Application du PL 155 (2018, chapitre 8) en matière de vérification financière

N° 18 – 4 septembre 2018

Le Projet de loi n^o 155, Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec (2018, chapitre 8), sanctionné le 19 avril 2018, a apporté plusieurs changements en matière de vérification financière des municipalités, notamment :

• l’obligation conférée au vérificateur externe d’une municipalité locale, d’une MRC ou d’une régie intermunicipale de vérifier les états financiers des personnes morales qui leur sont liées selon les critères prévus à l’article 108.2 ou 108.2.1 de la Loi sur les cités et villes (LCV) ou à l’article 966.2 du Code municipal (CM);
• l’abrogation de l’obligation pour le vérificateur général municipal de faire rapport sur la vérification des états financiers de la municipalité et des personnes morales visées à l’article 107.7 de la LCV, lui laissant dorénavant la pleine latitude de faire cette vérification, dans la mesure jugée appropriée, comme prévu à l’article 107.8 de la LCV.

Afin d’accompagner le milieu municipal dans l’application de ces changements, le ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT) fournit des précisions complémentaires au moyen du présent Muni‑Express. Ces précisions ne constituent pas des avis juridiques et ne prévalent pas sur le texte de la Loi. Le lecteur ne doit pas se limiter à consulter les présentes précisions, mais il doit se référer au texte de loi. En cas de doute quant à l'interprétation ou à l'application de la Loi, les organismes municipaux sont invités à consulter leur conseiller juridique.

Les expressions « vérification » et « vérificateur externe » utilisées dans le présent document tiennent lieu respectivement des expressions « audit » et « auditeur indépendant » utilisées par les comptables professionnels agréés (CPA) dans leur pratique professionnelle. Par défaut, le document vise la vérification réalisée par le vérificateur externe. S’il y a lieu, des indications spécifiques aux vérificateurs généraux (VG) municipaux sont fournies dans des encadrés.

Les articles 108.2 et 108.2.1 de la LCV et l’article 966.2 du CM, tels que modifiés respectivement par les articles 50, 52 et 104 du PL 155, stipulent que le vérificateur externe désigné par la municipalité ou la régie intermunicipale ^{Lire le contenu de la note numéro 1} vérifie, pour l’exercice pour lequel il a été nommé, les états financiers de la municipalité ou de la régie et de toute personne morale qui lui est liée.

Une personne morale liée est une personne morale qui répond à l’une ou l’autre des conditions suivantes :

• elle fait partie du périmètre comptable défini dans les états financiers de la municipalité ^{Lire le contenu de la note numéro 2} ;
• la municipalité ou un mandataire de celle-ci nomme plus de 50 % des membres de son conseil d’administration;
• la municipalité ou un mandataire de celle-ci détient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes en circulation.

Précisions sur les personnes morales visées

Puisqu’une régie intermunicipale n’est comprise dans le périmètre comptable d’aucune des municipalités qui en sont membres ^{Lire le contenu de la note numéro 3} , le vérificateur externe de ces municipalités n’a pas à en faire la vérification financière eu égard à ce critère. Toutefois, il doit le faire si la municipalité nomme plus de 50 % des membres du conseil d’administration de la régie.

Par ailleurs, le vérificateur externe d’une municipalité n’a pas à faire la vérification financière d’un régime de retraite ni d’une caisse de retraite ou d’un comité de retraite, car ces entités ne constituent pas des personnes morales.

Dans le cas du VG, la LCV prévoit une disposition spécifique lui permettant de vérifier un régime de retraite : « 107.11. Le vérificateur général peut procéder à la vérification du régime ou de la caisse de retraite d’un comité de retraite de la municipalité ou d’une personne morale visée au paragraphe 2° de l’article 107.7 lorsque ce comité lui en fait la demande avec l’accord du conseil. »

Entrée en vigueur de l’obligation de vérifier les personnes morales liées

Les articles 50, 52 et 104 du PL 155 entrent en vigueur le 1^er janvier 2019. Ces articles visent toute vérification financière réalisée à compter de cette date et portant sur un « exercice pour lequel le vérificateur a été nommé », peu importe que cette nomination ait eu lieu avant ou après le 1^er janvier 2019.

Dans le cadre de la vérification d'états financiers, le vérificateur externe doit nécessairement compléter sa vérification et produire son rapport de vérification après la fermeture de l’exercice financier visé par ces états financiers. Par conséquent, la nouvelle disposition législative s’applique dès l’exercice 2018 puisque la vérification de cet exercice doit se faire en 2019.

Il se peut que l’exercice financier 2018 d’une personne morale liée se termine au cours de l’année 2018 et que le vérificateur externe de cette personne morale termine normalement sa vérification et produise son rapport avant le 31 décembre 2018. Dans un tel cas, puisque la vérification de l’exercice 2018 est complétée en 2018, l’obligation pour le vérificateur externe de la municipalité de vérifier les états financiers de la personne morale en question s’applique à compter de l’exercice 2019 dont la vérification sera réalisée en 2019.

Par ailleurs, il n’est pas possible dans le cadre de la nomination d’un vérificateur externe par une municipalité, de venir distinguer la portée du mandat entre la municipalité et les personnes morales liées. Par exemple, il n’est pas possible de spécifier dans un appel d’offres ou un contrat pour la vérification des états financiers des exercices 2018, 2019 et 2020 que la vérification financière de la municipalité vise les exercices 2018, 2019 et 2020 et que celle des personnes morales liées vise uniquement les exercices 2019 et 2020, sauf pour une personne morale qui serait dans la situation décrite au paragraphe précédent.

L’entrée en vigueur des articles  50, 52 et 104 du PL 155 est concomitante avec celle de l’article 47 du PL 155 qui a abrogé les articles 107.14 et 107.15 de la LCV, faisant en sorte que le VG n’a plus l’obligation, à compter de 2019, de faire rapport sur la vérification des états financiers de la municipalité et des personnes morales qui lui sont liées, de même que sur le taux global de taxation.

Tel que mentionné dans le Muni-Express n^o 5 du 27 avril 2018, le VG conserve toutefois son pouvoir de mener de telles vérifications et de faire rapport, s’il le juge opportun. Ainsi, dans la mesure jugée appropriée, tel que spécifié à l’article 107.8 de la LCV, le VG peut participer à la vérification des états financiers de la municipalité et des personnes morales et organismes qui lui sont liés.

Transmission des rapports de vérification par le vérificateur externe

Le vérificateur externe de la municipalité transmet son rapport de vérification portant sur les états financiers d’une personne morale liée au secrétaire de celle-ci. Il en remet également une copie au maire de la municipalité, le cas échéant.

Le maire d’une municipalité devrait déposer au conseil municipal le rapport de vérification portant sur une personne morale liée que le vérificateur externe de la municipalité lui a remis.

Nécessité de prévoir la vérification des personnes morales liées

Dans son devis d’appel d’offres et dans son contrat pour services professionnels en vérification financière, la municipalité doit prévoir la vérification des personnes morales liées.

Conseils relatifs à la désignation d’un vérificateur externe par la personne morale liée

Une personne morale liée qui n’est pas obligée de faire vérifier ses états financiers pourrait envisager de laisser le vérificateur externe de la municipalité faire cette vérification.

Une personne morale liée dont les statuts ou une disposition législative l’obligent à mandater elle-même un vérificateur externe pourrait envisager de s’entendre avec la municipalité afin qu’un seul vérificateur externe soit désigné par les deux entités, et ce pour les mêmes exercices financiers.

Conseils relatifs à la préparation des appels d’offres et des contrats

Dans le cadre du processus d’appel d’offres ou de négociation de contrat de gré à gré pour services professionnels en vérification financière, la municipalité doit spécifier la durée des services requis, en énumérant les exercices financiers pour lesquels la vérification des états financiers de la municipalité et des personnes morales liées devra être faite par le vérificateur externe, de même que le nom des personnes morales en question.

Il est de plus suggéré que la municipalité fournisse les informations complémentaires suivantes aux vérificateurs appelés à soumissionner :

• la date de clôture de l’exercice financier de chaque personne morale liée;
• le nom des personnes morales liées qui mandatent leur propre vérificateur externe pour réaliser la vérification de leurs états financiers, en fournissant pour chacune de celles-ci :
  • la durée du mandat que la personne morale liée a octroyé ou entend octroyer à son vérificateur externe, en énumérant les exercices financiers visés par le mandat;
  • le nom du cabinet de vérification choisi par la personne morale liée, si déjà connu;
  • la date à laquelle le vérificateur externe mandaté par la personne morale liée termine habituellement sa vérification et signe son rapport;
• le volume d’affaires ou d’activités de chaque personne morale (revenus totaux et actifs totaux selon les plus récents états financiers de la personne morale disponibles);
• dans le cas d’une grande ville, l’intention manifestée, le cas échéant, par le VG de participer à la vérification financière de la ville et/ou des personnes morales liées;
• l’attribution ou la possibilité d’attribution de mandats connexes (par exemple, la production des déclarations fiscales de la personne morale).

Par ailleurs, toute nomination de vérificateur externe effectuée depuis le 19 avril 2018 (date d’entrée en vigueur du PL 155) par les municipalités doit être d’une durée couvrant :

• de trois à cinq exercices financiers pour les municipalités régies par la LCV et les régies;
• au plus cinq exercices financiers pour les municipalités régies par le Code municipal, les sociétés de transport, les communautés métropolitaines et les villages nordiques.

Il est possible pour un organisme municipal d’inclure dans un appel d’offres et un contrat pour services professionnels une option de renouvellement (par exemple, octroi d’un mandat de trois exercices financiers avec option de renouvellement pour deux exercices additionnels). À noter que les organismes municipaux ont l’obligation d’inclure la valeur totale des options de renouvellement dans l’estimation du prix de leur contrat. Cela permet notamment de déterminer le mode d’adjudication des contrats auquel l’organisme doit recourir.

Selon cet exemple, au terme des trois premiers exercices, il appartient à l’organisme de donner effet au renouvellement. Toutefois, le contrat peut être renouvelé avec le même contractant uniquement si celui-ci s’était commis d’avance dans son offre de services initiale sur un prix couvrant ces deux exercices financiers additionnels, en complément du prix fourni pour les trois premiers. Si tel n’a pas été le cas, l’organisme doit respecter les règles d’adjudication applicables et retourner, s’il y a lieu, en appel d’offres pour ces deux exercices additionnels.

Il pourrait être approprié de prévoir également dans un appel d’offres ou un contrat pour services professionnels de vérification, des clauses et des conditions pour tenir compte de la possibilité d’ajustements au contrat en certaines circonstances : nouvelle législation affectant le rôle du vérificateur externe et la portée de son mandat, ajout ou suppression de personnes morales liées (OBNL créés ou cessant d’exister, nouvelle interprétation des indicateurs de contrôle délimitant le périmètre comptable pour tenir compte de faits nouveaux), etc.

Gestion des contrats en vigueur

La prudence est de mise en matière contractuelle. Le respect intégral de dispositions contractuelles déjà établies est d’emblée impératif, même si c'est par l'effet de la Loi que les besoins de vérification financière de la municipalité ont été changés pour couvrir également les personnes morales liées.

Pour se gouverner en la matière, la municipalité est invitée à consulter son conseiller juridique.

Les articles 108 LCV et 966 CM, tels que modifiés respectivement par les articles 49 et 103 du PL 155, indiquent que : « Tout vérificateur externe doit être membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec ». Or, à la suite du PL 155, les municipalités ne peuvent plus limiter leurs appels d’offres pour des services professionnels de comptables à ceux ayant un établissement au Québec.

Il est possible pour un membre en règle d’une organisation de CPA d’une autre province ou territoire canadien d’exercer au Québec, à la condition d’être membre en règle de l’Ordre des CPA du Québec. Toutefois, pour exercer la comptabilité publique au Québec (à l’exception de la mission de compilation qui n’est pas destinée exclusivement à des fins d’administration interne), il doit en plus détenir un permis de comptabilité publique délivré par l’Ordre des CPA du Québec. Pour obtenir ce permis, il doit faire les démarches administratives requises et demeurer inscrit au tableau de l’Ordre des CPA du Québec.

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