Règles concernant les documents et les formats exigés

Lorsque vous transmettez des documents pour appuyer une demande auprès du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration, vous devez respecter les formats exigés.

Lorsque vous transmettez des documents pour appuyer votre demande, vous devez les joindre dans le format exigé. Sinon, votre demande sera rejetée ou vous sera retournée.

Le format est précisé dans les formulaires que vous devez remplir avec votre demande. Le format exigé peut être :

Un document original

Ne fournissez pas d’original à moins d’indications contraires.

Une copie certifiée conforme

La section Obtenir une copie certifiée conforme d’un document détaille les exigences à respecter.

Une photocopie

Il est suggéré de soumettre des photocopies en couleur. Lorsque vous transmettez des copies de documents, assurez-vous que la résolution soit assez bonne pour que l’information soit lisible.

Lorsque le format exigé est une copie certifiée conforme à l’original, vous devez faire certifier toutes les pages de la copie du document.

La certification doit être faite par une autorité reconnue du pays ou du territoire dans lequel les documents originaux ont été émis. Pour les connaître, consultez la liste des autorités reconnues pour certifier conformes des copies de documents officiels.

L’autorité certifie que la copie du document que vous transmettez est identique au document original.

Vous devez faire certifier conforme par une autorité reconnue :

• Tout document électronique;
• Tout document original qui :
  • Porte une signature électronique; ou
  • Ne porte ni sceau ni signature originale.

Notez que les instances professionnelles du Québec suivantes ne sont pas considérées comme des autorités reconnues :

• Commissaires à l’assermentation;
• Avocates ou avocats;
• Traductrices ou traducteurs;
• Conseillères ou conseillers de Centres locaux d’emploi.

Les documents que vous transmettez au ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration doivent obligatoirement être en français ou en anglais.

Les documents ou des parties de documents dans une langue autre que le français ou l’anglais doivent être accompagnés d’une traduction signée et authentifiée par un traducteur professionnel.

Si c’est votre cas, vous devez fournir :

Le document dans la langue d’origine

Le format exigé sera indiqué dans le formulaire.

L’original de la traduction complète faite par un traducteur reconnu.

La traduction doit comporter le nom et le sceau du traducteur.

Tous les éléments du document dans la langue d’origine doivent être traduits. Cela inclut les sceaux et les signatures.

Si le document est rédigé en français ou en anglais, mais qu’il comporte un sceau dans une autre langue, vous devez absolument faire traduire ce sceau.

Vous devez agrafer chaque traduction au document auquel elle correspond dans la langue d’origine.

Traduction hors du Québec ou du Canada

Si vous faites traduire vos documents hors du Québec ou du Canada, les seules traductions acceptées sont faites par :

• Une traductrice ou un traducteur membre d’un ordre professionnel ou autorisé à agir professionnellement à ce titre ;
• Une traductrice ou un traducteur qui travaille au service de traduction :
  • De l’établissement qui a émis le document original; ou
  • De l’ambassade ou du consulat du pays ou territoire qui a émis le document original ; ou
  • Du ministère des Affaires étrangères ou du ministère de Justice du pays ou territoire qui a émis le document original.
     

Pour les pays suivants, nous acceptons les traductions qui ne comportent pas le sceau du traducteur, mais qui sont accompagnées d’un acte notarié :

• Azerbaïdjan
• Arménie
• Biélorussie
• Fédération de Russie
• Géorgie
• Israël
• Kazakhstan
• Kirghizistan
• Moldavie
• Ouzbékistan
• Tadjikistan
• Turkménistan
• Ukraine

L’acte notarié qui accompagne la traduction doit respecter les règles suivantes :

• Être rédigé en français ou en anglais;
• Comporter tous les éléments suivants :
  • le nom du notaire
  • son sceau professionnel
  • sa signature
  • ses coordonnées
• Indiquer le nom du traducteur qui a effectué la traduction des documents.

Traduction au Québec ou au Canada

Pour être acceptée, votre traduction doit avoir été faite par une traductrice ou un traducteur membre d’une des institutions suivantes :

• L’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (OTTIAQ);
• L’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario (ATIO – Association of Translators and Interpreters of Ontario);
• La Société des traducteurs et interprètes de la Colombie-Britannique(STIBC — Society of Translators and Interpreters of British Columbia);
• La Corporation des traducteurs, terminologues et interprètes du Nouveau-Brunswick (CTINB — Corporation of Translators Terminologists and Interpreters of New Brunswick);
• Le service de traduction de l’ambassade ou du consulat du pays ou territoire qui a émis le document original, le cas échéant.

Les formats de signature admissibles pour les formulaires, les déclarations et les documents exigés varient selon le mode de transmission des documents.

Pour la transmission électronique, les signatures admissibles sont :

• La signature manuscrite apposée à l’aide d’un accessoire technologique (par exemple : un stylet, un écran tactile ou une souris);
• La signature manuscrite numérisée (par exemple : signature manuscrite sur un document papier en numérisant le document signé).

Pour la transmission postale, les signatures admissibles sont :

• La signature manuscrite originale;
• La signature manuscrite photocopiée;
• La signature manuscrite apposée à l’aide d’un accessoire technologique (par exemple : un stylet, un écran tactile ou une souris);
• La signature manuscrite numérisée (par exemple : une signature manuscrite sur un document papier en numérisant le document signé).

Veuillez prendre note que les autres types de signatures (numériques ou dactylographiés) ne sont pas acceptés.