Programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Le Ministère considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Son action se situe, entre autres, dans le domaine de la formation artistique.

Le gouvernement du Québec soutient la formation en art depuis la fin des années 1970 à l’aide de plusieurs interventions ministérielles. Relevant directement des fonctions et pouvoirs du ministre (Loi sur le ministère de la Culture et des Communications, article 10), ce soutien de la formation artistique est inscrit directement dans la mission du Ministère, un mandat qui d’ailleurs a été réitéré dans la politique culturelle du Québec de 2018.

Le développement du talent artistique est tributaire d’une offre de formations et de programmes éducatifs qui permettent sa découverte, son émergence et son épanouissement. Dans certaines disciplines, comme la danse, la musique et les arts du cirque, des filières de formation complètes et cohérentes doivent assurer le cheminement vers l’excellence dès le plus jeune âge. Dans d’autres disciplines, comme la littérature, le théâtre, l’humour, les arts visuels ou les métiers d’art, la formation relève plutôt de l’enseignement supérieur. Dans un cas comme dans l’autre, les artistes et les travailleurs culturels doivent pouvoir accéder à des formations leur permettant d’améliorer leurs compétences, de les adapter, de les consolider ou d’en acquérir de nouvelles. À cette fin, le gouvernement du Québec compte sur la présence d’organismes de formation en art qui permettent une réponse adaptée à ces besoins par la qualité et la cohérence des formations et des services qu’ils offrent. Par le programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art, le Ministère offre aux artistes et aux travailleurs culturels l’accès à un ensemble cohérent de formations professionnelles en art et il aide ces organismes à continuer d’offrir ces formations et ces services.

Le programme permet au Ministère de remplir son rôle dans le secteur de l’éducation et de la formation en soutenant, selon certaines conditions, des organismes qui font partie d’un ensemble de formations artistiques, allant de la simple pratique d’un loisir à la formation d’une relève d’excellence.

Le programme comporte 2 volets qui se distinguent selon les disciplines considérées.

Volet 1

Le volet 1 regroupe les arts du cirque, la danse classique et contemporaine et la musique classique, soit les disciplines qui demandent aux élèves de suivre une formation dès leur plus jeune âge et en mode continu afin de pouvoir les pratiquer sur une base professionnelle.

Le sous-volet 1.1 du programme est réservé aux organismes qui constituent les bases de la filière de formation, c’est-à-dire les écoles de formation en art, les camps artistiques et les maîtrises.

Le sous-volet 1.2 du programme est réservé aux organismes qui consolident les bases de la filière de formation, c’est-à-dire les orchestres de jeunes.

Volet 2

Le volet 2 regroupe l’art dramatique, le cinéma et l’audiovisuel, la création littéraire, la création musicale populaire, l’humour et les métiers d’art, soit des disciplines dont l’apprentissage s’effectue en dehors d’une filière de formation reconnue.

Le sous-volet 2.1 du programme est réservé aux organismes donnant une formation postsecondaire, c’est-à-dire les écoles de formation en art dramatique, en cinéma et en audiovisuel, en humour et en métiers d’art.

Le sous-volet 2.2 est réservé aux organismes donnant une formation en loisir, c’est-à-dire les écoles de formation et les camps artistiques en art dramatique, en création littéraire et en création musicale populaire.

Pour les disciplines artistiques qu’il vise, le programme a pour objectifs :

• de maintenir ou d’améliorer la qualité des formations (la qualité inclut, le cas échéant, la santé et la sécurité des personnes) ;
• de maintenir ou d’améliorer l’accessibilité à des formations ;
• de maintenir ou d’augmenter la participation à des formations ;
• de contribuer à la santé financière des organismes de formation en art.

Le financement d’écoles supérieures d’art vise également à maintenir ou à améliorer leur offre de services professionnels à leurs finissants et aux artistes professionnels en exercice.

Le financement des organismes du volet 1, soit les organismes de formation en art offrant des formations dans les disciplines des arts du cirque, de la danse classique ou contemporaine et de la musique classique, vise également à maintenir ou à améliorer la consolidation et la cohérence des filières de formation.

Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes sans but lucratif :

• qui ont leur siège au Québec et qui y effectuent la majorité de leurs activités ;
• qui sont en activité depuis au moins deux ans ;
• qui présentent des états financiers équilibrés ;
• qui génèrent des revenus de diverses sources publiques et privées ;
• qui possèdent une politique en matière de harcèlement.

Ne sont pas admissibles au programme :

• les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics ;
• les organismes qui ont, au cours des deux années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère.

Conditions spécifiques aux différents sous-volets

Sous-volet 1.1

Le sous-volet 1.1 du programme est réservé aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et :

• qui appartiennent à l’une des trois catégories suivantes :
  • écoles de formation en art ;
  • camps artistiques d’envergure régionale, québécoise ou internationale ;
  • maîtrises ; 
• qui ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • arts du cirque ;
  • danse classique ou contemporaine ;
  • musique classique ;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art d’envergure locale, s’inscrivent dans une filière de formation, en partenariat avec les écoles soutenues par le Ministère, qui donnent de la formation postsecondaire ou qui confirment leur intérêt à s’y inscrire en faisant état des démarches entreprises à cette fin ;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel ;
• qui, dans le cas des camps artistiques, offrent des sessions de formation pendant un minimum de 4 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel et offrent un hébergement à leurs participants ;
• qui, dans le cas des maîtrises, sont composées majoritairement de jeunes âgés de moins de 18 ans et donnent des cours et des répétitions sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 1.1 du programme :

• les écoles de danse ni celles de musique d’envergure locale situées dans les agglomérations de Québec et de Montréal ;
• les camps artistiques d’envergure locale ni ceux dont la gestion administrative et la gestion financière sont assurées par une école de formation en art.

Sous-volet 1.2

Le sous-volet 1.2 du programme est réservé aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et :

• qui appartiennent à la catégorie des orchestres de jeunes (symphoniques ou à cordes) ;
• qui ont pour mission de donner de la formation dans la discipline de la musique classique ;
• qui sont composés d’au moins 15 musiciens, dont la majorité est âgée de 12 à 25 ans, et qui tiennent des répétitions sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 1.2 du programme les orchestres de jeunes relevant d’établissements d’enseignement du réseau de l’éducation, ce qui inclut les écoles publiques et privées des réseaux francophone et anglophone offrant une éducation préscolaire ou un enseignement primaire et secondaire, ainsi que tous les établissements d’enseignement postsecondaire publics et privés.

Sous-volet 2.1

Le sous-volet 2.1 du programme est réservé aux organismes de formation postsecondaire en art :

• qui appartiennent à la catégorie des écoles de formation en art d’envergure québécoise, pancanadienne ou internationale ;
• qui ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • art dramatique (incluant la comédie musicale) ;
  • cinéma et audiovisuel ;
  • humour ;
  • métiers d’art ;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Sous-volet 2.2

Le sous-volet 2.2 du programme est réservé aux organismes de formation en loisir en art :

• qui appartiennent à l’une des 2 catégories suivantes :
  • écoles de formation en art d’envergure locale ;
  • camps artistiques ;
• qui ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • art dramatique (incluant la comédie musicale) ;
  • création littéraire ;
  • création musicale populaire ;
• qui, dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel ;
• qui, dans le cas des camps artistiques, offrent des sessions de formation pendant un minimum de 4 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel et offrent un hébergement à leurs participants.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 2.2 du programme les écoles de formation ni les camps en interprétation de la musique populaire.

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible par le service en ligne di@pason  et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère, lesquelles figurent au calendrier des programmes d’aide financière disponible sur le site Web du Ministère.

Informations générales demandées

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• la planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de la mission et de la réalisation du plan d’action ;
• la description de la structure organisationnelle ;
• la liste des employés (personnel administratif, enseignant et de soutien) et le poste qu’ils occupent ;
• la provenance des participants ou des élèves inscrits ;
• les dates ou périodes d’ouverture et de fermeture officielles des activités de formation telles qu’elles sont indiquées sur le site Web ou dans la documentation accessible au public ;
• le rapport annuel d’activités le plus récent ;
• les états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration ;
• les services comptabilisés et les exemptions de taxes, le cas échéant ;
• les partenariats développés avec les acteurs du milieu ;
• s’il y a lieu, toute autre information pertinente (utiliser le formulaire État de situation (PDF 148 Ko)).

Informations demandées spécifiquement pour le volet 1

Pour les demandes présentées dans le cadre du volet 1, le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• le nombre d’inscriptions pour la dernière année complète, par niveau d’études, programme, ensemble musical ou session de formation ;
• les services offerts à l’intention des écoles d’envergure locale et les écoles d’envergure locale qui en ont bénéficié si le demandeur est une école donnant une formation postsecondaire ;
• le nombre d’élèves suivant un programme externe si le demandeur est une école d’envergure locale ;
• les services offerts par des écoles donnant une formation postsecondaire dont il a bénéficié si le demandeur est une école d’envergure locale.

Informations demandées spécifiquement pour le volet 2

Pour les demandes présentées dans le cadre du volet 2, le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• les initiatives permettant de joindre un nouveau public ;
• les efforts entrepris pour soutenir l’insertion professionnelle des finissants et la formation continue des professionnels en exercice (si le demandeur est une école donnant une formation postsecondaire).

Renseignements complémentaires

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec ;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe ;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par un contrat ou une entente écrite ;
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif ; 
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie ; 
• rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être évalué, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Si ce n’est pas le cas, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère qui, au besoin, peut recourir à des expertises externes.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement ;
• la gestion des ressources du demandeur et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités ;
• l’interaction de l’organisme avec son milieu et dans son secteur d’intervention;
• la nature et la qualité de la formation que le demandeur offre, en lien avec les qualifications, les compétences et la carrière des enseignants ;
• la qualité des locaux que le demandeur occupe et de l’équipement dont il dispose pour la réalisation de sa mission ;
• le développement de partenariats avec le milieu.

Critères spécifiques au volet 1

Une demande présentée dans le cadre du volet 1 est également évaluée d’après :

• son intégration dans la filière de formation établie selon la discipline considérée, s’il s’agit d’une école ;
• les activités de soutien que le demandeur propose pour le cheminement des élèves dans la filière de formation ou, le cas échéant, de soutien à l’insertion professionnelle de ses finissants et à la formation continue des professionnels en exercice ;
• son importance stratégique en matière d’accessibilité à la formation en art sur le territoire de service du demandeur.

Critères spécifiques au volet 2

Une demande présentée dans le cadre du volet 2 est également évaluée d’après :

• les activités de soutien que le demandeur propose pour :
  • faciliter l’intégration professionnelle de ses finissants (volet 2.1) ;
  • soutenir la formation continue des professionnels en exercice.

L’enveloppe budgétaire consacrée à ce programme, et ainsi le versement de l’aide financière afférente, sont tributaires des crédits votés par l’Assemblée nationale. De plus, le calcul de l’aide financière tient compte du volume de demandes jugées admissibles.

Advenant un volume de demandes élevé, le principe de service territorial est pris en compte dans l’attribution des subventions.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A6.001).

Calcul de la subvention de base

L’aide financière accordée annuellement aux organismes sélectionnés est constitué d’une somme de base, déterminée par les indicateurs suivants :

• l’envergure de l’organisme (locale, régionale, québécoise, pancanadienne ou internationale) ;
• la discipline de l’organisme ;
• la taille de l’organisme (notamment, revenus, masse salariale, nombre de jours de formation et nombre d’inscriptions) ;
• l’éloignement des grands centres ;
• le nombre de partenariats ;
• la santé financière de l’organisme.

Calcul d’une somme additionnelle (volets 1.1 et 1.2)

Pour les volets 1.1 et 1.2, l’aide financière accordée est également constitué d’une somme additionnelle, déterminée par :

• l’acquittement du mandat ;
• la contribution de l’organisme à la filière de formation (notamment, niveau des sessions de formation, programmes externes offerts en collaboration avec une école de formation postsecondaire reconnue par le Ministère, programme arts-études, camp de jour ainsi que services offerts aux diplômés et aux professionnels en exercice).

Calcul d’une somme additionnelle (volets 2.1 et 2.2)

Pour les volets 2.1 et 2.2, l’aide financière accordée est également constituée d’une somme additionnelle, déterminée par :

• l’acquittement du mandat ;
• l’offre de services (notamment, nombre d’inscriptions à la formation en loisir ainsi que services offerts aux diplômés et aux professionnels en exercice) ;
• le nombre d’initiatives permettant de joindre un nouveau public.

Seuils de financement

L’aide financière totale accordée annuellement est régie par des plafonds d’aide financière déterminée selon les sous-volets. 

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada ainsi que des entités municipales ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles au programme. Pour les besoins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » comprend les organismes municipaux au sens de l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Sont admissibles les dépenses suivantes :

• les coûts associés aux salaires et aux charges sociales des enseignants, du personnel de soutien et du personnel administratif (avantages sociaux compris) directement nécessaires au fonctionnement courant de l’organisme ;
• les coûts associés aux activités connexes en lien avec la mission pour laquelle l’organisme est soutenu dans ce programme (hébergement, bibliothèque, cafétéria, spectacles, expositions et salons de métiers d’art) ;
• les coûts de location d’équipement ou de locaux ;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement ;
• les frais d’études et d’expertise-conseil engagés pour la réalisation de la mission de l’organisme ;
• les frais de sous-traitance ;
• les frais de promotion ;
• les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur au gouvernement du Québec) ;
• les frais d’administration.

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, minimalement :

• les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles ;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec ;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de la subvention, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes ;
• des engagements sur les communications entourant l’objet de la subvention.

La subvention comprend 2 versements :

• le premier, versé au début de l’année financière gouvernementale (après le 1^er avril), représente un maximum de 75 % de l’aide ;
• le second, transmis après que le Ministère aura reçu et analysé la reddition de comptes de l’organisme pour l’année précédente, représente un minimum de 25 % de l’aide.

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• le bilan des activités effectuées ;
• la description des résultats des indicateurs de suivi comme cela est demandé par le Ministère dans l’annexe A de la convention d’aide financière ;
• la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus ;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées, soit au fonctionnement courant de l’organisme ;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et la somme de chaque subvention reçue d’une source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, Conseil des arts et des lettres du Québec, Société de développement des entreprises culturelles, etc.), ainsi que l’identification des programmes de subvention concernés. Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi :

• si le total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration ;
• si le total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration ;
• si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées adoptées par son conseil d’administration.