L’implication de la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français sur les contrats municipaux

N° 3 – 24 mars 2023

La Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français (L.Q. 2022, c. 14), sanctionnée le 1^er juin 2022, introduit diverses nouvelles obligations dans la Charte de la langue française (Charte) qui ont des répercussions sur les contrats municipaux.

Les changements qui concernent le milieu municipal ont été détaillés dans le Muni-Express du 16 novembre 2022. Parmi les nouveautés, la Charte interdit depuis le 1^er juin 2022 aux organismes municipaux de conclure un contrat avec une entreprise employant 50 personnes ou plus ou de lui octroyer une subvention si elle ne respecte pas les obligations linguistiques imposées par la Charte.

Le présent bulletin aborde les exigences en vigueur depuis le 1^er juin 2023, ainsi que celles qui prendront effet le 1^er juin 2025. Il propose aussi de bonnes pratiques afin de faciliter l’intégration de ces nouvelles obligations dans les contrats municipaux.

Depuis le 1^er juin 2023 et en vertu de l’article 152.1 de la Charte, les organismes municipaux ne peuvent plus conclure un contrat avec une entreprise ou lui octroyer une subvention si celle-ci a refusé l’offre de services d’apprentissage du français ou si elle a fait défaut de respecter les modalités convenues avec Francisation Québec.

En plus des nouvelles dispositions de la Charte, le Règlement sur la langue de l’Administration (Règlement) vient préciser certains éléments du cadre juridique. Ce dernier est aussi applicable depuis le 1^er juin 2023.

Seules les entreprises faisant affaire au Québec et employant 50 personnes ou plus sont visées par l’article 152.1 de la Charte. Cependant, à partir du 1^er juin 2025, les entreprises employant 25 personnes ou plus le seront également.

Afin de s’assurer qu’une entreprise est visée par le processus de francisation, il est suggéré de prévoir une mention pour le nombre d’employés dans les documents d’appels d’offres ou les contrats de gré à gré. Par exemple :

« L’entreprise ou le fournisseur s’engage à divulguer le nombre d’employés à son service à la personne désignée par la Municipalité. »

L’article 152.1 de la Charte vise tous les contrats conclus par un organisme municipal, peu importe leur valeur, et comprend aussi ceux conclus de gré à gré.

Par contre, l’article 17 du Règlement prévoit qu’un organisme municipal peut conclure un contrat à exécution instantanée avec une entreprise qui ne respecte pas les critères prévus à l’article 152.1 de la Charte si, à la fois :

• les circonstances justifient la conclusion immédiate du contrat;
• l’organisme de l’Administration n’a aucun compte client auprès de l’entreprise et n’est pas au courant de son défaut;
• l’offre de contracter est la même que celle faite à toute personne indéterminée dans le cours normal des activités de l’entreprise et aucune négociation n’a lieu;
• le contrat est conclu en présence des parties et comporte une dépense d’au plus 5 000 $.

Les contrats visés sont ceux à exécution instantanée, tels que les achats au comptoir.

En outre, malgré l’article 152.1 de la Charte, contracter avec une entreprise non conforme est permis dans les cas suivants :

• la mission de l’organisme municipal est compromise (art. 16 du Règlement);
• la sécurité des personnes ou des biens est en cause;
• l’entreprise est la seule à pouvoir fournir un bien ou un service, et aucune autre entreprise ne peut fournir un bien ou un service équivalent conforme.

L’article 16 permet la conclusion de tout contrat, sans égard au montant. Les articles 16 et 17 du Règlement cesseront d’avoir effet le 1^er juin 2026 (art. 19).

Finalement, chaque organisme doit adopter une directive précisant la nature des situations dans lesquelles il entend utiliser une autre langue que le français. Pour plus de détails, consultez l’actualité du 1^er juin 2023, Nouveautés pour les organismes municipaux concernant la langue française à compter du 1^er juin 2023.

Clause linguistique

Afin de s’assurer de recevoir les pièces justificatives de la part de l’entreprise, une clause linguistique pourrait être incluse dans les contrats et les documents d’appels d’offres. Par exemple :

« L’entreprise ou le fournisseur s’engage à fournir à la personne désignée par la Municipalité, avant la conclusion du contrat, une preuve justificative de sa situation linguistique fournie par l’Office québécois de la langue française (OQLF). Il est entendu qu’en vertu de l’article 152.1 de la Charte de la langue française, l’Administration ne peut conclure un contrat avec une entreprise employant 50 personnes ou plus lorsque cette entreprise ne possède pas d’attestation d’inscription, n’a pas fourni, dans le délai prescrit, l’analyse de sa situation linguistique, ne possède pas d’attestation d’application de programme ni de certificat de francisation ou si son nom figure sur la liste prévue à l’article 152. »

Pièces justificatives

Pour contracter avec une entreprise employant 50 personnes ou plus, l’organisme municipal devra veiller à recevoir une des pièces justificatives délivrées par l’OQLF qui démontrent sa situation linguistique actuelle. Ces pièces justificatives peuvent être jointes à la soumission de l’entreprise. Il est recommandé que l’organisme municipal demande à l’entreprise de fournir, soit :

• une attestation d’inscription;
• un accusé de réception de son analyse linguistique;
• une attestation d’application d’un programme de francisation;
• un certificat de francisation ^{Lire le contenu de la note numéro 1} .

Puisque l’obtention d’un certificat de francisation est un long processus, l’entreprise n’est pas tenue de transmettre toutes les pièces énumérées. L’entreprise est conforme dès qu’elle respecte les obligations reliées à sa situation linguistique. Par exemple, une entreprise qui a transmis son analyse linguistique à l’OQLF ne pourra pas fournir de certificat de francisation. Toutefois, si elle fournit son accusé de réception à l’organisme municipal, celui-ci pourra lui octroyer un contrat. Ces documents ne sont donc pas cumulatifs.

Moment de la conformité

L’entreprise doit être conforme avant la conclusion du contrat ou l’octroi de la subvention.

À la suite de la réception du certificat de francisation de l’entreprise, il est suggéré de consulter la Liste des entreprises certifiées par l’OQLF pour s’assurer qu’elle est toujours certifiée.

De plus, il est nécessaire de consulter la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation puisqu’il est interdit de contracter avec une entreprise qui y est inscrite.

Langue de la rédaction du contrat

Bien que les contrats des organismes municipaux doivent être rédigés en français (art. 21 de la Charte), une exception est prévue pour ceux contractés à l’extérieur du Québec. Le contrat ainsi que les documents qui s’y rattachent peuvent être rédigés dans une autre langue.

Depuis le 1^er juin 2023, tout écrit relatif à un contrat impliquant un organisme municipal doit être rédigé en français (art. 21 et 21.3 de la Charte). Néanmoins, quelques exceptions permettent, pour les contrats ou les écrits qui y sont reliés :

• d’utiliser le français et une autre langue (art. 21 de la Charte);
• de fournir une version du contrat ou des écrits relatifs à ce contrat dans une autre langue que le français (art. 21.4 de la Charte), par exemple :
  • pour contracter dans le domaine des technologies de l’information relativement à des licences qui n’existent pas en français;
  • lorsqu’il est impossible de se procurer en temps utile et à un coût raisonnable un produit, un service ou un équivalent conforme;
  • pour susciter l’intérêt d’entreprises n’ayant pas d’établissement au Québec;
  • lorsque l’écrit transmis en vertu d’un contrat est destiné à être utilisé à l’extérieur du Québec;
  • l’ensemble des cas de figure sont décrits à l’article 4 du Règlement sur la langue de l’Administration.
• d’utiliser seulement une autre langue que le français (art. 21.5, 21.6, 21.8 de la Charte). L’organisme municipal devra rendre disponible une version française de toute partie d’un contrat ou d’un écrit pour les membres de son personnel qui devront en prendre connaissance. Cette règle ne s’applique toutefois pas aux membres du personnel qui participent à la négociation ou à la rédaction du contrat ou de l’écrit ainsi qu’à ceux qui participent à la négociation ou à la rédaction de contrats ou de documents de même nature (art. 21.7 de la Charte et art. 15 du Règlement).

Langue de l’exécution du contrat

Le 1^er juin 2023, certaines obligations concernant la langue d’exécution du contrat (art. 21.11 de la Charte) et les inscriptions relatives à un produit (art. 21.10 de la Charte) sont entrées en vigueur. Ces exigences ne s’appliquent pas aux contrats conclus avant le 1er juin 2023 ^{Lire le contenu de la note numéro 2} . Pour s’assurer de leur respect, les organismes municipaux devraient prévoir des clauses similaires aux suivantes :

Pour tout contrat de service :

« L’entreprise ou le fournisseur doit rendre ses services en français. Pour les services destinés au public, il doit se conformer aux dispositions de la Charte de la langue française applicables à l’organisme municipal comme s’il rendait lui-même les services. »

Pour tout contrat d’approvisionnement :

« Toute inscription relative à un produit obtenu en vertu du contrat doit être rédigée en français. Le texte français peut être assorti d’une ou plusieurs traductions, mais aucune inscription rédigée dans une autre langue ne doit l’emporter sur celle qui est rédigée en français ou être accessible dans des conditions plus favorables. »

Par contre, ces obligations ne s’appliqueront pas s’il est impossible pour l’organisme municipal de se procurer en temps utile le produit recherché ou son équivalent. Il en est de même lorsque les services, autres que ceux destinés au public, ne peuvent être rendus en français.

Des particularités sont aussi prévues pour les logiciels (art. 52.1 de la Charte) et les jouets ou jeux (art. 54 de la Charte).

Pour toute question à ce sujet, vous pouvez consulter la page Web de l’Office québécois de la langue française ou celle du ministère de la Langue française.

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