Fonds Chantiers Canada-Québec (FCCQ)

Le Programme d'aide financière Fonds Chantiers Canada‑Québec a pour objectifs de :

• doter les municipalités d'infrastructures d'eau pour améliorer le service d'eau potable aux citoyens ou réduire les effets néfastes des eaux usées sur l'environnement;
• doter les localités ou les régions d'infrastructures de services qui peuvent contribuer, entre autres, à leur essor culturel, économique, sportif ou touristique.

En cours d’exécution des travaux, la municipalité devra faire le suivi de son projet dans certaines situations :

Modifications des travaux ou des coûts d'un projet

Toutes les modifications aux travaux prévus au contrat de construction, incluant celles dont le coût est établi à partir du bordereau de prix du contrat, doivent être soumises pour approbation. Pour présenter une demande de modification, vous devez remplir et transmettre le Bordereau d’admissibilité (DOCX 67 Ko), en y ajoutant tous les renseignements demandés. Le recours à ce formulaire est exigé pour les projets relatifs aux infrastructures d'eaux et à la demande du Ministère pour les autres projets d'infrastructures.

Les coûts additionnels imputables à des modifications résultant d’omissions ou d’erreurs sur les plans et devis de construction, de conditions prévisibles, d’un défaut par rapport aux obligations du contrat de construction ou d’ajout de travaux ne seront pas reconnus admissibles.

Suivi de l’avancement des travaux

Le bénéficiaire de l’aide financière doit rendre compte annuellement des dépenses encourues pour tout projet subventionné par le biais du programme en utilisant le formulaire de suivi de l’avancement des travaux, accessible dans le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR). Les bénéficiaires tenus de mettre à jour leur(s) projet(s) seront contactés par courriel.

Faire le suivi des travaux

L’aide financière est versée sur présentation d’une réclamation des dépenses encourues et payées afférentes à la réalisation de travaux admissibles spécifiés au protocole d’entente.

Si l’aide financière indiquée au protocole est de 1 000 000 $ ou plus, le bénéficiaire doit tenir compte des conditions suivantes :

• Il peut soumettre une première réclamation des dépenses partielle seulement lorsque le(s) contrat(s) de construction octroyé(s) totalisera(ront) au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué au protocole;
• Pour les réclamations suivantes, le montant réclamé par réclamation doit représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué au protocole;
• Il peut transmettre un maximum de deux réclamations partielles de dépenses par année financière du gouvernement.

Documents à transmettre avec chaque réclamation (partielle ou finale)

Formulaire de réclamation (XLSX 451 Ko)

Instructions relatives au formulaire de réclamation (PDF 83 Ko)

Formulaire d’attestation du respect des obligations du protocole d’entente (volet 1 du PIQM et sous‑volet 1.1 et 2.1 du FCCQ) (XLSX 78 Ko)

Formulaire d’attestation du respect des obligations du protocole d’entente pour les volets 1.2 et 2.2 (XLS 74 Ko)

Instructions relatives au formulaire d’attestation du respect des obligations (PDF 55 Ko)

Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et normes en vigueur (DOCX 48 Ko)

Toutes les réclamations de dépenses transmises au Ministère doivent être accompagnées d’une copie de toutes les factures et des autres pièces justificatives demandées. Tel que le prévoit le protocole d’entente, toutes les pièces justificatives originales doivent être conservées, car le projet peut être assujetti à une vérification.

À noter qu'il n’est plus requis de transmettre les preuves de paiement, telles que les chèques compensés ou les relevés de transactions. Le directeur général devra toutefois attester le paiement des dépenses réclamées à l’aide du formulaire d’attestation ci‑dessous. Les preuves de paiement doivent cependant être conservées pendant une période d’au moins trois ans après la fin des travaux afin d’être en mesure de fournir ces pièces à la demande du Ministère ou d’un de ses représentants.

Clause relative au contrôle de la qualité

Les bénéficiaires dont un architecte ou un ingénieur a réalisé des plans et devis ou a effectué la surveillance des travaux doivent soumettre avec la réclamation finale de dépenses le formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux (PDF 253 Ko).

Méthodologie à suivre pour la transmission des documents

Pour toutes les réclamations transmises au Ministère (partielles et finale), les documents doivent être transmis en suivant la méthodologie ci-après afin d’accélérer le traitement des réclamations. De plus, vous devez vous assurer que les documents numérisés sont lisibles :

• le formulaire de réclamation doit être transmis dans le format Excel;
• la première page du formulaire de réclamation doit être signée et transmise en format PDF;
• chaque décompte progressif doit faire l’objet d’un fichier PDF (un PDF par décompte) dans lequel on doit retrouver le sommaire signé du décompte, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée. Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le nom de l’entrepreneur, le n° du décompte et, le cas échéant, le numéro de lot lorsque plusieurs lots;
• chacune des pages d’annexes complétées du formulaire de réclamation doit être numérisée dans un fichier PDF séparé dans lequel on doit également retrouver une copie des factures des dépenses apparaissant sur la page d’annexe (excluant les décomptes progressifs qui font l’objet de fichiers PDF spécifiques). Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le n° de l’annexe (ex. Annexe B1).
  • Important, une page d'annexe doit être complétée pour chaque année financière différente (1^er avril au 31 mars). De plus, veuillez lister les dépenses dans chaque annexe en ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente). Pour les annexes impliquant des factures, veuillez numériser les factures dans le même ordre que les dépenses et vous assurer que toutes les pages des factures sont présentes.

Le formulaire de réclamation de dépenses ainsi que les autres documents exigés doivent obligatoirement être transmis de façon numérique au Ministère par courriel selon les indications ci-dessous :

Exigence pour les sous‑volets Grandes villes et Grands projets

Pour toucher l’aide financière octroyée dans le cadre des volets Grandes villes et Grands projets du FCCQ, le bénéficiaire doit transmettre un rapport d’audit accompagné de sa réclamation finale de dépenses comprenant les documents requis.

Le mandat d’audit, dans le cadre de ces volets, peut être réalisé par un auditeur indépendant mandaté par la Ville ou le vérificateur général de la Ville.

Avant d’entreprendre le processus d’octroi du mandat d’audit, le bénéficiaire doit s’assurer d’avoir été avisé par le MAMH du type de mandat d’audit auquel il est assujetti. Pour plus d’information, les bénéficiaires peuvent consulter les instructions aux auditeurs (PDF 165 Ko).

Seuil minimal d’immobilisations

Le seuil minimal d'immobilisations en réfection et construction d'infrastructures est fixé à 28 $ par habitant par année de réalisation de travaux subventionnés dans le cadre du programme. Les chiffres sur la population utilisés pour le calcul du seuil minimal d'immobilisations sont ceux du décret de population (XLS 225 Ko) en vigueur au 1^er janvier 2009. Lors de la déclaration finale de réalisation des travaux admissibles, le formulaire « Sommaire des investissements nets comptabilisés pour le seuil » doit être complété et transmis à la Direction des infrastructures visée (Québec ou Montréal) du Ministère.