Confidentialité et sécurité dans Entraide

Certains membres de l’équipe de campagne reçoivent des identifiants et des mots de passe. Il s’agit notamment  

• de la personne assurant la direction de la campagne;
• de la personne assurant la coordination de la campagne;
• de la personne responsable du volet Dons majeurs (et, s’il y a lieu, de sa collaboratrice ou de son collaborateur).

Ces identifiants et mots de passe leur sont transmis par le Secrétariat Entraide. Certains sont requis pour l’utilisation de l’extranet de Donna; d’autres, pour l’utilisation du site de transfert sécurisé de fichiers (TSF). Dans tous les cas, ils ne doivent être communiqués à personne. 

Aucun transfert de fichier n’est requis pour les organisations qui utilisent les systèmes suivants :  

• Solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR).
• Système automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP).

Quant aux organisations qui utilisent des systèmes autres que SAGIR et SAGIP, elles auront à

• transmettre au Secrétariat Entraide la liste des donatrices et donateurs (qui présente les noms des personnes à solliciter);
• recevoir la liste des promesses de don par retenue à la source, transmise par le Secrétariat Entraide;
• transmettre au Secrétariat Entraide la liste des sommes réellement prélevées.

Les fichiers à transférer comportent des renseignements personnels. Ils doivent absolument cheminer par le site de transfert sécurisé de fichiers.  

Voici les instructions afin d’utiliser le site de manière adéquate.

Accéder au site de transfert sécurisé de fichiers

Voici les étapes à suivre :  

1. accéder au site de transfert sécurisé de fichiers;
2. saisir son code d’utilisateur (code débutant par « mess.se_ ») ainsi que son mot de passe;  
3. cliquer sur le bouton Accéder.

Transmettre un fichier au Secrétariat Entraide

Si le document transmis est lié aux prélèvements effectués sur la paie, il est recommandé de le nommer avec la date de la paie. Si la remise concerne plusieurs paies, merci d’indiquer les dates de paie ou la période concernée. Voici des exemples :

• Remise_paie_AAAAMMJJ
• Remise_paies_AAAAMMJJ-AAAAMMJJ
• Remise_paies_mois_AAAA

Les étapes sont les suivantes :  

1. enregistrer sur son ordinateur le fichier à transmettre;
2. cliquer sur Envoi/ pour transmettre le fichier au Secrétariat Entraide;  
3. cliquer sur Choisir un fichier ou Parcourir (le bouton se nomme différemment selon le navigateur Web utilisé);
4. sélectionner le fichier, puis cliquer sur le bouton Transmettre pour terminer le transfert du fichier.

Une fois le fichier transmis, un message de confirmation s’affichera et son nom figurera dans la liste. Le fichier sera aussitôt disponible pour sa récupération par le Secrétariat Entraide.

Récupérer un fichier déposé par le Secrétariat Entraide

Un fichier peut être récupéré une seule fois. Il est donc important d’enregistrer sur son ordinateur tout fichier à récupérer, et ce, dès l’ouverture. Il sera cependant possible de retrouver un fichier non enregistré dans son explorateur de fichiers, sous Téléchargements.

Voici les étapes à suivre :  

1. cliquer sur Reception/ pour récupérer un fichier déposé par le Secrétariat Entraide;
2. cliquer sur Quitter pour mettre fin à la session en toute sécurité.