Optilab

OPTILAB est un projet de réorganisation des laboratoires de biologie médicale qui a débuté en septembre 2011.

Auparavant offerts dans quelque 500 unités administratives, les services de biologie médicale ont été regroupés, au 1^er avril 2017, pour former 11 grappes de service pour les 34 établissements du Québec. Une 12^e grappe, celle du CHU Sainte-Justine, a été créée dans un second temps.

Nous dénombrons 7 grappes multi-établissements et 5 grappes mono-établissement.

Cette réorganisation permettra la mise en commun différentes expertises et répondra aux exigences de ce secteur d’activité des plus spécialisés et novateurs.

OPTILAB étant avant tout un projet axé sur la qualité et l’efficience, il a été choisi d’implanter un programme d’accréditation dans chacune des 12 grappes de laboratoires. L’accréditation ISO 15189 reconnait la conformité aux exigences de qualité et de compétence les plus élevées pour les laboratoires de biologie médicale, tout comme le College of American Pathologists.

Historiquement, chaque établissement élaborait l’organisation de ses services de biologie médicale en tentant d’offrir le plus d’analyses possible au sein même de ses installations. La multiplication des entités autonomes de laboratoire a créé certaines difficultés au regard de l’évolution de ce secteur, notamment :

• une organisation des services qui ne permet pas de profiter des technologies plus performantes, lesquelles engendrent des économies importantes lorsqu’elles sont utilisées à grande échelle;
• certains laboratoires présentent des difficultés à répondre aux exigences évolutives de l’agrément;
• un manque d’uniformité dans les outils informatiques accroît les difficultés d’échange entre les laboratoires et le retour des résultats aux prescripteurs, en plus d’imposer un recours important au travail manuel lors de la saisie des ordonnances d’analyses et de l’émission des résultats;
• un manque de structure organisationnelle ne permettant pas la mise en valeur de l’expertise des professionnels dans la détermination de la pertinence des analyses;
• une augmentation importante des coûts du secteur de la biologie médicale.

C’est l’ensemble des difficultés rencontrées qui a motivé la réalisation de ce projet de regroupement, de réorganisation et d’optimisation des services de biologie médicale qu’est OPTILAB.

Au 1^er janvier 2017, les codirecteurs clinico-administratif et médicaux sont entrés en poste en vue de la création des 11 grappes de service. Le 1^er avril 2017, les conseils d’administration des établissements appartenant à une grappe multi-établissements ont entériné la « Convention de cession d’exploitation concernant les activités de laboratoire ». Cette convention stipule qu’au 1^er avril 2017, les centres associés cèdent, en faveur du centre serveur, l’exploitation complète des activités de laboratoire (ressources humaines, financières et équipements). Elle prévoit également la modification du plan d’organisation des centres serveurs ainsi que la création d’un « département clinique de médecine de laboratoire ».

Au 24 juin 2017, par résolution de leur conseil d’administration, les 11 établissements qui hébergent les laboratoires serveurs avaient approuvé la création du Département clinique de médecine de laboratoire (DCML) au sein de leur organisation.

Le 15 janvier 2019, le ministère de la Santé et des Services sociaux a entériné la création d’une nouvelle grappe de laboratoires, soit la grappe du CHU Sainte-Justine. Au regard de sa spécificité pédiatrique, elle se verra confier le mandat de développer un plan d’harmonisation des meilleures pratiques de laboratoire dans le domaine pédiatrique pour l’ensemble du Québec.

Le concept de grappes de services consiste en un regroupement des laboratoires d’un ou de plusieurs établissements, parfois de plus d’une région, et vise une offre de service concertée et complémentaire dont la gouverne appartient au DCML. Bien qu’elle comprenne les installations d’un laboratoire serveur et de laboratoires associés, une grappe constitue un seul laboratoire.

Cette nouvelle gouverne permettra l’émergence d’une gestion intégrée de l’ensemble des ressources de laboratoire (humaines, immobilières, matérielles, informationnelles et financières) et sera responsable de la coordination des travaux visant la qualité, la pertinence et l’efficience des pratiques.

Dans la démarche OPTILAB, 12 grappes de laboratoires de biologie médicale ont été créées; 7 grappes multi-établissements et 5 grappes mono-établissement. Chaque grappe est composée d’un laboratoire serveur et de plusieurs laboratoires associés.

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Le transfert électronique de l’information entre les laboratoires est un élément essentiel à la centralisation des services. L’option favorisée est celle d’un système d’information des laboratoires (SIL) unique pour le réseau. L’objectif ultime est de permettre une fluidité de l’information, depuis la requête d’analyses jusqu’à la transmission des résultats, tout en maintenant la traçabilité tout au long du parcours de l’échantillon.

L’appel d’offres pour le SIL unique a été lancé en décembre 2017. Le déploiement progressif de ce système dans les grappes se fera en fonction de la priorisation établie par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). Sur autorisation du MSSS, les grappes dont le SIL actuel répond aux critères d’interopérabilité entre leurs installations pourront entreprendre la démarche de centralisation de leurs analyses avant l’implantation du SIL provincial.

Par ailleurs, des travaux de normalisation de la nomenclature et des mnémoniques des SIL ont eu lieu au printemps 2017. Cela favorisera la qualité des informations transmises entre les laboratoires et les cliniciens de toute la province. Cette uniformisation facilitera la formation du personnel dans l’ensemble du Québec.

La gestion intégrée des ressources matérielles (équipements, contrats d’entretien et réactifs) constitue également un élément important de ce projet. À cet effet, l’attribution de plateformes analytiques adaptées au volume d’activité sera coordonnée au sein de chaque grappe. La standardisation des équipements par grappe est un objectif qui sera atteint progressivement en synchronisant les acquisitions et en regroupant les appels d’offres.

Le déploiement du processus d’accréditation ISO 15189 des laboratoires de biologie médicale sera entamé à l’automne 2018. Le MSSS a mandaté le Bureau de normalisation du Québec (BNQ) à cet effet. Les laboratoires seront évalués par le BNQ, puis accrédités par le Conseil canadien des normes (CCN), qui est l'organisme d'accréditation national du Canada. L’accréditation du CCN, basée sur des critères internationaux, confère une reconnaissance tant au Canada qu’à l’étranger.