une mesure prévue dans la politique de gestion contractuelle pourra être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi par elle et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de la municipalité et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Pouvoir réglementaire du gouvernement

La loi accorde au gouvernement le pouvoir de déterminer, par règlement, toute autorisation, condition ou règle d'attribution, en outre de celles déjà prévues dans la loi applicable à l'organisme municipal concerné, à laquelle est assujetti un contrat de l'organisme.

La loi étend à divers organismes municipaux les pouvoirs de donner des avis, de faire des recommandations et d'effectuer des enquêtes ou des vérifications que possède déjà le ministre des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire à l'égard des municipalités.

La loi précise les pouvoirs des personnes qui effectueront les vérifications, notamment en prévoyant que toute personne qui a la garde, la possession ou le contrôle de documents doit, sur demande, en donner communication au vérificateur désigné par le ministre. Le vérificateur peut aussi examiner et tirer copie de tout document relatif aux affaires de l'organisme municipal. La loi lui donne également le pouvoir d'exiger, de tout fonctionnaire, employé ou membre d'un conseil de l'organisme municipal, tout renseignement ou tout document relatif à l'application des lois qui relèvent de la responsabilité du ministre.

La loi prévoit que le ministre peut, à la suite d'une vérification ou d'une enquête, donner des directives au conseil de l'organisme municipal qui est concerné par la vérification ou l'enquête.

La loi prévoit également que les avis, recommandations et directives du ministre seront publiés sur le site Internet du Ministère. Ils seront aussi transmis, par lettre recommandée ou certifiée, au premier dirigeant et au secrétaire de l'organisme municipal. Ces derniers sont tenus d'en saisir le conseil à la première séance ordinaire que tient celui-ci après leur réception. Lorsque la lettre est transmise à un organisme municipal autre qu'une municipalité locale, le ministre en transmet une copie à toute municipalité locale ayant un lien avec cet organisme.

Le ministre pourra exercer son pouvoir de vérification à l'égard des organismes municipaux suivants :

• une municipalité (locale ou régionale de comté);
• une communauté métropolitaine;
• une régie intermunicipale;
• une société de transport en commun;
• l'Administration régionale Kativik;
• une personne morale dont la vérification est effectuée par le vérificateur général d'une municipalité de 100 000 habitants et plus en raison du fait que la municipalité ou un mandataire de celle-ci détient plus de 50 % des parts ou actions votantes ou nomme plus de 50 % des membres du conseil d'administration;
• un organisme que la loi déclare mandataire ou agent d'une municipalité;
• un organisme dont le conseil d'administration est formé majoritairement de membres du conseil d'une municipalité;
• un organisme dont le conseil d'administration est formé d'au moins un élu municipal siégeant à ce titre et dont une municipalité ou une communauté métropolitaine adopte ou approuve le budget ou contribue à plus de la moitié du financement;
• une société d'économie mixte constituée conformément à la Loi sur les sociétés d'économie mixte dans le secteur municipal ou un organisme analogue constitué conformément à une loi d'intérêt privé;
• un centre local de développement ou une conférence régionale des élus;
• le conseil, tout comité ou toute commission :
  • d'un organisme dont le budget est adopté par une municipalité;
  • d'un organisme dont le financement est assuré pour plus de la moitié par une municipalité;
  • d'un organisme public dont le conseil est composé majoritairement de membres du conseil de plusieurs municipalités;
  • de tout autre organisme déterminé, aux fins des articles 304 et 306 de la Loi sur les élections et référendums dans les municipalités, par le ministre des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire.

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