Mise en application du Règlement établissant la formule de la déclaration d’intégrité devant être produite par une entreprise en vue de la réalisation d’un contrat public

N^o 7 – 6 mai 2024

La Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) a été modifiée en juin 2022 à la suite de l’adoption de la Loi visant principalement à promouvoir l’achat québécois et responsable par les organismes publics, à renforcer le régime d’intégrité des entreprises et à accroître les pouvoirs de l’Autorité des marchés publics. Parmi les changements, il a été introduit au régime d’intégrité des entreprises l’obligation de fournir une déclaration d’intégrité.

L’article 21.2 de la LCOP prévoit que toute entreprise intéressée à conclure un contrat public doit, au moyen d’une déclaration écrite, reconnaître avoir pris connaissance des exigences d’intégrité et s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires pour y satisfaire pendant toute la durée du contrat. Les municipalités sont également visées en vertu de l’article 573.3.3.2 de la Loi sur les cités et villes et son équivalent dans le Code municipal du Québec (article 938.3.3).

L’article 21.2 de la LCOP est applicable à partir du 8 août 2024, soit à la date d’entrée en vigueur du Règlement établissant la formule de la déclaration d’intégrité devant être produite par une entreprise en vue de la réalisation d’un contrat public (Règlement) ^{Lire le contenu de la note numéro 1}

Ce Muni-Express, mis à jour à la suite de l’édiction du Règlement, présente la formule de la déclaration d’intégrité et propose une clause type associée à cette nouvelle exigence. Il est important que les organismes municipaux prévoient, et ce, à compter du 8 août 2024, l’ajout de cette exigence dans leurs contrats ou dans leurs documents d’appel d’offres. Il est à noter que les appels d’offres publics en cours en date du 8 août 2024 devront faire l’objet d’un addenda afin d’y inclure la déclaration d’intégrité à signer par les soumissionnaires.

Une déclaration d’intégrité est requise lorsqu’un contrat est conclu entre une entreprise ou un fournisseur et un organisme municipal. Tous les types de contrats sont visés, peu importe la méthode de sollicitation utilisée. La production d’une déclaration n’est cependant pas requise lorsque :

• l’entreprise détient déjà l’autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics;
• les conditions du contrat ne font l’objet d’aucune discussion entre l’organisme public et l’entreprise, notamment lorsque le contrat est formé par l’acceptation pure et simple par l’organisme d’une offre de contracter qui est faite dans le cours ordinaire des activités de l’entreprise et qui n’est pas spécifiquement destinée à cet organisme (par exemple, on pourrait penser à des achats au comptoir ou au paiement d’un trajet de taxi).

Le moment auquel une entreprise doit fournir une déclaration dépendra de la méthode de sollicitation choisie par l’organisme municipal, en fonction de l’estimation de la dépense que représente le contrat. Les deux premiers alinéas de l’article 21.2 de la LCOP prévoient les modalités suivantes :

• Par avis d’appel d’offres public ou d’appel d’offres sur invitation : toute entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la réalisation d’un contrat public doit, au moment du dépôt de sa soumission, produire une déclaration écrite.
• De gré à gré : toute entreprise qui conclut un contrat public de gré à gré qui est constaté au moyen d’un écrit avant son exécution doit, au moment où le contrat est ainsi constaté, produire une telle déclaration.

En pratique, dans le cas du gré à gré, cela représente le moment où le contrat entre l’entreprise et l’organisme municipal est officiellement signé.

Document contenant la déclaration

Considérant que le Règlement ne prévoit pas dans quel document doit être incluse la déclaration ^{Lire le contenu de la note numéro 2} , le Secrétariat du Conseil du trésor propose d’insérer la déclaration dans un document existant de l’organisme municipal, dans le cadre des appels d’offres publics. Il est également possible de l’inclure dans un formulaire à part, en annexe.

Pour les contrats de gré à gré, le contrat lui-même peut prévoir la déclaration dans une clause distincte; celle-ci peut aussi faire l’objet d’un formulaire à part.

Formule de la déclaration

La formule de la déclaration d’intégrité déterminée par l’article 1 du Règlement est la suivante :

« Je déclare avoir pris connaissance des exigences d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre d’une partie à un contrat public, et dont le respect est évalué au regard notamment des éléments prévus aux articles 21.26, 21.26.1 et 21.28 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C‑65.1), et je m’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour y satisfaire pendant toute la durée du contrat à être conclu. »

Afin de recevoir la déclaration de la part de l’entreprise, une clause d’engagement à fournir la déclaration devrait être incluse dans les documents d’appel d’offres et aux contrats, par exemple :

« Lors du dépôt de sa soumission, l’entreprise ou le fournisseur s’engage à produire par écrit une déclaration d’intégrité conforme au Règlement établissant la formule de la déclaration d’intégrité devant être produite par une entreprise en vue de la réalisation d’un contrat public, prévue aux documents d’appels d’offres. Il est entendu que le défaut de fournir la déclaration d’intégrité selon l’article 21.2 de la Loi sur les contrats des organismes publics ou l’absence de signature entraînera le rejet automatique de la soumission. »

Défaut de produire ou de signer la déclaration

Les entreprises peuvent être en défaut soit de produire, soit de signer une telle déclaration. Dans les deux cas, la conséquence demeure la même : aucun contrat ne pourra être conclu.

La production de la déclaration de l’article 21.2 de la LCOP est une exigence d’ordre public, puisque celle-ci habilite les entreprises à contracter avec un organisme public. L’absence d’une telle déclaration est contraire à la loi et, selon toute vraisemblance, la soumission doit dans ce cas être rejetée par l’organisme municipal.

L’absence de signature de la déclaration, lorsque celle-ci est incluse dans un formulaire déjà utilisé par les organismes municipaux lors de leurs appels d’offres publics et dont la signature est requise, est bien souvent considérée comme une irrégularité majeure par les tribunaux, laquelle devrait par conséquent entraîner le rejet de la soumission.

Autres considérations pratiques

• L’obligation de fournir une telle déclaration d’intégrité appartient aux entreprises, et non aux organismes municipaux.
• Les organismes municipaux doivent s’assurer que la déclaration d’intégrité est signée.
• Une seule déclaration d’intégrité est requise lorsque les contrats sont à exécution successive.
• Il n’existe pas de registre central recensant l’intégrité des entreprises, puisqu’une déclaration d’intégrité doit être produite pour chaque contrat.

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