Volet 1 : Expositions permanentes

Clientèle admissible 

Le volet 1 s’adresse aux musées et aux lieux d’interprétation qui :

• ont leur siège au Québec et y réalisent la majorité de leurs activités;
• sont agréés par le Ministère en vertu du mécanisme instauré à cette fin;
• présentent déjà une exposition permanente. Dans le cas contraire, ils doivent justifier pourquoi ils n’en présentent pas et dans quel contexte s’inscrit cette nouvelle approche.

Clientèle non admissible

Ne sont pas admissibles au volet 1 les demandeurs suivants :

• musées établis en vertu de la Loi sur les musées nationaux et de la Loi sur le Musée des beaux-arts de Montréal;
• institutions muséales qui relèvent du gouvernement du Québec et du gouvernement du Canada;
• organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
• organismes qui ont, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère;
• demandeurs qui ont fait défaut à une obligation du Ministère dans le cadre d’une entente terminée ou en cours et qui n’ont pas résolu la situation de manière satisfaisante;
• demandeurs sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies (L.R.C. [1985], chapitre C-36) ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. [1985], chapitre B-3);
• demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité à laquelle le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics.

Projets admissibles 

Sont admissibles au volet 1 les projets visant :

• le renouvellement partiel ou total d’une exposition permanente présentée depuis au moins 5 ans;
• la réalisation d’une nouvelle exposition permanente ouverte au public pour une période minimale de 5 ans.

Le projet d’exposition doit être accompagné d’un programme éducatif.

Sont non admissibles au volet 1 les projets visant uniquement l’achat d’équipement d’une exposition permanente déjà en place.

La demande d’aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou les documents joints, les renseignements permettant d’évaluer sa demande, dont la description du projet précisant :

• le contexte et la justification du projet;
• ses objectifs et ses activités;
• son contenu;
• la pertinence et la cohérence du projet par rapport à la mission du demandeur;
• les moyens précis mis en œuvre pour promouvoir l’exposition auprès du public cible;
• les retombées attendues du projet en fonction des indicateurs présentés dans l’Annexe II (PDF 104 Ko).

En plus du formulaire dûment rempli, le demandeur doit joindre les documents suivants :

• le calendrier de réalisation;
• la présentation de l’équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences;
• le cas échéant, les lettres d’engagement confirmant la participation (financière ou en service) des partenaires associés au projet et la description des contributions qu’ils comptent y apporter;
• le budget prévisionnel détaillé du projet. La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet doit être comptabilisée;
• les états financiers les plus récents du demandeur;
• le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 1,49 Mo), dûment signé;
• tout renseignement pertinent permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans un délai établi par le Ministère.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut, au besoin, recourir à de l’expertise externe. Le cas échéant, le Ministère s’assurera que cette expertise externe ne se retrouve pas dans une situation de conflit d’intérêts réel ou apparent avec le demandeur.

Le Ministère limitera, si cela est nécessaire, le nombre de demandes sélectionnées afin de respecter l’enveloppe budgétaire. La priorité sera accordée aux projets qui ciblent les jeunes et qui intègrent des principes de développement durable.

En fonction des ressources financières disponibles et des critères d’évaluation, la priorité pourrait également être donnée aux expositions les plus anciennes en ce qui a trait à la date de création.

Les demandes sont évaluées d’après :

• la pertinence du projet (20 %), révélée par :
  • la concordance avec la mission de l’institution muséale, ainsi qu’avec la raison d’être et les objectifs du présent programme (10 %),
  • le caractère original du projet, incluant l’absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou d’autres projets en cours sur le même territoire (10 %);
• la qualité du projet (60 %), révélée par :
  • la clarté de la présentation du projet et la précision des objectifs poursuivis (10 %),
  • la compétence et la complémentarité des membres de l’équipe de réalisation (10 %),
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet (10 %),
  • le réalisme et la qualité du montage financier (10 %),
  • le réalisme du calendrier de réalisation (10 %),
  • la mise en valeur de la collection permanente (10 %);
• les retombées escomptées du projet (20 %), révélées par :
  • les effets prévisibles sur la fréquentation de l’institution muséale, notamment auprès de la clientèle jeunesse (10 %),
  • la prise en compte des principes de développement durable et de certaines composantes (10 %), par exemple :
  • la sobriété numérique ^{Lire le contenu de la note numéro 1} , soit l’utilisation responsable et mesurée des technologies numériques,
  • l’utilisation de matériaux écologiques et recyclables,
  • l’accessibilité, y compris les personnes à mobilité réduite, les personnes malvoyantes et malentendantes, et l’inclusion.

Le résultat de l’évaluation de la demande peut être augmenté de 5 % pour un projet destiné à la clientèle jeunesse.

Calcul de l’aide financière 

La somme totale de l’aide consentie dans le cadre du volet 1 ne peut pas dépasser 75 % des dépenses admissibles, jusqu’à un maximum de 500 000 $ par projet. Il est à noter qu’aucun dépassement de coût des activités ou du projet approuvé ne sera accepté pour une aide financière supplémentaire.

Somme totale de l’aide financière consentie par le Ministère	Cumul des aides publiques	Contribution du demandeur à la réalisation de son projet
Jusqu’à 75 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 95 % des dépenses admissibles	Au moins 5 % des dépenses admissibles

Règles de calcul de l’aide financière publique 

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, des organismes et des sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser les limites des dépenses admissibles du projet financé par le programme, telles que présentées dans le tableau précédent.

Aux fins du calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aides financières accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Dépenses admissibles 

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet qui fait l’objet de la demande et relevant des postes budgétaires suivants :

• coûts de main-d’œuvre (incluant les avantages sociaux);
• frais de sous-traitance et honoraires;
• frais d’étude et d’expertise-conseil;
• frais de formation pour le personnel;
• cachets et droits d’auteurs;
• coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
• frais de création, de construction ou d’installation d’éléments muséographiques;
• frais liés à la mesure des résultats du projet;
• coûts de location d’équipement ou de locaux;
• frais de promotion;
• coûts afférents au développement des technologies numériques et de leur maintenance (pour une période maximale de 5 ans), jusqu’à concurrence de 40 % du total des dépenses admissibles;
• frais de restauration d’artéfacts;
• frais de déplacement, lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec;
• proportion des taxes non remboursées;
• frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles;
• frais de contingence, jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;

Dépenses non admissibles 

Les dépenses non directement liées à la réalisation du projet ou relevant des postes budgétaires ci-dessous ne sont pas admissibles :

• dépenses récurrentes;
• dépenses liées au fonctionnement normal ou au déroulement des activités courantes ou habituelles de l’entreprise ou de l’organisme;
• frais d’acquisition d’objets ou de spécimens de collections;
• frais liés au démantèlement d’expositions;
• dépenses déjà soutenues par un autre programme du Ministère ou de toute autre entité gouvernementale, incluant les salaires et les avantages sociaux;
• dépenses de nourriture et d’alcool liées aux activités promotionnelles et médiatiques;
• dépenses effectuées avant la signature de la lettre d’annonce de subvention par le Ministère. Ces dépenses doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Elles ne sont pas remboursées. Le demandeur assume donc tout risque ou inconvénient pouvant découler de l’acceptation ou du refus, par le Ministère, de sa demande;
• dépenses ayant trait au financement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé;
• dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition de terrains ou à l’acquisition, à la construction ou à l’agrandissement de bâtiments;

contraventions, frais juridiques et tout frais afférents à des condamnations.

Modalité de versement 

Le Ministère verse, à l’annonce du projet, une première tranche de la subvention pouvant représenter jusqu’à 50 % de la somme annoncée. Le solde est versé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans le calendrier de versement.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Le bénéficiaire rédige lui-même un rapport final, qui doit être remis au plus tard trois mois après la fin du projet. Selon la nature et la durée du projet, des rapports d’étapes pourraient également lui être demandés annuellement.

Le rapport final est rédigé à l’aide du formulaire de reddition de comptes, auquel sont obligatoirement joints :

• le bilan des activités réalisées et des résultats atteints, au regard des indicateurs identifiés (Annexe II (PDF 104 Ko));
• un rapport financier détaillé du projet, incluant l’utilisation de la subvention, qui permet de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins pour lesquelles elles étaient destinées;
• une justification des écarts, le cas échéant;
• tout renseignement ou tout document requis par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.