La signature des documents technologiques par les organismes municipaux

N° 8 – 28 avril 2022

Adoptée en 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) précise, entre autres, les principes et règles relatifs aux documents et à leur signature, peu importe leur support. Ils pourraient ainsi être consignés sur support papier ou sur un autre support recourant aux technologies de l’information (ex. : électronique, magnétique, optique ou sans fil). Dans ce dernier cas, on parlera d’un document technologique.

La LCCJTI repose sur les principes de la neutralité technologique, de l’équivalence fonctionnelle des documents ainsi que de l’interchangeabilité des supports. Ces principes ainsi que différents termes relatifs à la LCCJTI sont définis dans le glossaire élaboré par l’équipe de recherche en droit du cyberespace du Centre de recherche en droit public (CRDP) de l’Université de Montréal.

Cette loi est d’application générale. Autrement dit, elle doit s’appliquer sauf si d’autres règles dans des lois particulières doivent être respectées.

L’article 38 de la LCCJTI prévoit les objectifs à atteindre pour établir le lien entre une personne et un document technologique, tout en laissant à l’usager le choix des procédés à employer pour ce faire. Ainsi, ce lien peut être établi par tout procédé ou par une combinaison de moyens dans la mesure où ceux-ci permettent :

• de confirmer l’identité de la personne qui effectue la communication, ou l’identification de l’association, de la société ou de l’État et, le cas échéant, de sa localisation, ainsi que la confirmation de leur lien avec le document;
• d’identifier le document et, au besoin, sa provenance et sa destination à un moment déterminé.

L’expression « l’association, la société ou l’État » fait ici référence aux organismes municipaux qui produisent régulièrement des documents officiels.

L’article 39 de la LCCJTI reconnaît que la signature peut servir à établir ce lien, dans la mesure où sont respectées les exigences prévues à l’article 2827 du Code civil du Québec (CCQ). C’est-à-dire que, pour manifester son consentement, une personne doit apposer son nom ou une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante.

L’article 39 de la LCCJTI prévoit également que le document technologique et la signature sont opposables, c’est-à-dire que celle-ci produit pleinement ses effets lorsque :

• l’intégrité du document est assurée;
• le lien entre la signature et le document est maintenu à partir du moment de sa signature ^{Lire le contenu de la note numéro 1} .

En pratique, l’intégrité est généralement démontrée par la reconnaissance du document par son créateur ou son signataire ^{Lire le contenu de la note numéro 2} . D’autres moyens peuvent servir à démontrer que l’intégrité du document a été assurée, notamment à l’aide :

• du témoignage de la personne chargée de conserver le document;
• d’une démonstration que des mesures de sécurité ont été mises en place pour protéger le document tout au long de son cycle de vie;
• d’une comparaison entre le document résultant du transfert et le document source, lorsque ce dernier n’a pas été détruit;
• d’une comparaison entre la copie certifiée et le document source.

Étape 1 : Déterminer si la signature d’un document technologique est autorisée et justifiée

L’organisme municipal devra déterminer, pour l’acte qu’il s’apprête à poser, si le cadre juridique applicable exige une signature. Le cas échéant, il devra vérifier s’il impose des procédés de signature particuliers ou si l’organisme est autorisé à choisir un procédé technologique.

La signature pourrait être également justifiée par d’autres besoins, entre autres, d’affaires, juridiques ou administratifs.

Par ailleurs, le signataire devra s’assurer d’avoir l’autorisation légale, réglementaire ou administrative de signer, selon la nature du document.

Étape 2 : Identifier un procédé de signature

Il existe plusieurs procédés pouvant être utilisés pour apposer une signature à un document technologique. Par exemple :

• la numérisation d’une signature, puis son insertion dans le document;
• une signature manuscrite apposée à l’aide d’un accessoire technologique (ex. : stylet ou souris);
• une signature en caractères dactylographiés;
• l’usage d’un code particulier (ex. : un mot de passe, un code d’employé ou un autre identifiant);
• l’utilisation d’un bouton « j’accepte », par exemple à la fin d’un formulaire électronique;
• le recours à un certificat numérique (permettant d’établir un lien entre une personne et un document grâce à des clés asymétriques).

Les signatures électroniques peuvent être formées d’une combinaison de procédés, certains plus élaborés que d’autres. L’organisme municipal pourrait notamment avoir recours à un bouton (« j’accepte »), jumelé à un mécanisme d’authentification lié à une identité (ex. : la vérification d’une adresse courriel).

Étape 3 : S’assurer de la validité du procédé de signature identifié

Lorsqu’il est déterminé à l’étape 1 qu’une signature est autorisée et justifiée, l’organisme municipal doit s’assurer que le procédé identifié à l’étape 2 respecte les exigences des articles 2827 du CCQ et 39 de la LCCJTI, telles que mentionnées précédemment dans la section La signature de documents technologiques selon la LCCJTI.

Étape 4 : Évaluer le niveau de fiabilité du procédé de signature identifié

L’organisme municipal devra déterminer la fiabilité du procédé de signature identifié pour établir l’identité du signataire ^{Lire le contenu de la note numéro 3} et son consentement. Plusieurs éléments sont à considérer pour déterminer le degré de fiabilité du procédé, soit :

• la nature et la valeur du document à signer;
• les enjeux liés à son utilisation;
• l’environnement dans lequel le procédé serait utilisé;
• la convivialité du procédé;
• le niveau de confiance entre les parties.

Étape 5 : S’assurer de l’opposabilité de la signature

Comme le prévoit l’article 39 de la LCCJTI, une signature est opposable lorsque l’intégrité du document doit être assurée. Le lien entre le document et la signature doit également être maintenu, et ce, à partir du moment où il a été signé.

À toutes les étapes :

L’ensemble des étapes présentées doit être appuyé par une analyse de risques tenant compte entre autres des enjeux :

• juridiques;
• technologiques;
• financiers;
• de sécurité.

Cette analyse pourrait révéler que des mécanismes de gestion des risques devraient être mis en place afin d’atteindre un degré de validité, de fiabilité ou d’opposabilité de la signature plus élevé, ou encore, de préserver la disponibilité, l’intégrité ou la confidentialité d’un document.

La LCCJTI prévoit qu’un document, si son intégrité est assurée et s’il respecte les règles de droit qui lui sont applicables, a pleine valeur juridique et peut être utilisé en preuve devant des tribunaux, et ce, sans égard à son support (art. 5). L’organisme municipal devrait donc éviter de recourir à un support susceptible de compromettre l’intégrité d’un document lorsque celui-ci est plus sensible.

De nos jours, l’utilisation de la signature électronique est incontournable considérant la part importante de documents technologiques qui circulent au sein des organisations. La signature électronique comprend de nombreux avantages, notamment en matière d’efficience, de souplesse et de sécurité, tant qu’une bonne gestion des risques y est associée. Étant donné les risques liés au recours à la signature électronique, la consultation d’un conseiller juridique est pertinente pour accompagner un organisme municipal lors des différentes étapes présentées précédemment. Cela permettra entre autres à l’organisme municipal de s’assurer du respect de la LCCJTI et des autres lois applicables.

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