Programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, ainsi que de participer au déploiement du plein potentiel de la jeunesse québécoise. Il considère les milieux de la culture et des communications comme des partenaires clés pour réaliser sa mission. Son action se situe, entre autres, dans le domaine de la formation artistique.

Le gouvernement du Québec soutient la formation en art depuis la fin des années 1970 à l’aide de plusieurs interventions ministérielles. Relevant directement des fonctions et pouvoirs du ministre de la Culture et des Communications (Loi sur le ministère de la Culture et des Communications, RLRQ, chapitre M-17.1, article 10), ce soutien de la formation artistique est inscrit directement dans la mission du Ministère, un mandat qui d’ailleurs a été réitéré dans la politique culturelle du Québec de 2018.

Raison d’être

Le développement du talent artistique est tributaire d’une offre de formations et de programmes éducatifs qui permettent sa découverte, son émergence et son épanouissement. Dans certaines disciplines, comme la danse, la musique et les arts du cirque, des filières de formation complètes et cohérentes doivent assurer le cheminement vers l’excellence dès le plus jeune âge. Dans d’autres disciplines, comme la littérature, le théâtre, l’humour, les arts visuels ou les métiers d’art, la formation relève plutôt de l’enseignement supérieur. Dans un cas comme dans l’autre, les artistes, les travailleuses ler travailleurs culturels doivent pouvoir accéder à des formations leur permettant d’améliorer leurs compétences, de les adapter, de les consolider ou d’en acquérir de nouvelles. À cette fin, le gouvernement du Québec compte sur la présence d’organismes de formation en art qui permettent une réponse adaptée à ces besoins par la qualité et la cohérence des formations et des services qu’ils offrent. Par le programme Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art, le Ministère offre aux artistes, aux travailleuses et travailleurs culturels l’accès à un continuum de formations professionnelles en art et il aide ces organismes à continuer d’offrir ces formations et ces services.

Le programme soutient le développement d’un continuum de formations professionnelles en art cohérent, ce qui est essentiel pour les artistes du Québec. Il permet l’accès à des formations adaptées aux besoins des différentes disciplines artistiques, favorisant l’acquisition, l’amélioration et la consolidation des compétences à chaque étape de la formation artistique.

Parmi les principales réalisations du programme se distinguent :

• le renforcement des parcours de formation : l’Aide au fonctionnement pour les organismes de formation en art soutient la structuration de filières de formation cohérentes, permettant aux artistes de progresser de manière continue vers l’excellence dans leur discipline;
• le soutien à l’écosystème culturel : en facilitant l’accès à la formation continue, le programme contribue à la compétitivité et à la pérennité des professionnelles et professionnels du milieu culturel, renforçant par conséquent l’ensemble du secteur artistique.

Ainsi, le programme joue un rôle clé dans la formation des artistes du Québec en soutenant l’adaptation et le développement de leurs compétences professionnelles.

Le programme permet au Ministère de remplir son rôle dans le secteur de l’éducation et de la formation en soutenant, selon certaines conditions, des organismes qui font partie d’un continuum de formations artistiques cohérent, allant de la simple pratique d’un loisir à la formation d’une relève d’excellence.

Le programme comporte 2 volets qui se distinguent selon les disciplines considérées.

Volet 1

Le volet 1 regroupe les arts du cirque, la danse classique et contemporaine et la musique classique, soit les disciplines qui demandent aux élèves de suivre une formation dès leur plus jeune âge et en mode continu afin de pouvoir les pratiquer sur une base professionnelle.

Le sous-volet 1.1 du programme est réservé aux organismes qui constituent les bases de la filière de formation, c’est-à-dire les écoles de formation en art, les camps artistiques et les maîtrises.

Le sous-volet 1.2 du programme est réservé aux organismes qui consolident les bases de la filière de formation, c’est-à-dire les orchestres de jeunes.

Volet 2

Le volet 2 regroupe l’art dramatique, le cinéma et l’audiovisuel, la création littéraire, la création musicale populaire, l’humour et les métiers d’art, soit des disciplines dont l’apprentissage s’effectue en dehors d’une filière de formation reconnue.

Le sous-volet 2.1 du programme est réservé aux organismes donnant une formation postsecondaire, c’est-à-dire les écoles de formation en art dramatique, en cinéma et en audiovisuel, en humour et en métiers d’art.

Le sous-volet 2.2 est réservé aux organismes donnant une formation en loisir, c’est-à-dire les écoles de formation et les camps artistiques en art dramatique, en création littéraire et en création musicale populaire.

Pour les disciplines artistiques qu’il vise, le programme a pour objectifs de :

• maintenir ou d’améliorer la qualité des formations (la qualité inclut, le cas échéant, la santé et la sécurité des personnes) ;
• maintenir ou d’améliorer l’accessibilité à des formations ;
• maintenir ou d’augmenter la participation à des formations ;
• contribuer à la santé financière des organismes de formation en art.

Le financement des organismes du volet 1, soit les organismes de formation en art offrant des formations dans les disciplines des arts du cirque, de la danse classique ou contemporaine et de la musique classique, vise également à maintenir ou à améliorer la consolidation et la cohérence des filières de formation.

Le financement d’écoles supérieures d’art du volet 2.1 vise également à maintenir ou à améliorer leur offre de services professionnels à leurs finissantes, à leurs finissants et aux artistes professionnels en exercice.

Répondre aux critères d’admissibilité ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation pour le Ministère.

Conditions générales

Le programme s’adresse aux organismes sans but lucratif qui :

• ont leur siège au Québec et y effectuent la majorité de leurs activités ;
• sont en activité depuis au moins 2 ans ;
• présentent des états financiers équilibrés ;
• reçoivent des revenus de diverses sources publiques et privées ;
• possèdent une politique en matière de harcèlement.

Ne sont pas admissibles au programme les demandeurs :

• inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre;
• ayant fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
• sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies (LRC [1985], chapitre C-36) ou la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LRC [1985], chapitre B-3);
• qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre des bénéficiaires d’une aide financière versée à même des fonds publics.

L’aide financière ne peut pas servir à effectuer un paiement au bénéfice d’une entité se trouvant dans l’une ou l’autre des situations décrites dans les paragraphes précédents.

Conditions spécifiques aux différents sous-volets

Sous-volet 1.1

Le sous-volet 1.1 du programme est réservé aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et qui :

• appartiennent à 1 des 3 catégories suivantes :
  • écoles de formation en art ;
  • camps artistiques d’envergure régionale, québécoise ou internationale ;
  • maîtrises ;
• ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • arts du cirque ;
  • danse classique ou contemporaine ;
  • musique classique ;
• dans le cas des écoles de formation en art d’envergure locale, s’inscrivent dans une filière de formation en partenariat avec les écoles soutenues par le Ministère qui donnent de la formation postsecondaire ou qui confirment leur intérêt à s’y inscrire en faisant état des démarches entreprises à cette fin ;
• dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel ;
• dans le cas des camps artistiques, offrent des sessions de formation pendant un minimum de 4 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel et offrent un hébergement à leurs participantes et participants ;
• dans le cas des maîtrises, sont composées majoritairement de jeunes âgés de moins de 18 ans et donnent des cours et des répétitions sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 1.1 du programme :

• les écoles de danse ni celles de musique d’envergure locale situées dans les agglomérations de Québec et de Montréal ;
• les camps artistiques d’envergure locale ni ceux dont la gestion administrative et la gestion financière sont assurées par une école de formation en art.

Sous-volet 1.2

Le sous-volet 1.2 du programme est réservé aux organismes de formation en art qui constituent les bases de la filière de formation et qui :

• appartiennent à la catégorie des orchestres de jeunes (symphoniques ou à cordes) ;
• ont pour mission de donner de la formation dans la musique classique ;
• sont composés d’au moins 15 musiciennes et musiciens, dont la majorité est âgée de 12 à 25 ans, et qui tiennent des répétitions sur une période minimale de 24 semaines consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 1.2 du programme les orchestres de jeunes relevant d’établissements d’enseignement du réseau de l’éducation, ce qui inclut les écoles publiques et privées des réseaux francophone et anglophone offrant une éducation préscolaire ou un enseignement primaire et secondaire, ainsi que tous les établissements d’enseignement postsecondaire publics et privés.

Sous-volet 2.1

Le sous-volet 2.1 du programme est réservé aux organismes de formation postsecondaire en art qui :

• appartiennent à la catégorie des écoles de formation en art d’envergure québécoise, pancanadienne ou internationale ;
• ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • art dramatique (incluant la comédie musicale) ;
  • cinéma et audiovisuel ;
  • humour ;
  • métiers d’art ;
• dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel.

Sous-volet 2.2

Le sous-volet 2.2 du programme est réservé aux organismes de formation en loisir en art qui :

• appartiennent à 1 des 2 catégories suivantes :
  • écoles de formation en art d’envergure locale ;
  • camps artistiques ;
• ont pour mission de donner de la formation dans les disciplines suivantes :
  • art dramatique (incluant la comédie musicale) ;
  • création littéraire ;
  • création en musicale populaire ;
• dans le cas des écoles de formation en art, donnent des cours sur une période minimale de 24 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel ;
• dans le cas des camps artistiques, offrent des sessions de formation pendant un minimum de 4 semaines, consécutives ou non, au cours de leur exercice financier annuel et offrent un hébergement à leurs participantes et participants.

Ne sont pas admissibles au sous-volet 2.2 du programme les écoles de formation ni les camps en interprétation de la musique populaire.

La demande d’aide financière est produite en ligne au moyen d’un formulaire accessible dans di@pason et elle est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. 

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo).

Informations générales demandées

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur son organisme :

• la planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de la mission et de la réalisation du plan d’action ;
• la description de la structure organisationnelle ;
• la liste des employées et employés (personnel administratif, enseignant et de soutien) et le poste qu’ils occupent ;
• la provenance des participantes et participants ou des élèves inscrits ;
• les dates ou les périodes de début et de fin officielles des activités de formation telles qu’elles sont indiquées sur le site Web ou dans la documentation accessible au public ;
• le rapport annuel d’activités le plus récent ;
• les états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration ;
• les services comptabilisés et les exemptions de taxes, le cas échéant ;
• les partenariats développés avec les acteurs du milieu ;
• le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2,28 Mo) dûment signé;
• toute autre information pertinente permettant d'appuyer sa demande (formulaire État de situation (PDF 148 Ko)).

Informations demandées spécifiquement pour le volet 1

Pour les demandes présentées dans le cadre du volet 1, le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur son organisme :

• le nombre d’inscriptions pour la dernière année complète, par niveau d’études, programme, ensemble musical ou session de formation ;
• les services offerts à l’intention des écoles d’envergure locale et les écoles d’envergure locale qui en ont bénéficié si le demandeur est une école donnant une formation postsecondaire ;
• le nombre d’élèves suivant un programme externe si le demandeur est une école d’envergure locale ;
• les services offerts par des écoles donnant une formation postsecondaire dont il a bénéficié si le demandeur est une école d’envergure locale.

Informations demandées spécifiquement pour le volet 2

Pour les demandes présentées dans le cadre du volet 2, le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur son organisme :

• les initiatives permettant de joindre un nouveau public ;
• les efforts entrepris pour soutenir l’insertion professionnelle des finissantes et finissants ainsi que la formation continue des professionnelles et professionnels en exercice (si le demandeur est une école donnant une formation postsecondaire).

Renseignements complémentaires

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprises ou organismes contrôlés directement ou indirectement par les mêmes administratrices et administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec ;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe ;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par un contrat ou une entente écrite ;
  • font l’objet d’une divulgation par l’entremise de notes aux états financiers, conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif ;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie ;
• rendre accessibles, à la demande du Ministère, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l'évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, et ce, afin de respecter l’enveloppe budgétaire disponible.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère qui, au besoin, peut recourir à de l’expertise externe n’étant pas en conflit d’intérêt réel ou apparent avec le demandeur. 

Critères généraux

La demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement ;
• la gestion des ressources du demandeur et la structure de son organisation eu égard à ses activités et au partage des responsabilités ;
• l’interaction du demandeur avec son milieu et dans son secteur d’intervention;
• la nature et la qualité de la formation que le demandeur offre, en lien avec les qualifications, les compétences et la carrière des enseignantes et enseignants ;
• la qualité des locaux que le demandeur occupe et de l’équipement dont il dispose pour la réalisation de sa mission ;
• le développement de partenariats avec le milieu.

Critères spécifiques au volet 1

Une demande présentée dans le cadre du volet 1 est également évaluée d’après :

• son intégration dans la filière de formation établie selon la discipline considérée, s’il s’agit d’une école;
• les activités de soutien que le demandeur propose pour le cheminement des élèves dans la filière de formation ou, le cas échéant, de soutien à l’insertion professionnelle de ses finissantes et finissants ainsi qu’à la formation continue des professionnelles et professionnels en exercice;
• son importance stratégique en matière d’accessibilité à la formation en art sur le territoire de service du demandeur.

Critères spécifiques au volet 2

Une demande présentée dans le cadre du volet 2 est également évaluée d’après les activités de soutien que le demandeur propose pour :

• faciliter l’intégration professionnelle de ses finissantes et finissants (volet 2.1) ;
• soutenir la formation continue des professionnelles et professionnels en exercice.

Modalités générales

L’enveloppe budgétaire consacrée au présent programme, et ainsi le versement de l’aide financière afférente, sont tributaires des crédits votés par l’Assemblée nationale. De plus, le calcul de l’aide financière tient compte du volume de demandes jugées admissibles.

Advenant un volume de demandes élevé, le principe de service territorial est pris en compte dans l’attribution des subventions.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Règle de calcul de l'aide financière

Montant de base

L’aide financière accordée annuellement à un bénéficiaire sélectionné est constitué d’un montant de base déterminé selon les performances de ce bénéficiaire et en lien avec les indicateurs suivants :

• l’envergure de l’organisme (locale, régionale, québécoise, pancanadienne ou internationale) ;
• la discipline de l’organisme ;
• la taille de l’organisme (notamment : revenus, masse salariale, nombre de jours de formation et nombre d’inscriptions) ;
• l’éloignement des grands centres ;
• le nombre de partenariats ;
• la santé financière de l’organisme.

Calcul d’un montant additionnel (volets 1.1 et 1.2)

Pour les volets 1.1 et 1.2, l’aide financière accordée est également constitué d’une somme additionnelle, déterminée par :

• l’acquittement du mandat du bénéficiaire;
• la contribution du bénéficiaire à la filière de formation (notamment : niveau des sessions de formation, programmes externes offerts en collaboration avec une école de formation postsecondaire reconnue par le Ministère, programme arts-études, camp de jour ainsi que services offerts aux personnes diplômées, aux professionnelles et aux professionnels en exercice).

Calcul d’un montant additionnel (volets 2.1 et 2.2)

Pour les volets 2.1 et 2.2, l’aide financière accordée est également constituée d’un montant additionnel, déterminé par :

• l’acquittement du mandat du bénéficiaire ;
• l’offre de services (notamment, nombre d’inscriptions à la formation en loisir ainsi que services offerts aux personnes diplômées, aux professionnelles et aux professionnels en exercice);
• le nombre d’initiatives permettant de joindre un nouveau public.

Règle de cumul des aides financières publiques

Le cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles au programme.

Aux fins du calcul du cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » comprend les organismes municipaux au sens de l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.  

Dépenses admissibles

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme  :

• les coûts associés aux salaires et aux charges sociales du personnel enseignant, de soutien et administratif (avantages sociaux compris);
• les coûts associés aux activités connexes en lien avec la mission pour laquelle l’organisme est soutenu dans ce programme (hébergement, bibliothèque, cafétéria, spectacles, expositions et salons de métiers d’art);
• les coûts associés à l’activité principale, aux activités courantes et connexes de l’organisme;
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat et de maintenance de matériel ou d’équipement;
• les frais d’études et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de représentation et de promotion;
• les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur au sein de la fonction publique du Québec);
• les frais associés aux technologies de l’information, incluant l’adaptation numérique et la gestion numérique (site Web, médias sociaux, etc.).

Dépenses non admissibles

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, incluant :

• les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des condamnations ;
• les frais pour des infractions civiles ou criminelles;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec ;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

Seuils de financement

Bien que l’aide financière totale accordée annuellement puisse atteindre 90 % des dépenses admissibles, elle est régie par des plafonds d’aide financière déterminée selon les sous-volets.  

La subvention comprend 2 versements :

• le premier est réalisé au début de l’année financière gouvernementale (après le  1^er avril) et représente un maximum de 75 % de l’aide;

• le second est transmis après que le Ministère a reçu et analysé la reddition de comptes du bénéficiaire pour l’année précédente et représente un minimum de 25 % de l’aide.

   

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle au plus tard 3 mois après la fin de chacun de ses exercices financiers. Cette reddition de comptes comprend obligatoirement les documents suivants :

• le bilan et le rapport annuel des activités du bénéficiaire ;
• la description des résultats des indicateurs de suivi ;
• la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus ;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées ;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers du bénéficiaire. Les états financiers du dernier exercice financier terminé, adopté par le conseil d’administration et dûment signé par une administratrice ou un administrateur, doivent comprendre les états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires ainsi que le détail des contributions gouvernementales. Ces états financiers doivent indiquer de façon détaillée la provenance et la somme de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, sociétés d’État, etc.).

Ce rapport doit être signé par une professionnelle ou un professionnel en exercice et prendre la forme :

• d’un rapport de l’auditeur indépendant, signé par une auditrice ou un auditeur, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est équivalent ou supérieur à 500 000 $;
• d’un rapport de mission d’examen, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 500 000 $ et équivalent ou supérieur à 50 000 $;
• d’un rapport de mission de compilation, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 50 000 $.

Le rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par le bénéficiaire dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et le bénéficiaire est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées et adoptées par son conseil d’administration

Le présent programme entre en vigueur à la date de son autorisation par le Conseil du trésor et se termine le 31 mars 2026.

Un bilan des résultats du programme sera réalisé et transmis au plus tard le 30 novembre 2025, au Secrétariat du Conseil du trésor, suivant son approbation par le Ministère.