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Programme Aide au fonctionnement pour les organismes culturels d’action communautaire

Avis général

Dépôt d’une demande

La période de dépôt d’une demande s’est terminée le 14 avril 2023.

Finalité du programme

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population, ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Par la politique culturelle du Québec, le gouvernement s’engage à soutenir une participation culturelle élargie et inclusive. Reconnaissant la culture comme un important facteur de développement social, l’ensemble de la population doit pouvoir y accéder, y participer et y contribuer équitablement.

L’accès à la vie culturelle est cependant limité en raison de divers obstacles pour certaines personnes et communautés ainsi que certains groupes de la population. Ces obstacles découlent de plusieurs facteurs d’ordre sanitaire, social, économique, environnemental ou ethnoculturel et ils sont liés, notamment, aux conditions de vie, à des problèmes sociaux ou de santé, à une situation de handicap, au milieu de vie, au territoire et à la marginalisation découlant de l’appartenance à une minorité. Le programme intervient lorsque ces facteurs, seuls ou combinés, ont pour effet de créer une iniquité dans l’accès et la participation à la vie culturelle et sociale. Dans le but d’améliorer cet accès et de faciliter cette participation, les organismes culturels d’action communautaire développent un vaste ensemble de pratiques inclusives, créant de nouveaux espaces citoyens et outils d’intervention permettant d’atténuer ces obstacles.

Bien que les approches développées et les actions mises en œuvre par les organismes culturels d’action communautaire soient reconnues, ceux-ci disposent de sources de revenus limitées, ce qui réduit la prévisibilité de leur gestion budgétaire, leur capacité financière et leur capacité d’action. De par la nature de leur secteur d’activités et des services y étant associés, les organismes culturels d’action communautaire recourent à diverses sources de revenus, mais les possibilités d’autofinancement demeurent restreintes, alors que leurs coûts de fonctionnement fixes représentent une part importante de leur budget. Ces organismes, en développant une offre culturelle adaptée à des personnes, des groupes, des communautés et des milieux de vie, apportent une contribution essentielle qui justifie un soutien de la part de l’État.

Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes culturels d’action communautaire vise ainsi à offrir un appui financier contribuant à la réalisation de la mission de ces organismes, dont les pratiques :

  • soutiennent une action culturelle adaptée aux besoins des personnes et des groupes qui rencontrent des obstacles limitant l’accès, la participation et la contribution à la vie culturelle et sociale;
  • se rapprochent des communautés et des milieux de vie;
  • permettent d’agir sur des problématiques sociales et de contribuer au développement durable de la société.

Les champs d’action de ces organismes s’inscrivent en cohérence avec la mission du Ministère, la politique culturelle du Québec et la politique gouvernementale sur l’action communautaire, ainsi qu’avec les grandes orientations portées, notamment, par :

Objectifs

  • Soutenir une offre de services culturels adaptée aux personnes, aux communautés et aux groupes de la population qui rencontrent des obstacles liés à la participation à la vie culturelle et sociale, et ce, dans les 17 régions administratives du Québec.
  • Contribuer à la santé financière des organismes culturels d’action communautaire.
  • Réduire les obstacles à la participation culturelle et sociale.
  • Améliorer l’accès à la participation culturelle et sociale pour un nombre accru de personnes, de groupes et de communautés

Volets du programme et admissibilité

Conditions d’admissibilité
Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Volet 1 Général

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes à but non lucratif :

  • qui ont leur siège au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
  • dont les activités principales s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention relevant du Ministère (annexe IV (PDF 154 Ko));
  • qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Conditions spécifiques

Pour être admis, le demandeur doit également :

  • être en activité depuis au moins 3 ans;
  • avoir développé, depuis au moins 3 ans, des pratiques et des activités culturelles d’action communautaire adaptées ou qui agissent sur des problèmes sociaux et qui contribuent au développement durable de la société;
  • avoir pour mission et actions celles qui visent principalement des personnes, des communautés ou des groupes ciblés en raison des obstacles qu’ils rencontrent dans leur participation à la vie culturelle et sociale;
  • proposer des activités culturelles menées par des artistes ou des travailleuses et travailleurs d’une profession de la culture ou, dans le cas des artistes, des travailleuses et travailleurs de la culture autochtones, reconnus dans leur communauté (annexe III (PDF 242 Ko));
  • respecter les 4 critères permettant d’identifier les organismes d’action communautaire (annexe II (PDF 148 Ko)) :
    • être un organisme à but non lucratif,
    • être enraciné dans la communauté,
    • entretenir une vie associative et démocratique,
    • être libre de déterminer sa mission, ses approches, ses pratiques et ses orientations.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au volet 1 les organismes :

  • qui offrent principalement leurs services à une population autochtone;
  • dont la mission et les actions visent la population en général;
  • déjà soutenus au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans un autre programme d’aide au fonctionnement de la Société de développement des entreprises culturelles, du Conseil des arts et des lettres du Québec ou du Ministère, notamment les médias communautaires, les associations de médias communautaires et les organismes nationaux de loisir culturel;
  • déjà soutenus au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans un programme de soutien à la mission globale des organismes communautaires d’un autre secteur que celui de la culture et des communications;
  • qui ont fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
  • en situation de faillite ou d’insolvabilité au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. [1985], ch. B-3);
  • inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre.

L’aide financière ne peut pas servir à effectuer un paiement au bénéfice de toute entité se trouvant dans l’une ou l’autre des situations décrites dans les paragraphes précédents.

Volet 2 : Autochtone

Conditions générales 

Le volet Autochtone du programme s’adresse aux organismes :

  • autochtones, rattachés à une des communautés des 11 nations autochtones reconnues par l’Assemblée nationale du Québec et qui servent une population autochtone (annexe III (PDF 242 Ko));
  • autochtones, à but non lucratif, situés hors communauté et qui servent principalement une population autochtone (annexe III (PDF 242 Ko));
  • allochtones, à but non lucratif, présents dans un milieu autochtone, situés sur communauté ou hors communauté et qui servent principalement une population autochtone (annexe III (PDF 242 Ko)).

Le volet 2 s’adresse à tous les organismes précédents qui, de plus :

  • ont leur siège au Québec et y réalisent la majorité de leurs activités;
  • se donnent une mission qui se situe dans le champ de l’action communautaire autochtone;
  • réalisent des activités principales qui s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention du Ministère (annexe IV (PDF 154 Ko));
  • ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Conditions spécifiques

Pour être admis, le demandeur doit également :

  • être en activité depuis au moins 3 ans;
  • avoir développé, depuis au moins 3 ans, des pratiques et des activités culturelles d’action communautaire adaptées aux cultures autochtones, qui agissent sur des problèmes sociaux ou qui contribuent à la vitalité des cultures autochtones et qui contribuent au développement durable de la société;
  • avoir pour mission et actions celles qui visent principalement des personnes, des communautés ou des groupes autochtones ciblés en raison des obstacles qu’ils rencontrent dans leur participation à la vie culturelle et sociale ou en raison de leur contribution à la vitalité des cultures autochtones;
  • proposer des activités culturelles menées par des artistes ou des travailleuses et travailleurs d’une profession de la culture ou, dans le cas des artistes, des travailleuses et travailleurs de la culture autochtones, reconnus dans leur communauté (annexe III (PDF 242 Ko));
  • respecter l’esprit des 4 critères permettant d’identifier les organismes d’action communautaire (annexe II (PDF 148 Ko)) et, dans le cas des organismes évoluant dans une communauté autochtone, qui prennent en compte les particularités du mode de gouvernance autochtone :
    • être un organisme à but non lucratif,
    • être enraciné dans la communauté,
    • entretenir une vie associative et démocratique,
    • être libre de déterminer sa mission, ses approches, ses pratiques et ses orientations.

Exclusions

Ne sont pas admissibles au volet 2 les organismes :

  • qui ne servent pas principalement une population autochtone;
  • déjà soutenus au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans un autre programme d’aide au fonctionnement de la Société de développement des entreprises culturelles, du Conseil des arts et des lettres du Québec ou du Ministère, notamment les médias communautaires, les associations de médias communautaires et les organismes nationaux de loisir culturel;
  • déjà soutenus au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans un programme de soutien à la mission globale des organismes communautaires d’un autre secteur que celui de la culture et des communications;
  • qui ont fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
  • en situation de faillite ou d’insolvabilité au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. [1985], ch. B-3);
  • inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre.

L’aide financière ne peut pas servir à effectuer un paiement au bénéfice de toute entité se trouvant dans l’une ou l’autre des situations décrites dans les paragraphes précédents.

Présentation d’une demande

La période d’ouverture du programme est du 27 février 2023 au 14 avril 2023.

Le demandeur doit envoyer à l’adresse suivante : pafocac@mcc.gouv.qc.ca le formulaire dûment rempli (PDF 387 Ko) mis à sa disposition par le Ministère et, dans des documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande.

Il doit ainsi fournir :

  • son état de situation (mise à jour du contexte d’intervention de l’organisme);
  • son plan d’action annuel ou pluriannuel, selon le cas;
  • sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
  • la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
  • une description de sa structure organisationnelle;
  • le nombre de ses employés et employées ainsi que leur catégorie d’emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien);
  • le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente (le cas échéant);
  • son rapport d’activité le plus récent entériné à l’assemblée générale annuelle;
  • ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration;
  • ses lignes directrices en matière de gestion écoresponsable, le cas échéant (annexe III (PDF 242 Ko));
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire;
  • toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par la même administration que la sienne), il doit :

  • en informer le Ministère en fournissant, pour chacune d’entre elles, son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
  • démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
  • fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
    • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
    • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus,
    • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
    • rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Sélection des demandes

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, afin de respecter l’enveloppe budgétaire disponible. Un comité d’analyse sera alors formé pour la sélection des demandes.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des experts et expertes externes.

Critères généraux

La demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

  • la pertinence de la mission de l’organisme en lien avec la finalité et les objectifs du programme;
  • la qualité du plan d’action du demandeur en lien avec sa mission;
  • l’équilibre de la situation financière, humaine et matérielle du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
  • la saine gestion de ses ressources et l’adéquation de sa structure organisationnelle.

Critères spécifiques

Les critères et principes suivants seront pris en compte dans l’attribution de subventions, en plus des critères d’admissibilité et des critères généraux, advenant un volume de demandes plus élevé que celui déterminé selon les disponibilités financières du programme :

  • le nombre et la nature des obstacles rencontrés par les personnes, communautés et groupes ciblés (25 %);
  • le nombre et les particularités des personnes, communautés et groupes ciblés (25 %);
  • le nombre d’années en activités de l’organisme (15 %);
  • la représentativité régionale (nombre d’activités par région et/ou nombre de points de services par région) (10 %);
  • la consolidation du réseau : nombre de partenaires (gouvernementaux, parapublics, municipaux, communautaires et autres) qui contribuent à la réalisation de la mission de l’organisme et à l’enracinement dans la communauté (10 %);
  • la saine gouvernance : nombre de rencontres du comité d’administration, nombre de personnes présentes aux assemblées générales et nombre de personnes présentes à ces dernières et aux assemblées générales annuelles (10 %);
  • l’établissement de lignes directrices visant l’écoresponsabilité et contribuant au développement durable (annexe III (PDF 242 Ko)) (5 %).

Attribution de l’aide financière

Modalité générale

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l’analyse du rapport annuel d’activités et, le cas échéant, ceux de l’évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra être révisée sur une base annuelle.

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Clause transitoire

  • Pour l’exercice financier 2022-2023, l’aide financière sera déterminée en fonction des paramètres de la présente norme (2022-2026); des rapports d’activités 2019-2020, 2020-2021 et 2021-2022; des états financiers 2019-2020, 2020-2021 et 2021-2022 ayant fait l’objet d’une mission d’examen et été adoptés par une résolution du conseil d’administration; et d’un bilan provisoire d’activité pour 2022-2023, et ce, pour chacun des bénéficiaires admissibles. Le versement de cette aide se fera en une seule fois à la suite de la signature de la convention.
  • Pour l’exercice financier 2023-2024 des organismes soutenus en 2022-2023, le versement de la subvention sera effectué selon les termes suivants :
    • le premier versement, en début d’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 50 % de l’aide financière accordée;
    • le second versement de 50 % sera effectué à la suite de la réception par le Ministère de la reddition de comptes conforme pour l’année précédente.
  • Les demandes des organismes admissibles en 2022-2023, mais non soutenus en raison d’un volume de demandes plus élevé que celui déterminé selon les disponibilités financières du programme et qui répondent aux critères généraux, pourront être admis pour l’exercice financier 2023-2024 selon les disponibilités financières du programme pour cet exercice.

Calcul du montant de l’aide financière

Le montant de l’aide financière accordée sur une base annuelle est constitué:

  • d’un montant de base, fixé à 75 000 $;
  • d’un montant additionnel, advenant que la totalité des sommes disponibles ne soit pas distribuée entre les bénéficiaires retenus, établi en fonction du niveau d’atteinte des critères suivants :
    • le nombre et les particularités des personnes, des communautés et des groupes touchés par les activités de l’organisme (40 %);
    • le nombre et la nature des obstacles à la participation culturelle rencontrés par les personnes, communautés et groupes ciblés (40 %);
    • le nombre d’activités par région (tableau à remplir lors de la demande) (20 %).

Le montant total maximal, accordée annuellement à un bénéficiaire, est fixée à 150 000 $.

Règle de cumul des aides financières publiques

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles.

Aux fins des règles de calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins des règles de calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada (BDC), de Financement agricole Canada (FAC) et de la Financière agricole du Québec (FAQ) sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Dépenses admissibles

Sont admissibles les dépenses suivantes directement imputables à la mission de l’organisme :

  • les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
  • les coûts de location d’équipement ou de locaux;
  • les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
  • les frais d’études et d’expertise-conseil;
  • les frais de sous-traitance;
  • les coûts associés à l’activité principale, aux activités courantes et aux activités connexes de l’organisme;
  • les frais associés à la représentation et à la promotion;
  • les frais associés aux communications;
  • les frais associés aux technologies de l’information et à la gestion numérique (site Web, médias sociaux, etc.);
  • les frais de déplacement (lesquels ne doivent pas excéder la directive Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. en vigueur dans la fonction publique du Québec);
  • les frais d’administration (maximum de 15 % du total des dépenses admissibles).

Ne sont pas admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, notamment :

  • les contraventions et frais juridiques, les frais afférents à des condamnations;
  • les frais pour des infractions civiles ou criminelles;
  • les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
  • la portion remboursable de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

Versement de l’aide financière

La subvention est généralement versée, à la suite de la signature de la convention, en 2 parties :

  • le premier versement, en début d’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide financière accordée;
  • le second versement est effectué à la suite de la réception par le Ministère de la reddition de comptes conforme pour l’année précédente.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

  • l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
  • l’énoncé des obligations se rapportant à l’écoresponsabilité;
  • les indicateurs à documenter et dont le suivi est obligatoire;
  • des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

Mesures de contrôle

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle qui comprend obligatoirement :

  • le bilan annuel des activités réalisées conforme au gabarit fourni par le Ministère;
  • le rapport annuel de l’organisme;
  • les états financiers;
  • toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Les états financiers de l’organisme indiquent de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles, etc.) et doivent satisfaire aux exigences suivantes :

  • si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si le total se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
  • si le total est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Un bilan du programme sera réalisé à la suite des 2 premières années selon la forme et les modalités à convenir avec le Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes). Il sera transmis à ce dernier, au plus tard le 30 novembre 2025 et rendra compte des indicateurs prévus à l’annexe I (PDF 92 Ko).

Durée de la norme

La période d’application du programme débute à la date de son approbation par le Conseil du trésor et se termine le 31 mars 2026.

Dernière mise à jour : 17 avril 2023

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